Cuestionario Administración de Compras

1. Nombra los controles afectados por la recepción del articulo.

• Control por proveedor.
• Control del artículo o grupo de artículos.
• Control de gastos comprometidos.

1. El procedimiento formal de compras debe observar los requisitos, características de todo procedimiento que son:

• Describir al mayor detalle posible todas y cada una de las actividades.
• Mencionar la dependencia que realiza la actividad, ya se una sección, oficina, departamento, sub-gerencia o gerencia.
• Seguir rigurosamente la secuencia lógica que se requiere.
• Emplear un lenguaje claro en tal forma que sea accesible a todos los niveles que puedan afectar al propio procedimiento.
• Incluir, como anexos del procedimiento, las formas o documentos que refiera.

1. Define el programa de compras.

Es el instrumento administrativo que contiene la determinación de los diferentes pasos o secuencias a seguir para la adquisición racional de materiales, precisando las fechas de iniciación del proceso, los tiempos de tolerancia, el tiempo de desarrollo y las fechas limites de consecución.

1. El presupuesto de compras es:

La formulación de planes para un futuro periodo, dado en términos numéricos.

1. El presupuesto de operaciones comprende los siguientes conceptos:

• Sueldos.
• Tiempo extra.
• Gastos de representación.
• Gastos de viaje.
• Comunicación.
• Papelería y artículos de escritorio.
• Mobiliario y equipo.
• Suscripciones.
• Cursos de entrenamiento.

1. La base para el desarrollo de presupuesto se lleva a cabo de la siguiente forma:

• Presupuesto de producción.
• Explosión de compras. Piezas por volumen.
• Comparación contra el empleado en el año anterior.
• Revisión del resultado comparado con los puntos anteriores.
• Clasificación de los materiales a comprar.
• Análisis del incremento del costo de acurdo al modelo inflacionario.
• Determinar los materiales vivos de sobrantes de producción de año anterior.
• Recálculo del volumen real a comprar.
• Determinación del presupuesto.

1. El presupuesto funcional se divide en dos tipos de presupuestos que son:

• Presupuesto de gastos del departamento.
• Presupuesto de materiales.

1. El presupuesto de compras de gastos del departamento y presupuesto de materiales tienen las siguientes finalidades:

1. Cooperar más eficazmente con producción, en tal forma que no interrumpa su continuidad.
2. Cooperar más eficazmente con ventas, en tal forma que siempre preste inmejorable servicio a nuestra clientela.
3. Procurar ahorro en los costos.
4. Cooperar en la obtención de mayores utilidades.
5. Auxiliar a producción en el control de existencias de materiales.
6. Mantener equilibrio en los precios unitarios.

1. Describe brevemente el procedimiento para la elaboración del presupuesto de compras.

• Formación del grupo de trabajo.
• Fijación de las responsabilidades.
• Establecimiento de la coordinación.
• Especificación clara del programa de trabajo.
• Programación de reuniones.
• Elaboración de los documentos que contendrán la información presupuestal de compras.
• Discusión del diseño de los documentos informativos.
• Estudio de los costos.
• Estimación de los costos.
• Recepción del pronóstico y del presupuesto de ventas.
• Recepción de los programas de producción.
• Elaboración del proyecto de lo que será el presupuesto de compras.
• Análisis de las variaciones en los costos y cantidades a comprar.
• Discusión del proyecto del presupuesto de compras.
• Aplicación de observaciones.
• Autorización de las observaciones aplicadas.
• Visto bueno en el proyecto definitivo del presupuesto de compras.
• Entrega del proyecto definitivo.
• Impresión formal del presupuesto de compras.
• Distribución de cuaderno del presupuesto.

1. La planeación y el financiamiento de compras se realiza a través de las practicas comerciales que son:

• Contado inmediato.
• 30 a 60 días.
• C.O.D.
• Pago anticipado.

1. Los principales tipos de organización son los siguientes:

• Organización lineal.
• Organización funcional.
• Organización de línea y staff.

1. ¿Cuáles son las ventajas de la centralización que nos permite aprovechar entre otras?

• Uniformar los criterios en cuanto al abastecimiento de materias primas facilitando el control de las existencias.
• Reducir las inversiones de capital.
• Aprovechar los descuentos por pronto pago.
• Obtener ventaja en el precio al aumentar las escalas por cantidad que algunos proveedores tienen.
• La estandarización de los productos se efectúa más rápidamente.
• Facilitar el desarrollo de los programas de simplificación de materias primas y métodos.
• Proporcionar especialización al personal de compras a través de los diversos tipos de productos comprados.
• Facilitar la planificación de la producción.

1. Las responsabilidades propias del departamento de compras son:

• Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios necesarios a la empresa.
• Entrevistar a los proveedores a sus representantes, de ser posible estas entrevistas se harán sólo con personal del departamento.
• Efectuar visitas a las plantas e instalaciones de los proveedores.
• Cotizar los precios, puntos de entrega, transporte, etc.
• Escoger el proveedor que más convenga a los intereses de la compañía y efectuar la adjudicación de pedido.
• Negociar los tratos necesarios en caso de rechazos y ajustes.
• Vender los desechos, sobrantes y artículos en desuso.
• Obrar de acuerdo con las políticas gubernamentales.

1. La estructura de la organización dentro del departamento de compras está basada en varios factores que son los siguientes:

1. El nivel general de la organización que la misma empresa haya logrado y sus perspectivas de desarrollo.
2. Las oportunidades que haya de especializar al personal.
3. La coordinación existente entre el almacén y el departamento de control de producción o sus equivalentes, según el caso.
4. La situación de los mercados.
5. Las diversas dificultades por las cuales atraviesan los aprovisionamientos.
6. La heterogeneidad de las compras y el numero de ellas efuctuados durante algún plazo, generalmente un año.
7. El grado de centralización o descentralización que se tenga previsto.

1. Define qué es el manual de compras.

Es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de compras.

1. ¿Cómo está integrado el manual de compras?

1. Introducción.
2. Contenido.
3. Índice.
4. Organización.

1. Políticas.
2. Procedimiento.
3. Instrucciones técnicas.
4. Circulares y/o boletines.

1. Con el catálogo de formas, ¿qué se persigue?

• Evitar formas o copias innecesarias.
• Que llenen la finalidad que se persigue con ellas.
• Que su producción se haga de la manera más económica posible.

1. Algunas veces las compras se basan en diseños y modelos, las cuales deben se reunir los siguientes requisitos:

• Definir de una manera sencilla la forma de la pieza.
• Los materiales deben ser de fácil montaje.
• Se debe preveer una existencia máxima de las piezas de uso constante.

1. ¿Cuáles son las cuatro consideraciones a tomar en cuenta en la selección del proveedor?

• En el proceso efectivo de la selección se debe de considerar el resultado del análisis de mercado.
• Se deberá efectuar un estudio inquisitivo en el que se calificarán las ventajas o descuentos de las fuentes posibles.
• El estudio de la negociación que lleva a la selección y a la emisión de un pedido inicial.
• El estudio del comportamiento en cuanto a consideraciones pactadas en ocasiones anteriores.

1. El encargado de fomento de proveedores tiene las responsabilidades siguientes:

• Mantenerse informado de la situación del medio industrial que le permita recomendar los proveedores necesarios que cubran los requerimientos de la empresa tanto para artículos que se están comprando como para los de nueva integración.
• Coordinar la inclusión o eliminación del directorio de proveedores aprobados, de acuerdo a la situación; también mantener al día los cambios, ampliaciones, revisión de contratos, etc.
• Mantener informados a los proveedores sobre la aprobación o el rechazo e indicarles en el caso de una evaluación deficiente las causas y así también las acciones correctivas necesarias.

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