Cuestionario De Análisis Y Descripcion

CUESTIONARIO PARA LA DESCRIPCIÓN Y EL ANÁLISIS DEL PUESTO

Nombre: Marcos Zabaleta

Título del puesto: Asistente de Gerencia

Departamento: Administrativo

Superior inmediato: Gerente Administrativo

1. Resumen de obligaciones: la persona que ejerce este cargo debe colaborar para el cumplimiento de los objetivos trazados por la gerencia; redactar informes, oficios, circulares, entre otros; debe revisar los pagos por servicios, supervisar la recepción, registro y despacho de documentos; debe asistir en la organización y archivo de documentos; mantener actualización de informaciones y datos de gerencia; registrar agenda de reuniones, llamadas telefónicas; controlar el suministro del material gastable y de oficina y por ultimo realizar tareas complementarias.

2. Calificaciones profesionales: haga una relación de los conocimientos que usted utiliza en su trabajo

3. Equipamientos: equipos tecnológicos tales como: computadora, teléfono, fotocopiadora, entre otros.

4. Responsabilidades: Apoyar en todos los procesos administrativos y secretariales que garanticen eficientemente el desarrollo de la operación de las Gerencias. 5. Contactos: debe mantener relación interna con los departamentos de finanzas, producción y mercadeo. De igual forma, debe mantener relaciones externas con asistentes o con los mismos gerentes que estén vinculados con los procesos de la empresa en la que este ejerciendo.

Mantener estas relaciones es importante, ya que una buena comunicación con los mismos fomentara el desarrollo tanto de la organización en la que este ejerce como con las compañías que se mantiene.

6. Supervisión ejercida: ¿este puesto tiene responsabilidades de supervisar a las personas? Sí ( ) No (X)

7. Supervisión recibida: ¿cuál es la frecuencia de la supervisión que este puesto recibe de su superior?

(X) Frecuente ( ) A veces ( ) Rara vez ( ) Nunca

8. Decisiones: este cargo debe tomar decisiones de acuerdo al agendamiento de los compromisos, juntas y proyectos de la gerencia.

9. Condiciones de trabajo: las condiciones para este cargo son de bajo riesgo, respecto al ruido, a la temperatura, la iluminación, entre otros.

10. Requisitos exigidos por el puesto: indique los requisitos mínimos necesarios para el puesto:

Escolaridad: Bachillerato Técnico (Administración, contabilidad, secretarial, archivo). Titulado (Deseable).

Experiencia: Un año controlando agenda a nivel Gerencial.

- Un año participando en la organización de eventos, talleres y cursos.

- Atender y canalizar llamadas de usuarios (as) (conmutador).

- Un manejando conmutador o teléfono multilinea.

- Un año realizando actividades de archivo y control de expedientes.

- Un año recepción, control y entrega de correspondencia y materiales.

- Realizar inventarios, control de materiales y papelería de oficina.

Conocimientos específicos:

- Manejo de Office en un 100%.

- Control, registro de gastos y principios básicos de contabilidad.

- Trámites bancarios.

- Control de citas y resguardo de archivo.

- Manejo de computadora, copiadora, fax y conmutador.

- Uso de Internet y Redes Sociales.

- Excelente ortografía y redacción.

- Manejo de accesorios y papelería usada en oficinas

Habilidades:

- Establecer relaciones interpersonales positivas con las personas que trata.

- Amabilidad y disposición

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