Departamento de reservaciones

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

El departamento de habitaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinacion con el personal del departamento de recepcion y ama de llaves.

Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas.

El departamento esta compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los agentes de reservaciones los cuales realizaran las funciones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicacion, las reservas de grupo, las reservas de agencias de internet o tout operadoras, manejar el dinero proveniente de los depositos correspondientes para garantizar las reservas.

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO

DESCRIPCION DE PUESTOS

GERENTE DE RESERVACIONES :

* Controla y coordina todas las reservaciones

* Mantiene el control sobre la exactitud de la informacion dada por los agentes de reservas

* Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no sobrepasen el numero de habitaciones contratadas en cada categoria.

* Mantiene relaciones coordiales con los suplidores

* Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones segun las instrucciones de los departamentos competentes.

* Asegura que la base de datos del centro de computos este actualizada

* Asegura que toda solicitud de reserva sea contestada el mismo dia

* Asegura la exactitud en la preparacion de los informes: forecast, ocupacion, etc. dando especial atencion a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.

AGENTE DE RESERVACIONES:

* Su principal objetivo es vender habitaciones

* Toma las reservas y las computa.

* Mantiene actualizado el centro de computos para un forecast lo mas proximo a la realidad posible.

* Elabora los reportes del departamento

* Apoya al gerente de reservaciones en sus actividades: atencion de suplidores, huespedes, etc.

* Atiende las sugerencias y quejas de huespedes en el hotel en cuanto a la asignacion de habitaciones y reservaciones.

OTRAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

Postear los cargos por depositos de reservas

Monitorear la disponibilidad de habitaciones

Asistir al personal de recepcion en el proceso de check in/ check out cuando sea necesario

Prepara la lista de llegadas para recepcion

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