ENSAYO SOBRE LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

NOMBRE: ESTEFANNIA CORDOBA DUSSAN

CODIGO: 1883411

FECHA: 28 de abril de 2019

ENSAYO SOBRE LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

¿Qué son las tablas de retención  documental y cuáles son sus beneficios? Pues bien las TRD son una herramienta muy útil para llevar una serie y un orden en los documentos de las entidades públicas o privadas, es la encargada de llevar el control sobre la permanencia de los documentos así como lo estipula la ley 594 de 2000 en donde se consigna la obligatoriedad que tienen las instituciones públicas y privadas con funciones  públicas,  además esta ley reconoce la importancia de conservar documentos de  forma ordenada y según su clasificación respetando el ciclo vital de cada documento como lo son sus fases y etapas .

En esta ley también se estipula el manejo y proceso que debe llevar cada documento para ser depositado según su tiempo de permanencia en las diferentes tipos de archivo como lo son: el archivo de gestión, el archivo central y el histórico, estas dependencias ayudan a que las entidades tengan el acceso más rápido a toda la información solicitada según su necesidad cada una de ellas tiene una función muy bien determinada por esto es vital que las instituciones públicas y privadas tengan en cuenta esta normatividad reglamentada por la ley para el manejo de los documentos institucionales .

En la actualidad es de vital importancia que las grandes instituciones manejen la TRD ya que con el uso de esta norma   se facilita el cumplimiento y ubicación de los documentos que son producidos o recibidos por la institución manteniendo el equilibrio y la trasparencia  solicitada por el estado y para el servicio de los ciudadanos; siempre se debe tener en cuenta que las TRD se deben usar de forma adecuada, así como realizar periódicamente diagnósticos del estado de los archivos que se encuentran  en forma física  con el fin de mantener los documentos en muy buen estado para poder ser usados .

BENEFICIOS DE LAS TABLAS DE RETENCION DE DOCUMENTOS:

• Fácil ubicación de documentos, le facilita a la institución tener siempre a la mano la información desde su creación hasta la actualidad con referencia a la institución.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de la ley 594 de 2000 como lo son la elaboración y aplicación d las tablas de retención.
• Maximizar los procesos de trasferencia primarios y secundarios ya que nos facilita o indica cuando deben ser trasferidos.
• Garantiza la selección y conservación  de documentos de forma permanente, así se logra conservar documentos dirigidos a los archivos de gestión, general e histórico.
• Ayudan racionalizar la producción de documentos,  conociendo las oficinas que producen dichos documentos.

Resolviendo las preguntas de reflexión de la guía de aprendizaje.

 ¿Considera importante realizar un diagnóstico a los archivos de las empresas?

Si lo considero importante ya que con un diagnóstico oportuno se puede  evitar daños en los documentos producidos por la humedad u hongos, también se garantiza que las estanterías o archivadores se mantengan en perfecto estado para su funcionamiento.

 ¿Por qué cree que el Estado ésta interviniendo para el estricto cumplimiento de las normatividad, en

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