EL USO DEL TELÉFONO Y OTROS DISPOSITIVOS PORTÁTILES

EL USO DEL TELÉFONO Y OTROS DISPOSITIVOS PORTÁTILES

Cortesía en el teléfono

Muchas veces se subestima la importancia de hablar en el teléfono, sin embargo una buena comunicación telefónica requiere atención y esfuerzo.

Todo el peso de la transmisión del mensaje recae en los aspectos verbales y vocales, no contamos con la ayuda de nuestros gestos ni con una mirada que corrobore lo que estamos diciendo.

Debemos prestar atención a:

Las palabras que elegimos para tramitar los mensajes

El tono de voz

Malos modales en el teléfono, malos negocios

Use el teléfono con moderación; si lo hace de manera excesiva, impide a otras personas a contactarse con usted y lo que es más grave, comunicarse con la persona con la que está conversando. Tenga en cuenta el factor tiempo.

La voz es un elemento clave que revela tanto su personalidad con el ánimo con el cual realiza la llamada. Si está enojado o sonríe, no tenga ninguna duda de que la otra persona lo percibirá.

Quien llama debe identificarse con claridad dando su nombre completo y el nombre de su empresa antes de entrar en materia. Si se le hace repetir su nombre o se le solicita que lo deletree, no debe molestarse. Entienda que es para pasar claramente su mensaje.

No se deje llevar por cierta disposición a usar vocablos tales como mi linda, querida, flaquita, solcito ni nada que se le parezca.

Evite dentro de lo posible hacer esperar a una persona en el teléfono. Si tiene alguna duda sobre este punto, piense en lo mal, que lo pasa cada ves que lo hacen esperar a usted.

Gritar ya sea en el celular o en línea de la oficina, no es buena idea. Molestara a los demás, y es un signo de mala educación.

Es norma de cortesía permitir que la persona que nos llamo sea la primera en despedirse. Si esto no fuera posible, trata de usar una frase amable para cortar usted y que su interlocutor no se sienta molesto. Dejo librada a su imaginación esta despedida.

No golpee el teléfono él no tiene la culpa, apoye el auricular, con delicadeza, las llamadas personales serán breves y las estrictamente necesarias. Cuando este por ser alguna, cierre la puerta de su oficina, para no ser molestado y no interferir a los demás.

Sea educado con las personas que han marcado equivocado, no les cuelgue de inmediato seguro que si usted no les aclara que no es el numero correcto, su teléfono volverá a sonar. No se muestre enojado, le puede ocurrir también a usted. Si esto llega a pasar pida disculpas y cuelgue inmediatamente. Nunca cuelgue sin contestar es una descortesía.

Nunca se puede llamar a una casa particular antes de las 9 de la mañana ni después de las 22. Tampoco se puede llamar en las horas del almuerzo tenga en cuenta que en los hogares de las personas mayores se suele descansar después de la comida del mediodía.

Cuando llame, deje que el teléfono suene un número prudente de veces suficientes para que la otra persona atienda. De todas maneras lo correcto es contestar antes del tercer ring como máximo.

En la medida posible hay que evitar llamar desde teléfonos ajenos, solo se debe pedir permiso y usarlos en caso realmente justificados.

Hay que ser discreto en el mensaje que se deja en un contestador telefónico. Cualquiera puede oírlo y comprometer a la persona a la cual va destinado.

Aunque una conversación resulte acalorada, evite colgar abruptamente. Despídase aunque sea con palabras que demuestren su enojo.

Reglas para situaciones que se presentan a diario:

La persona que llama es la que espera. Si el Dr. García llama al Ing. blanco el primero debe estar en la línea antes que el segundo.

Cuando un subordinado llama a su jefe lo debe hacer el directamente y no a través de su secretaria.

Cuando un jefe llama a su empleado, este último debe estar en el teléfono antes.

Las secretarias que ocupen oficinas a lado la de sus jefes les darán los mensajes personalmente y no por teléfono.

Cuando una secretaria deba realizar una invitación en nombre de su jefe a un tercero de la misma jerarquía que este, debe de comunicarla a la secretaria de la otra persona y no hacerla directamente .

Si alguien está hablando por teléfono cuando entra un visitante, previamente citado, se debe colocar el teléfono lo antes posible.

Si una llamada se corta quien debe repetir la llamada es la misma persona que la realizo en primer lugar. Cuantas veces, por desconocer esta regla, están las dos personas llamando nuevamente, y por supuesto a ambas le da ocupado.

Si una secretaria tiene que decirle a alguien que el jefe no lo puede atender porque está en una reunión es una descortesía solicitarle que vuelva a llamar en unos minutos. Cada persona puede interpretar de diferente manera esos minutos. No es lógico que quien llamo deba adivinar en que momento estará libre el receptor o peor aun que deba insistir varias veces hasta encontrarlo libre. Esta respuesta puede dar la sensación de que no se le quiere atender. La peor circunstancia se da cuando su jefe tenia sumo interés en hablar con esta persona, lo correcto es tomar el número de teléfono, nombre y eventual mensaje e informar que se lo llamara en cuanto termine la reunión.

No responda llamadas cuando tenga un invitado en su oficina.

Finalice la comunicación con una frase del estilo: ha sido muy grato escucharlo, gracias por la información.

Si entra en la oficina de un colega o de su jefe y lo encuentra hablando por teléfono, salga y espere, a menos que le haga señas indicándole que se quede

Las comunicaciones telefónicas tienen su propio protocolo. Ser cortes en el teléfono es tan importante como serlo cuando tenemos a la otra persona en frente a nosotros.

Atención telefónica eficaz

La persona encargada de recibir las llamadas en una empresa, ¿tiene un trabajo fácil, `necesita tener conocimientos especiales.

En una empresa, la atención telefónica, debe ser profesional , de forma que quien llame obtenga un trato adecuado, independientemente del empleado o departamento de la empresa que lo atienda.

Para que la atención del teléfono resulte eficaz, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

La persona que llama desea…

-ser atendida en breve

-saber con quién esta comunicado y qué cargo tiene dentro de la empresa.

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