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Planeación

Es importante porque da origen y determina a las subsiguientes etapas del proceso administrativo, y se podría decir que es una forma de alcanzar objetivos previamente señalados, es decidir por adelantado lo que se va hacer; También comprende la previsión que permite estudiar al mismo tiempo varias alternativas y decidir cual usar para obtener el objetivo.

Para George R. Terry la planeación es “ escoger, relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr los resultados deseados”

La planeación tiene 2 fases:

1. Investigación: Comprende el diseño de la investigación, la recopilación, el procesamiento y la interpretación de datos, la elaboración del informe, conclusiones y recomendaciones.

1. Programación: Comprende el título, objetivo, políticas, procedimientos, tiempos, fechas, recursos y presupuesto.

Ventajas de la planeación

• Se precisan y jerarquizan los objetivos principales
• La dirección puede afrontar situaciones futuras de incertidumbre
• Se preparan varias soluciones para probables problemas
• Cambia la situación todos los días evitando que funcionarios realicen un rutina por mucho tiempo en la administración pública.
• Ayuda a reducir costos y mejorar la productividad
• El conocimiento de la planeación por parte del personal afectado, ayuda a logar los objetivos
• La atención se centra en problemas mediatos, porque los inmediatos ya quedaron incluidos en la planeación
• Si hay buena planeación, se aprovechan todos los recursos
• Sirve de herramienta de control

Tipos de planes

El plan  es el curso determinado de acción, más recomendable para lograr un objetivo.

Hay 3 tipos de planes:

1. Por su propósito:

1. De tipo operativo
2. De tipo correctivo
3. De tipo estratégico

1. Por su uso

1. De uso único
2. De uso constante

1. Por su alcance

1. A corto plazo
2. A largo plazo
3. A mediano plazo

El objetivo del plan básico es lograr las metas. Los objetivos funcionales deben estar subordinados a los institucionales y además coordinadores entre si. Para obtener los objetivos generales y funcionales, conviene establecer 2 tipos de planes: de uso único, que son los que una vez realizados ya no tienen aplicación; Y los de uso constante, que son los que servirán de guía en repetidas ocasiones.

Las políticas son líneas generales de acción que guían a los miembros de una empresa, y su aplicación requiere un buen juicio y discreción. Sirven para:

1. Orientar sobre las decisiones particulares que se tomarán
2. Evitar frecuentes consultas sobre asuntos fundamentales
3. Favorecer la coordinación y uniformidad en el funcionamiento

Un procedimiento es la sucesión cronológica de actividades, que realizadas por 2 o mas aéreas de trabajo, constituyen una cantidad y son necesarias para realizar una función. Un procedimiento es una rutina de trabajo.

Un objetivo es el fin que se pretende alcanzar, mediante una operación, un procedimiento, una función completa, o todo el funcionamiento de una institución.

Diagrama de la estructura programática

[pic 1]

Nivel 1: Corresponde a los objetivos de la planeación

Nivel 2: Formado por subprogramas o sistemas (S) indicadores del objetivo

Nivel 3: Actividades (A) y procedimientos que se desprenden de cada sistema

Nivel 4: Tareas (T) y métodos de cada actividad

Cada subnivel depende de la complejidad del anterior, siguiendo estos principios:

• A mayor complejidad, mayor número de sistemas (crecimiento horizontal).
• A mayor volumen de trabajo, mayor número de niveles (crecimiento vertical).

Para elaborar un proyecto de estructura programática se debe tomar en cuenta la estructura de la organización de las divisiones de las acciones que desarrolla la institución, los niveles de programación se dividen en:

1. Programar: Ordenamiento racional de recursos escasos con objetivos precisos, permite prevenir cualquier directriz en la ejecución y el proceso de selección entre las alternativas.
2. Programa de operación: Establece objetivos cuantificables, puede dividirse en subprogramas, actividades y tareas.
3. Función: Acciones encaminadas a un mismo fin, se usa en organizaciones con más de un objetivo.
4. Programa: Subdivisión de la función.
5. Subprograma: Subdivisión de un programa, sirven para ejecutar campos específicos, se fijan metas y se realizan tareas específicas para el mismo.
6. Actividad: Es una división mas reducida de cada una de las acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operación. Consiste en la ejecución de ciertos procesos de trabajo (mediante la utilización de recursos humanos, materiales y financieros asignados a la actividad con un costo determinado) y quedara a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo, como una sección.
7. Tarea: es una operación específica que conforma una etapa dada dentro de un proceso (actividad) destinada a producir un determinado resultado.
8. Objetivos: Son la expresión cualitativa de ciertos propósitos relativos a la satisfacción de determinadas necesidades.
9.  Metas: Son la expresión cuantitativa de objetivos determinados (y por lo tanto, de propósitos  subyacentes).
10.  Costo de operación: Incluye los servicios personales y materiales y excluye transferencias y gastos de capital.
11.  Costo unitario: Reobtiene de dividir el costo de operación entre el número de productos finales o entre el volumen de trabajo.
12.  Unidades de medición.

a) Absolutas. De volumen de trabajo

                                      De producto final.

b) Relativas.

1.  Gastos devengados: Son aquellos desembolsos que se realizan en la adquisición de bienes y servicios, cuyo consumo o transformación se lleva a cabo parcial o totalmente en uno o varios ejercicios contables.
2.  Contenido general de un programa.

a) Descripción del programa.

b) Unidad ejecutora del programa.

c) Distribución de los gastos por subprogramas y actividades.

d) Personal del programa

e) Materiales y equipos para el programa.

f) Distribución de los gastos según su objeto

g) Costos y coeficientes de rendimiento.

1.  Contenido de un subprograma o actividad.

a) Descripción del subprograma o actividad.

b) tareas que se deba ejecutar.

c) Unidad ejecutora.

d) Personal que ejecutara la actividad.

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