EJEMPLO DE PROCESO COMUNICACIONES

1. OBJETIVO

Realizar, Divulgar y  publicar eventos, capacitaciones, reuniones etc. Dirigidos interna y externamente, a emprendedores, empresarios, comerciantes y comunidad en general de los municipios de la jurisdicción de la Cámara bajo los parámetros del Manual de Imagen Corporativa.

1. ALCANCE:  

El proceso de comunicaciones cubre desde la recepción de la solicitud, hasta la finalización de dicho solicitud de la Cámara Comercio de Tunja en su jurisdicción.

1. DEFINICIONES:

3.1 Solicitud Interna:

Son todas aquellas comunicaciones, cubrimientos o eventos que son solicitadas por el cliente interno o funcionario de la Entidad para su registro o divulgación.

3.2 Solicitud Externa:

Son todas aquellas solicitudes de apoyo, patrocinio, cubrimiento, divulgación que son requeridas a la Cámara de Comercio de Tunja, de parte de clientes, entidades o administraciones externas a la CCT,  para ser proyectadas al público en general.

3.3 Solicitudes:

Son el conjunto de actividades dirigidas a comerciantes, empresarios y comunidad en general para dar a conocer los servicios, actividades y proyectos de la Entidad a través de diferentes medios de comunicación; como Revista Encámara, Boletines de Prensa, Programas de Radio y Televisión, Página Web y divulgación en redes sociales, Publicidad, patrocinios e incursión en actividades culturales y demás medios de publicidad.

3.4 Imagen Corporativa:

Son el conjunto de elementos gráficos, audiovisuales, señaléticos y perceptibles que definen la identidad de la Cámara de Comercio y permiten el posicionamiento de marca en la comunidad, los cuales se encuentran consignados en el Manual de Imagen Corporativa.

3.5 Campañas:

Son el conjunto de actividades, elementos y mensajes publicitarios que se realizan dirigidos a un público objetivo para cumplir un fin y que hacen parte de un programa específico en el plan de trabajo anual.

4. RESPONSABILIDAD

4.1 PROCESO DE COMUNICACIONES

-Responsable del Proceso es la oficina de prensa y comunicaciones 

-Garantizar la recepción de las solicitudes, identificar.

-Comprometerse a la planeación, cotización y entrega de cada una de las  actividades solicitadas.

4.2 DIRECTORES DE LOS DEPARTAMENTO

-Realizar la solicitud de manera virtual en el formato Solicitud de Comunicaciones CMC-FO-001

-Comprobar la disponibilidad presupuestal

-Contar con la disponibilidad de tiempo para las respectivas correcciones y aprobaciones de las actividades.

5.  CONDICIONES GENERALES:

5.1 SOLICITUD INTERNA

Parte de las  actividades a realizar en el proceso de comunicaciones comienzan con el diligenciamiento del  formato Solicitud de Comunicaciones CMC-FO-001, el cual es tramitado por cada dueño de proceso y/o Jefes de oficina Seccional o  Receptoras, en el cual se deben depositar la descripción y requerimientos para la creación de lo solicitado. De igual forma se debe tener claro el programa presupuestal al cual se afectará en la realización de la solicitud, y cada dueño de proceso deberá realizar el proceso de compras para la adquisición de lo requerido.

Una vez enviado el  formato Solicitud de Comunicaciones CMC-FO-001, el Jefe de Prensa y Comunicaciones planea las diferentes actividades para el logro de la totalidad de la solicitud, no obstante el dueño del proceso y/o Jefes de oficina Seccional o Receptoras debe tener la disposición para las observaciones, cambios y/o aprobación de lo requerido al proceso de comunicaciones.

Las solicitudes deben ser enviadas en el  formato Solicitud de Comunicaciones CMC-FO-001  en el cual debe contener  palabras fáciles, legibles, entendibles y fechas específicas.

Una vez recepcionadas las solicitudes, el jefe de prensa y comunicaciones comienza la planeación y diseño; las correcciones, cometarios, observaciones, y/o devoluciones, serán depositados en un formulario virtual (ver documento de apoyo “instructivo de seguimiento”), para el correspondiente seguimiento de cada uno de los requerimientos de las diferentes dependencias.

En caso de evidenciar que el producto o solicitud es devuelta por el solicitante tres (3) veces o más,  esto conlleva a una  NO CONFORMIDAD, la cual debe realizarse una Acción Correctiva, Acción Preventiva u Oportunidad de Mejora, en los formatos Plan de Acciones correctivas y Preventivas AIC-RG-005 o Oportunidad de Mejora AIC-RG-012. Esto con el fin de ser receptivos a la retroalimentación y sea demostrado en las acciones el compromiso con la mejora continua

Cuando el diseño de las actividades este debidamente corregido, únicamente se procederá a realizar la cotización y/o divulgación al recibir aprobación por el dueño del proceso y/o Jefes de oficina Seccional o  Receptoras en el formato Aprobación de Solicitud de Comunicaciones CMC-FO-002. En caso de que el dueño del proceso no diligencie el formato Aprobación de Solicitud de Comunicaciones CMC-FO-002, el jefe de prensa y comunicaciones no continuará con la cotización y la demora de la solicitud caerá en responsabilidad del dueño de proceso y/o Jefes de oficina Seccional o  Receptoras.

5.2 SOLICITUD EXTERNA

Una de las actividades del proceso de comunicaciones comienza en las solicitudes por escrito  recepcionadas en presidencia, la cual el jefe de prensa y comunicaciones estudia la viabilidad y su forma de pago, se  planea y se lleva a cabo la producción o diagramación de la estrategia y/o evento

La aprobación es directa de Presidencia Ejecutiva dejando registro sobre la misma carta, de ser o no  aprobada la solicitud, el archivo de la solicitud en la carpeta de correspondencia recibida que reposa en la oficina de presidencia.

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