FORO 2 Y 3 ISO 9000 DOCUMENTACION

FORO 2

¿Por qué es importante documentar un SGC?

El no documentar un proceso o procedimiento equivaldría a empezar desde cero cada vez que alguien trate de realizar este proceso o procedimiento por primera vez, además la documentación de una empresa resguarda su capital intelectual, el cual en casi todas las oportunidades se ha adquirido con la experiencia, por eso el conocimiento difícilmente logrado se debe preservar para la toma de futuras decisiones, ya que representa el “saber hacer”. Por otra parte se debe tener claro que la documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los documentos. Por eso se debe tener cuidado de no generar documentación que pueda entorpecer los procesos. Un proceso bien diseñado e implementado debe tener un buen soporte documental.

Ahora bien desde un punto de vista estrictamente organizacional las razones de más importantes por las que se debe documentar un SGC son:

 La estandarización de los procesos.

 La planificación organizacional.

 Control de las actividades realizadas.

 Facilitar las Auditorias.

 Preservar el Capital intelectual.

¿Cuáles son los beneficios de contar con un sistema documentado?

• Un sistema documentado es una herramienta para los empleados, ya que les permite conocer la manera de cómo se debe trabajar para la empresa y llevar a cabo sus labores relacionadas con asegurar la calidad del producto.

• Toda la documentación se usa para complementar la capacitación de los empleados.

• Puede utilizarse como un parámetro de comparación, entre lo que está establecido en los documentos y la práctica, lo que facilita llevar a cabo auditorias para verificar el cumplimiento.

• Provee evidencia objetiva para las auditorias.

• Provee un método para evaluar el rendimiento del sistema de calidad de los proveedores y subcontratistas, de esta manera se asegura que los mejores proveedores del producto de calidad sean seleccionados.

• Son el soporte o la base de las actividades de mejora de la calidad. Con la información actualizada en mano es más fácil prever errores y evitar reprocesos.

• La documentación representa una prueba objetiva de que los procedimientos están correctamente definidos, brindando confianza a los clientes y a la propia compañía.

Definitivamente, los documentos son útiles y necesarios, sin embargo, esto no significa que todas las tareas de una empresa se deban documentar, debe de buscarse un equilibrio entre la extensión de la documentación, las habilidades y formaciones del personal

En la empresa donde laboras ¿Qué estrategias han utilizado para comunicar y hacer entender la Política de Calidad?

Inducción de capacitación, política y manuales de procedimiento, comités conjuntos de Políticas de Calidad, descripciones de trabajo, avisos y recordatorios, conversaciones y reuniones

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