Recepcion del departamento de compras

Departamento de Compras

Este departamento se encarga de todas las compras de materias primas que necesite la pastelería todas sugeridas por el chef como frutas, productos lácteos, harinas, huevos, margarinas productos de chocolate etc. Dentro de sus principales funciones están:

• Listas de precios con o sin impuestos.
• Control de descuentos, bonificaciones Facturación (cotizaciones, pedidos, remitos, facturas, notas de crédito y notas de débito).
• Compras: notas de pedidos, cotizaciones, comparación de cotizaciones, órdenes de administración de compras (compra, remitos y facturas).
• Retenciones a proveedores.
• Control de stock por unidades y administración de compras envases.
• Fichas de Clientes, proveedores, representantes, transportistas, vendedores.
• Cuentas corrientes de clientes y proveedores.
• Suspensión de clientes, y productos.
• Costos: FIFO, PPP, LIFO, Costo de última compra y Costo estándar.

                                      Cargos de Compra

Gerente y encargado de compras

• Responsable de compras  alimentos
• Selecciona los proveedores
• Solicita cotizaciones
• Proporciona repartos
• Formula pedidos a los proveedores
• Anota los porque de la elección del proveedor
• Elabora artículos , catálogos de proveedores
• Encontrar fuentes de abastecimiento más baratas (de igual calidad) y más eficientes.
• Determinar niveles de compras según las necesidades de la empresa.
• Investigar y mantener especificaciones técnicas de productos
• Mantener abastecimiento constante a las diferentes áreas de producción.
• Efectuar órdenes de compras según especificaciones técnicas de los productos.
• Estar actualizado y evaluando los nuevos productos disponibles en el mercado.
• Investigar productos, mercados, tendencias, etc.

Chofer de compras:

• Encargado de hacer las compras directamente.

• Paga cuando se compra directamente.
• Entrega las compras a la pastelería.
• Entrega la hoja de pedidos a los proveedores.
• Va a dejar los pedidos a los distintos lugares.

Tesorería: Tiene como misión la recaudación de todos los ingresos provenientes de ventas u otro motivo y el pago de cuentas que se derivan de las transacciones mercantiles realizadas en la pastelería

                                               Políticas de Compra

Requisiciones:

Una hoja de requisición u hoja de pedido autorizada por cualquier persona responsable o a cargo de un determinado departamento (chef, administrador de la pastelería, etc), informando al encargado de compras sobre los productos con bajo nivel de existencia para proceder a comprarlos. El Formulario de Requisición de Compras deberá ser llenado y enviado por el departamento solicitante a la administración, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones, deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos.

Selección:

Seleccionar los proveedores que cumplan los requisitos de calidad (certificación en algunos casos), precio, plazos de entrega, formatos de envasado, etc. Disponer de una base de datos con 3 proveedores por cada tipo de productos.

• Contratos :

Se establece contacto con el proveedor y se documenta un acuerdo (incluso contrato), en donde se establece el precio, el tiempo de entrega, formato de envasado, calidad, etc. del producto que se comprará de ahí en adelante.

• Recepción :

Se reciben los bienes ordenados y se verifica la orden de compra v/s factura o guía de despacho, verificando, cantidad, precio, calidad y características organolépticas (cuando corresponda

• Transferencias:

Se despacha los productos recibidos hacia los diferentes departamentos que solicitaron la compra de bienes o se dejan en bodega según tipo de producto y condiciones de almacenaje.

                                                        Ciclo de compra

• Solicitud de compra:

Cuando el restaurant requiere de algún suministro y este no se encuentre deberán llenar la forma impresa “solicitud de compra”, la cual debe ser autorizada por el gerente general para luego entregarse al departamento de compras.

• Órdenes de compra:

Es el documento mediante el cual el departamento de compras del hotel solicita a un proveedor especifico, el producto que el área  solicito, a través de la solicitud de compra, en esta orden se debe especificar el tipo de producto con los estándares, cantidad, precio,  tiempo de entrega y datos del hotel para hacer la factura correcta.

• Compras diarias :

Este tipo de compras generalmente se realizan todos los días a la 8:00 hrs, el chef o la persona encargada en los refrigeradores, congeladores o cámara de refrigeración revisa en inventario y elabora el pedido correspondiente, el cual será entregado de la siguiente forma , original al jefe de compras y una copia al chef y al proveedor.

• Compras directas :

Aunque se deben evitar en la mayor medida posible las compras directas son necesarias cuando se presenta eventos imprevistos o se termina algún producto indispensable para el servicio.

• Compras de temporada:

El gerente de compras y el controlador de costos deben elaborar una tabla anual de fluctuación de precios de las frutas y verduras.

• Devolución o rechazo:

Toda devolución o rechazo de algún producto por parte de jefe de compras debe ser del conocimiento inmediato del gerente de compras quien se encargara de resolver el problema de inmediato.

                                              Formatos de Compras

Orden de compra: La orden de compra es un contrato formal entre la empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad para que el pedido de la compra sea legalmente valido.

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