Ensayo sobre el Departamento de Reservaciones y Recepción

Ensayo Departamento de Reservaciones y Recepción

Tania Mercedes Castillo Bustamante

Carrera de Ing Hotelería y Turismo

Universidad Tecnica Particular de Loja

*Ing Ana Stefania Bravo Muñoz

Departamento de Reservaciones

Introducción

Este departamento está en función a la capacidad del hotel y de acuerdo a la cantidad que reciban diariamente.    

“Las personas encargadas de recibir las reservaciones deben estar bien capacitadas, no solamente en el dominio de algún idioma extranjero; además deben tener una buena aptitud para las ventas”. Báez Casillas Sixto (2013) tercera reimpresión.

Para una confirmación de reservas es importante  que se realice de diferentes formas, muchos hoteles disponen de un formato de confirmación de reserva, sobre todo las que se realizan a través de agencias o tour operadores a continuación veremos algunas clases de técnicas  como se podría hacer una reserva.

Hoja diaria de Reservas: aquí apuntamos las llegadas previstas para el dia, numero de habitación para aquellos que solicitan una habitación especifica.

Libro de Reservas: Figuran entrada y salida  de los clientes  si se produce un cambio  de fecha, se ha de comprobar en el planning la disponibilidad de habitaciones  para la nueva fecha.

“Situación de la reserva actualmente: Hoy en día, un programa de gestión hotelera  nos permite hacer la reserva de la siguiente manera. Llamada por teléfono, fax, email por parte del cliente o agencia, solicitud de garantía con número de tarjeta de crédito”.Googlebooks. Editorial Vértice S.L (2008), Gestión de Hoteles (pag.36, 37)

Como parte de una estrategia de ventas, algunos hoteles ofrecen descuentos de cortesía a determinados huéspedes todo con el fin de dar un buen servicio y que se lleve una gran impresión nuestro cliente.

Departamento de Recepción

En  muchas ocasiones hemos escuchado que es el departamento más importante del establecimiento, pero cabe recalcar que ningún departamento del hotel puede prescindir de los demás para prestar un servicio de calidad. “La misión de recepción como vendedor  de servicios es de gran importancia, ya que este citado exceso de oferta hará que los huéspedes cambien de establecimiento sin dudar de no quedar satisfechos”. Navarro Ureña Antonio (2009); Recepción Hotelera y Atención al Cliente (pág. 3).

Las funciones específicas de una recepcionista son: Persona encargada de contestar las llamadas y atender a las personas que llegan y salen del hotel. Hacer el check – in y el check – out.

El Jefe de Recepción se encarga de toda la actividad de gestión en el área en sus tres dimensiones: Administrativo, Técnico y Social

Los profesionales de este departamento para causar una buena impresión deben estar uniformados y aseados, guardar una compostura correcta que no resulte desagradable al cliente, atendiendo con rapidez y seguridad en su trabajo a cada una de las personas que se acerquen al mostrador y siendo serviciales .

“La virtud de una buena  recepcionista es, tener facilidad para sonreír ante una carencia profesional o de falta de información, el cliente nos va a perdonar si somos amables y tenemos predisposición a ayudarle. No podemos ser prepotentes. También es muy importante saber dónde encontrar la información que el cliente nos demanda.

Las nuevas tecnologías permiten a los clientes diseñarse ellos mismos los viajes y no depender tanto de nosotros. Los recepcionistas de antes eran el Internet de ahora. La gente exigía mucho más hace años, ahora es más autosuficiente y ha viajado más, por lo que conoce mejor los servicios de un hotel”. Larraiza Leire (blog de Tendencias sobre Hotelería y Turismo).

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