Documentación del SGC

La calidad, más que un conjunto de normas, se ha convertido en toda una cultura al interior de las organizaciones, por ello para implementar un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) es necesario adelantar un trabajo detallado en cada uno de los procesos para facilitar el cambio al interior de los mismos y obtener los resultados esperados.

“La clave para mejorar o implementar un SGC es la planeación. Mediante la identificación de las necesidades y requisitos del cliente, determinar estrategias para su cumplimiento, alinear a los procesos en su conocimiento, logrando el empoderamiento de todos los esfuerzos de la organización a un solo propósito: la calidad”, afirmó Jorge Arturo Isaza, Gerente de Sistemas de Gestión de Grupo Conika.

. Decisión y compromiso de la dirección: el paso inicial en el proceso de implantación de un SGC es la decisión seria y firme de la dirección general, basada en el análisis de los retos a que la empresa se enfrenta y el Interés de introducir controles innovadores en la estructura de las actividades y sus procesos, superando con tenacidad los inconvenientes, costos y problemas para el beneficio de sus ventajas que lleven al eficaz cumplimiento de los requerimientos determinados por el cliente. Por esto y como para del modelo que seguirá el equipo de trabajo es fundamental el compromiso de la dirección general.

2. Planificación y organización del proyecto: una vez la dirección ha asumido su compromiso, procede establecer las bases de planificación y organización del proyecto del SGC.

Las siguientes son las actividades a tener en cuenta:

• Creación del equipo de trabajo para el proyecto.

• Nombramiento del líder o responsable de conducir el proyecto el cual suele ser el Coordinador del SGC, con autoridad directiva para supervisión y empoderamiento a los miembros de cada proceso.

• Elaboración del plan de trabajo para la estructuración e implementación del SGC.

• Sensibilización al equipo directivo para el entendimiento de las responsabilidades y compromisos al iniciar el procesos de certificación del sistema de gestión de la calidad

3. Diagnóstico preliminar: esta evaluación es el primer paso y debe desarrollarse con la ayuda del equipo del proyecto. Su propósito principal es estudiar la situación actual, determinar los elementos más críticos y compararla con el escenario deseado tras la introducción del modelo de SGC que será implantado. Para ello, se debe acceder a información objetiva existente en las áreas de trabajo, así como las entrevistas al personal apropiado directivo y operativo de las mismas, lo cual determinará el mapeo de los mecanismos de control existentes para el exitoso acople del SGC.

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