Ensayo Semana 2

ENSAYO

LA LEGISLACION DOCUMENTAL

HECTOR DARIO SANTISTEBAN

El Archivo General de la Nación de Colombia, vela porque tanto empresas públicas y privadas, se rijan por las normas archivísticas para la conservación del archivo histórico y correcta organización de sus documentos, para esto es necesario que cada una de las empresas capaciten al personal a cargo de sus archivos, y esta capacitación debe ser la misma para todos, La Ley General de Archivo 594 de 2000.

Es de suma importancia que cada entidad pública o privada, lleven su documentación organizada de la manera que lo exige la ley, el personal debe ser idóneo en su cargo y conocer a plenitud, el ciclo de la documentación y sus respectivos procesos en cuanto al manejo de las serie y subseries, establecidas en las T.R.D TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, las cuales son de vital importancia en el momento de generar un documento, si se elabora de la manera adecuada esto facilitara su correcta disposición en el archivo de gestión, donde según su clasificación estará por un periodo de dos años, luego de esto se hará transferencia primaria al archivo central, para esto se deberá cumplir con un estricto proceso de clasificación, retiro de material metálico u otros que puedan averiar los papeles, una vez clasificada y organizada por series subseries, y cronológicamente, se procede al proceso de foliación, y por ultimo su sistematización en el Formato Único De Inventario Documental “FUID”

Cabe decir que lamentablemente en Colombia apenas se está empezando a implementar la legislación documental, aunque ya lleva años, las personas son recias con la norma, o sencillamente no cumplen con los parámetros establecidos por la ley, lo que genera caos y traumatismo al momento de consultar soportes o cualquier tipo de información de la empresa o entidad.

No podemos ser ajenos a esto, muy pocas empresas en Colombia llevan su archivo conforme a la ley, mientras los entes del estado si lo hacen, y por eso es fácil acceder o investigar cualquier cosa en estos entes del estado.

Para finalizar quiero agregar, que más que una obligación es una solución para cualquier tipo de empresa o cualquier entidad, llevar su archivo de manera ordenada y cumpliendo su grado de conservación, puesto que en el momento preciso de realizar un negocio, una investigación, rendir cuentas, o una infinidad de cosas que requieren soportes que sustenten lo que queremos expresar con hechos, será notoriamente más fácil, y coherente la búsqueda de la información.

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