FACTURACIÓN DE GASTOS

FACTURACIÓN DE GASTOS

Preparando el espacio de trabajo

1. Iniciamos un libro de Excel en blanco, luego creamos las hojas para cada proceso, que van a ser 11
2. Las hojas son: índice, Config, ProdServ, Clientes, Ingresos, FacEmitida, ListaEmitidas, TiposGastos, Proveedores, Gastos, ListaRecibiddas
3. Luego darle color a cada una de las hojas         
4. Realizar aspectos genéricos, selecciono las hojas desde config hasta listarecibidas con la tecla presionada shift. Luego en la columna A le doy un ancho de 10, a la columna b un ancho de 1
5. Las tres primeras filas hasta la columna Z, lo rellenamos del color verde azulado, al igual que la columna A
6. Seleccionamos todas las celdas y le damos la fuente ARIAL NARROW y tamaño 11
7. Luego selección desde B1: D3, los combino centrado, a la izquierda y centrado verticalmente, Tamaño 20
8. Luego guardo el archivo con modo macros(.docm)

Diseñando la hoja Configuración dentro de Microsoft Excel

1. A la columna C ancho 22, a la columna D ancho 38
2. En la fila 5 selecciono las dos columnas C y D, así como la celda de la fila 17 y le aplicamos el formato color de fondo verde azulado y color de texto blanco, negrita y ahora escribimos
3. Desde la opción vista, deshabilito línea de cuadrícula
4. Ahora en la fila 6, seleccionando la fila C Y D, me voy a bordes, selecciono un color de línea, y la aplicamos al borde inferior
5. Nuevamente seleccionado las celdas anteriores, copio los estilo hasta la fila 14
6. Lo mismo con la celda D17, solo que aplicamos borde superior e inferior
7. Ahora en la primera columna escribo los datos principales de la empresa:

• Nombre de la empresa
• C. Postal
• Dirección
• Ciudad
• Provincia
• Distrito
• Teléfono
• Correo Electrónico
• Web

1. Asignamos negrita y color verde a los datos anteriores
2. Ahora a la celda que esta al lado de IGV, le asignamos el tipo porcentaje, alineado a la izquierda
3.  Ahora le pondremos un título en la parte superior en la combinación de celda B, C y D

Diseño de la hoja de productos y servicios con Excel

1. A la columna C le doy un acho de 37,57 aprox, a la columna D y E le doy un ancho de 13,71
2. En la fila 5, introduzco los encabezados,

• Producto
• Precio/ud
• %IGV

1. Ahora ingreso algunos productos de prueba
2. Luego selecciono todo el conjunto de celdas y lo convierto a tabla
3. A la columna de IGV, le doy formato de Porcentaje
4. Relleno datos para la columna precio(Formato soles) e IGV
5. En la parte superior ponemos el titulo productos y servicios
6. Quitamos la línea cuadrícula  

Diseño de la hoja de clientes con Microsoft Excel

1. En la fila 5, empiezo a llenar el encabezado

• CLIENTE
• DIRECCIÓN
• CIUDAD
• PROVINCIA
• DISTRITO
• TIPO
• RUC
• TELEFONO
• VENCIMIENTO
• FORMA DE PAGO

1. Ingreso algunos clientes de prueba, y seleccionando todo el conjunto de celda, lo convierto a tabla
2. En la columna Ciudad, provincia, distrito, tipo y vencimiento inserto una lista desplegable para que me seleccionar un conjunto de valores (desde la ficha datos)

• En tipo (natural; jurídico)
• En vencimiento (15; 30; 60; 90)

1. En la lista desplegable, separo los valores con punto y como
2. Ahora insertaremos un formato personalizado en la columna VENCIMIENTO, seleccionando dicha columna, nos dirigimos a la columna inicio, luego en formato de numero, personalizado, seleccionamos el cero y además seguido de comillas dobles la palabra días, cerramos comillas dobles
3. Llenamos información en las demás columnas
4. Luego quitamos la línea cuadrícula y le ponemos el título CLIENTES

Crear la hoja de registro de ingresos con Microsoft Excel

1. Escribimos los encabezados en la fila 5: Fecha Ingreso, Cliente, Producto, Cantidad, Precio/UD, %DCTO, Dcto, Importe U/D, Total, N° fac, Fecha Fac, Vencimiento, Fecha Vencto, Forma de Pago, %IGV, IGV, Estado Factura
2. Empiezo a llenar la información en la primera columna, y seleccionado el conjunto de celdas, lo convierto a tabla, y acomodo los anchos de las columnas  
3. En las columnas clientes y productos tiene que haber un desplegable, para ello me dirijo a la hoja clientes y a la columna de cliente le pongo un nombre: “ListaClientes”
4. Hacemos lo mismo con productos, le ponemos de nombre ListaProductos, y regresamos a la hoja ingresos
5. Ahora seleccionamos toda la columna cliente, nos vamos a validación de datos, lista desplegable, en origen presionamos F3 dentro del campo, seleccionamos las ListaCliente
6. Ahora le daremos formato a las columnas: cantidad, en formato de número con dos decimales y separador de miles
7. Para precio U/D le damos moneda en soles, y para %dcto le damos   porcentaje
8. Ahora para las demás columnas usaremos fórmulas
9. En Dcto= Precio U/D * %Dcto
10. Importe U/D= Precio U/D – Dcto
11. TOTAL= importe U/D * Cantidad
12. Las tres columnas anteriores en formato moneda, le damos color de fondo gris para diferenciar que son fórmulas
13. En las columnas N° FAC y FechaFac no pongo nada por ahora, pero en VENCTO, copio lo mismo que tengo en la hoja cliente
14. Para la columna fecha vncto, pondremos la condición, que si en la columna fechafacturacion no hay nada(el producto no se ha facturado) en fecha vcto  no ponga nada, pero si se ha facturatado,  la fecha vncto es igual fechafacturacion mas Vnto(plazo de cobros)  
15. Ahora como la columna Fecha Vto. Tiene formula le damos un clor gris para diferenciarlo
16. En la columna forma de pago, vamos a importar los datos de la hoja clientes, siguiendo el mismo protocolo que hicimos con cliente y productos.
17. Le ponemos un nombre p.e ListaFormasDePago
18. Lo importamos en la columna forma de pago de la hoja ingresos
19. En la columna %IGV, no colocamos ninguna fórmula, por tanto ponemos valores de ejemplo, dándoles los respectivos formatos
20. Ahora en la columna IGV, lo calculamos mediante la fórmula %IGV * TOTAL
21. %IGV CON FORMATO PORCENTAJE, IGV CON FORMATO MONEDA SOLES, Y A LAS COLUMNAS DE FÓRMULAS LE DOY  COLOR DE FONDO GRIS
22. En la columna estadofactura, vamos incorporar una lista desplegable con los datos separados con punto y coma: Sin enviar; enviado; Cliente avisado; Recibo Pagaré; cobrada; impagada
23. Completamos algunos datos para las columnas: ESTADO FACTURA, N° FAC, FECHA FACTURA
24. Ponemos el título a la hoja: REGISTRO DE INGRESOS Y quitamos la línea cuadrícula

Crear la estructura personalizada de la factura con Excel (Hoja Factura Emitida)

1. En la parte superior ponemos el titulo: FACTURA
2. Seleccionamos la celda C4 HASTA F6, para insertar un logo, en la ficha insertar, ilustraciones o imágenes, buscamos el logo deseado y lo insertamos
3. Acomodo el ancho y la altura
4. A las columnas I, J le damos un nacho de 1
5. Aumentamos los anchos de las columnas: C, D, E, F, G, H
6. Ahora le aplico un fondo VERDE CLARO al conjunto de celdas desde C6: D10   y también un color de línea con todos los bordes
7. Ahora seleccionamos el rango C9:D10, y le damos una combinación horizontal
8. Haremos algo parecido en las columnas F, G, H desde F6 hasta H10, Color de fondo verde claro, mismo color de línea con todos los bordes, pero en la fila 7, combinamos las tres columnas de forma horizontal, también en la fila 6 con las columnas F, G y por último desde F6:G10 le doy combinar horizontal
9. En la fila 12, desde la columna C HASTA LA H, le damos color de fondo verde claro, y el mismo borde que los anteriores  
10. Combinamos Horizontalmente desde la columna D al F,
11. Ahora en la fila 14, escribo los encabezados: PRODUCTO, CANTIDAD, PRECIO Ud, Dcto., Precio Neto Ud, Total Productos
12. Le doy un color de fondo verde al encabezado
13. Ahora seleccionamos el rango, desde J4 hasta J71, LE DAMOS color verde azulado, y desde J71, hacia la izquierda hago lo mismo, selecciono la fila hasta B71 con el mismo color verde azulado
14. Hasta ahí hemos enmarcado el espacio que será la factura
15. Ahora el relleno sobrante, lo quitamos, o mejor sin relleno
16. Seleccionamos los cuadros vacíos creados anteriormente para darle los estilos: negrita, color de texto vede azulado
17. Ahora en la parte inferior, fila 67, escribimos el encabezado: BASE IMPONIBLE, TOTAL IGV (ocupa 2 columnas), TOTAL
18. Combinamos y centramos, las 2 filas inferiores inmediatas a los encabezados, y a todas esas celdas combinadas le damos todos los bordes
19. Finalmente desactivamos la cuadrícula

Crear la tabla dinámica para la factura con Excel          

1. Vamos a crear una tabla dinámica en la misma hoja de FacEmitida, a partir de la tabla que se encuentra en la hoja ingresos, entonces a esa tabla le asignamos un nombre p.e TblIngresos
2. Ahora en la celda debajo del encabezado de productos, ahí nos ubicamos y luego creamos la tabla dinámica, a partir de la tabla anterior
3. Luego de creado, seleccionamos los campos para nuestra tabla, según el diseño de la factura
4. Producto lo llevo a filas, cantidad a valores (que sea suma), precio a valores, descto a valores, import u/d a valores, total a valores, n° fac a filtros
5. Ocultamos la fila 15, ya que los encabezados se repiten, click derecho en cualquier parte de la tabla, propiedades de tabla dinámica, quitar el check de autoajustar tabla
6. A cada una de las columnas le asigno el formato respectivo: moneda en soles
7. Cambiamos el diseño para que no se vea el color de fondo el filtro N° fac
8. Adecuar los anchos de cada columna
9. Quitar los totales desde la ficha diseño, totales generales, desactivado para filas y columnas

Fórmulas para los datos y totales de la factura  

1. Continuando en la hoja Facemitida, Extraemos los datos generales de la empresa, en los cuadros superiores
2. Para que me vaya quedando más o menos así [pic 1]
3. Ajusto las opciones para imprimir [pic 2]

Cómo generar un listado de facturas emitidas con Excel

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