DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

Una definición de reservas es : “la acción mediante la cuál una persona en su nombre, cliente o en nombre de otra, solicita el alquiler de una o más habitaciones, de características determinadas durante unas fechas concretas, contándose las mismas por módulos de 24 horas, bajo un precio determinado de antemano”.

Departamento de Reservaciones.

Definición: Es aquel que recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel, analiza el estado ocupacional del hotel para confirmar o denegar las solicitudes hechas. Se mantiene rigurosamente actualizado de la capacidad y disponibilidad de habitaciones.

Elabora documentos oficiales cruciales en el trabajo de toda la instalación. Realiza pronósticos de ocupación para períodos de tiempo, lo que permite estar al tanto de situaciones de overbooking o bajas turísticas. Alerta sobre períodos donde debe hacerse una mayor comercialización.

Mantiene actualizada a la Recepción, respecto a la situación ocupacional, con el objetivo de captar la mayor cantidad de turismo.

Modifica, pospone, cancela y deniega solicitudes hechas, de acuerdo con las posibilidades de la instala

Funciones del Departamento de reservaciones.

Las funciones de este Departamento podemos extraerla de la definición antes expuesta.

• Decepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel.

• Analiza detalladamente la ocupación del hotel por períodos de tiempo para conocer los cupos y así poder vender eficientemente las capacidades del hotel.

• Confirma todas las solicitudes que sean posibles, y hace saber al solicitante de esta confirmación.

• Confirma la no-aceptación de la reservación en caso de falta de disponibilidad.

• Modifica la reservación, a petición del solicitante siempre que esto sea posible.

• Estudia diariamente las posibilidades de alojamiento, para mantener actualizado a los departamentos que soliciten esta información.

• ü Introduce en el sistema informático de reservaciones todas las reservaciones que hayan sido confirmadas.

• Registra todos los datos necesarios para la elaboración de la reservación.

• Recepciona y distribuye los rooming list que las agencias de viajes envían asegurándose que estos contengan la mayor cantidad de información posible, y que esta no varíe.

• Elabora la lista de llegadas previstas del día, la que queda oficializada con la firma del responsable de esta actividad.

• Archiva toda la información por un período de tiempo determinado.

• Informa a la Recepción de cualquier cambio en la lista de llegadas previstas del día después que esta haya sido emitida, siempre con el tiempo necesario para su tratamiento.

El Departamento de reservaciones también se mantiene al tanto de las características de los contratos con diferentes agencias de viajes, así como, está al corriente de los cambios de tarifas por temporada. Conoce de las tarifas de descuento que se aplican a clientes asiduos, o de otro tipo, al cual la gerencia del hotel desea conceder, por ser este merecedor de dicho descuento.

El personal que labora en la oficina de reservaciones debe conocer todo lo relacionado con el trabajo de la Recepción y tener experiencia, por lo que podemos inferir, que el responsable de esta actividad debe ser un recepcionista.

Es muy importante señalar que el éxito que podamos obtener en el trabajo de la Recepción, depende en gran medida del trabajo que realiza la oficina de reservaciones, pues es esta quien conoce con anterioridad todo lo relacionado con la posible estancia del cliente en la instalación

Organizcion de departamento de reservaciones.

2. DESCRIPCION DE LOS CARGOS

2.1 Gerente de reservaciones

• Funciones y responsabilidades:

• Provee funcional asistencia al personal de reservaciones.

• Interactuar con huéspedes y clientes del hotel.

• Coopera, coordina, y comunica con otros departamentos del hotel cuando se requiera.

• Hacer actualizaciones de la proyección de la ocupación diariamente de la PC.

• Asegurarse de que todas las reservaciones sean incluidas en el sistema.

• Asegurarse de que las entradas de las reservaciones sean incluidas correctamente en el sistema.

• Asegurarse de que toda la correspondencia para reservaciones sea archivada correctamente.

• Asegurarse de que todas las reservaciones de grupo y las operaciones para las reservaciones para VIP sean manejadas acorde con el procedimiento.

• Asegurarse que el servicio para reservaciones ejecutivas sea mantenido.

• Mantiene los archivos organizados.

• Coordina y mantiene relación con referencia a las cuentas con el departamento de créditos.

• Asegura que los reportes necesarios mensualmente, sean procesados.

• Asegura que el personal de reservaciones este debidamente entrenado.

• Organiza reuniones mensuales con el personal de reservaciones ( puede variar dependiendo el hotel)

• Controla cambios, cancelaciones, confirmaciones de las reservaciones a fin de alcanzar el mayor incremento en las ventas.

• Supervisa el desempeño del asistente de reservaciones y que los procedimientos se efectúen dentro de los patrones establecidos.

• Controla la disponibilidad de habitaciones.

• Da seguimiento a los no show.

• Controla el uso de materiales y suministros a fin de mantener el costo acorde con el presupuesto.

• Resolver inconvenientes o quejas de clientes, relacionados con su reservación o la aplicación de la tarifa.

• Solicitar y preparar desgloses de paquetes y/o planes de comida para su codificación por el departamento de cómputos.

• Hacer cierre del mes para el departamento de ventas.

• Mantener listados de próximos grupos actualizados.

• Prepara lista de llegadas para recepción.

2.2 Asistente al departamento de reservaciones.

• Funciones y responsabilidades:

• Reporta al gerente de reservaciones todos los problemas pertinentes del departamento que afecten el servicio ofrecido a los clientes.

• Provee asistencia al gerente de reservaciones, al departamento de ventas en la crearon de códigos y esquemas maestro de compañías.

• Mantiene estrecha relación con el departamento de ventas, para el mantenimiento de tarifas correctas y segmentación de mercado actualizada.

• Conoce y maneja las tarifas vigentes otorgadas por el departamento de ventas.

• Cerrar mes manualmente para archivo del mes pasado y actualiza archivo al mes en curso, y elaborar los reportes del departamento.

...