Cursogramas

Prólogo

El presente “papel de trabajo” propone herramientas para facilitar el análisis y la consiguiente metodología de los procesos de las organizaciones que está destinado a los especialistas del tema y estudiantes de la materia de Sistemas Administrativos de la Facultad de Ciencias Económicas de la UBA. Siempre con la finalidad de hacer más accesible la técnica de diseño y análisis de los cursogramas incluyendo comentarios y requerimientos "actuales", y para responder a las necesidades que generan los cada vez más frecuentes y continuos cambios en las normativas legales que regulan los aspectos formales y/o de exhibición y/o presentación y/o registración de la documentación (y de sus soportes) utilizados como respaldo de las operaciones realizadas, (v. gr. AFIP).

Contiene también un apartado referido al "Control Interno" donde se detallan las normas generales de aplicación más frecuente así como normas y recomendaciones particulares referenciadas específicamente a cada uno de los procesos básicos descriptos por los "diagramas".

Los contenidos estarán integrados entre sí y serán y son complementados con ejercicios que, enfatizando y posibilitando la comprensión de lo que es el trabajo en equipo, permita a los lectores analizar las cadenas proveedor - cliente internos, hacer real y concreto la "mejora continua" y fundamentalmente facilitar que la "cultura" de las organizaciones sea suficientemente flexible y adaptativa al entorno como para detectar oportunidades, aprovecharlas y hacer viable realmente la fidelización de sus clientes.

Un especial agradecimiento a la Dra. Liliana Vázquez (que realizó las pruebas de campo con el material), a Ezequiel Levinguer (que procesó e integró textos con gráficos digitalizados), a Beltrán Sobredo (quién realizó la corrección y los “ajustes” de las últimas versiones), y a las Dras. Gabriela Di Stéfano y Rocío Pérez, que compilaron los cursogramas que se incluyen para que nuestros alumnos practiquen.

El agradecimiento final, sin duda alguna, para todo el equipo docente que me acompaña permanentemente con su esfuerzo y dedicación ad-honorem y que está integrado, además de los citados, por el Dr. Carlos Murúa, la Dra. Laura Aira, el Lic. Hernán Petrecca, Federico Manzione, Gastón Isola y Facundo Martin.

Jorge Rubén Vázquez

Norberto Caniggia

Marzo de 2006

Cuando el benchmarhing todo lo haya estandarizado

las pequeñas cosas bien hechas serán las que nos diferencien y nos hagan elegibles.

El buen funcionamiento de un sistema dinámico depende

de la fortaleza y de la flexibilidad de su componente más frágil.

Cuando pensemos que las personas que nos rodean no son importantes

o que no lo son las pequeñas cosas que debemos cotidianamente hacer, entonces...

habremos sentado las bases para nuestro seguro fracaso.

No porque "algo" sea complejo lo eliminaremos, lo daremos por inexistente ó

simplemente lo ignoraremos.

Perder nuestro tiempo implica dejar pasar la oportunidad de agregar valor a nuestra formación.

Diagramas analíticos de actividades básicas.

Los CURSOGRAMAS.

Los cursogramas, también llamados circuitos, flujogramas o diagramas de flujo son usualmente utilizados para representar, mediante una simbología preestablecida, una secuencia de actividades y describir sus características, particularidades y componentes. Son métodos prácticos de análisis de los procesos de una empresa, “herramientas” que se utilizan para comprender, analizar, verificar y controlar (y proponer su mejora) los procedimientos.

La estandarización primaria de los cursogramas data de noviembre de 1973 cuando se concreta con la Norma del Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) número 34 501; a partir del trabajo de la Comisión de Procedimientos Administrativos - integrada por representantes de todas las instituciones y organismos de la época -.

Dicha comisión se basó en los trabajos de la ASME (The American Society of Mechanical Engineers), en "Normalización de la graficación de procedimientos administrativos" trabajo de los Contadores Miguel Martín y Ernesto Tolosa, del Dr. Luis Rey y del Ingeniero Alberto Zubizarreta y en "Cursogramas" trabajo del Contador Raúl Saroka y Claudio Ferrari.

La norma tuvo y tiene como objeto establecer los símbolos a utilizar en la representación gráfica de procedimientos administrativos.

Manteniendo en la medida de las posibilidades la propuesta de origen (producto de la necesidad de recurrir a medios electrónicos de representación - programas de computación para el diseño de cursogramas -) se incluye la simbología a utilizar (ver cuadro) para representar procedimientos administrativos. En dicho cuadro se agregaron algunos símbolos para identificar o aclarar situaciones no contempladas originalmente y facilitar el trabajo de quienes se acercan por primera vez a la tarea.

Los símbolos, su denominación y la descripción responden al esquema IRAM y son los que se utilizan en todos los cursogramas que integran este trabajo.

También proponemos y se incluye (ver cuadro) como papel de trabajo un esquema de hoja para graficar cursogramas, con encabezados y pié de página estándares para completar por quienes los adopten para su uso.

Se incluyen a continuación algunas "recomendaciones" que, en opinión del autor, facilitarán al lector la tarea de trabajar con cursogramas. Dichas "reflexiones" y su inclusión fueron sugerencia de los auxiliares docentes del curso de Sistemas Administrativos y están basadas en la recopilación de las preguntas e inquietudes más frecuentes de nuestros alumnos de cursos regulares.

Algunas recomendaciones para "dibujar" cursogramas.

En un cursograma se representan los recorridos entre los distintos "sectores" de la empresa, los formularios utilizados (su origen, cantidad, uso y destino) y las operaciones que se realizan en el proceso que se describe.

Quien aborda la tarea debe tener presente que el cursograma (salvo indicación expresa en contrario) siempre representa el procedimiento tal cual es y no como "debería ser" o como al analista le "agradaría que fuera". Hay que recordar que se trata de una forma de representar un recorrido que representa la realidad "formal" descripta.

Los cursogramas

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