FUNCIÓN DEL PRESUPUESTO COMO DE PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, PÚBLICA Y PRIVADA

DEFINICION DE PRESUPUESTO

Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cuál es su papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces (y nunca con éxito) un presupuesto es algo aislado más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial, se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.

Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte de un sistema total de administración que incluye:

• Formulación y puesta en práctica de estrategias.

• Sistemas de Planeación.

• Sistemas Presupuestales.

• Organización.

• Sistemas de Producción y Mercadotecnia.

• Sistemas de Información y Control.

Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aun cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).

Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo si bien por costumbre los presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso. Pueden, sin embargo, referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto; a propósito, esta definición no implica que el presupuesto deba establecerse en términos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuestales completos pueden incluir, y de hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, además de:

• Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables

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• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

• Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

• Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

• Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

• Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

 Planear los resultados de la Organización en dinero y volúmenes.

 Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

 Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

 Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

Planificación y presupuesto.

Concepto de planificación: es la selección nacional de objetivos y metas y de los medios necesarios para alcanzarlos. Comprende además, la ejecución, el control, la evaluación y el reajuste de los planes resultantes de la selección realizada.

Principios de la Planificación: La planificación es un proceso que debería presentar los siguientes principios;

1. Racionalidad: Aplica el concepto de actuar inteligente y anticipadamente. Es un reductor de incertidumbre. Implica la capacidad para tomar de decisiones, posibilitando la evaluación y la selección de aquellas alternativas que garanticen mayor eficiencia y efectividad.

2. Previsión: Este principio se refiere al carácter anticipador de la planificación. La planificación permite diseñarla trayectoria que se va a seguir en el desarrollo del plan.

3. Continuidad: Plantea que la planificación está condicionada por el logro de determinadas metas que permite solución de las necesidades. Supone la integración de los otros principios.

4. Inherencia: Asume la existencia de valores que sirven para establecer criterios sobre los cuales si han de basar los planificadores para orientar el proceso.

5. Flexibilidad: Apunta hacia el hecho de que un plan debe permitir reajustes o correcciones en el momento de su ejecución debido a circunstancias y razones derivadas de la dinámica de acción.

6. Objetividad: Este principio plantea la necesidad de estudiar los hechos sin aferrarse a opiniones o juicios preconcebidos.

7. Universidad: Consiste en que la planificación debe abarcar los diferentes pasos o etapas del proceso económico y social y prever las consecuencias que producirá la aplicación de las diferentes políticas de acción.

8. Unidad: Significa la necesidad de que los planes tengan unidad, es decir, que están integrados entre si y forman un todo orgánico y compatible. El principio de la unidad surge como efecto de la debida integración de los programas sectoriales, en el programa global que impida el malgaste de recursos en acciones duplicadas o no debidamente ajustadas.

Pasos de la Planificación: La planificación para llevarse a cabo debe seguir 4 importantes pasos;

1. Formulación: Esta fase comprende;

• La realización de un diagnóstico de la realidad económica-social existente.

• Efectuar las proyecciones de los objetivos de conformidad con el diagnóstico realizado (pronostico).

• Fijar las metas y los recursos necesarios para alcanzarlas.

2. Discusión y aprobación: Consiste en lograr la aprobación del plan por parte de las máximas autoridades del país y de las instituciones involucradas y motivar en general la opinión pública.

3. Ejecución: Una vez aprobados los planes corresponde a los organismos operativos llevarlos a la realidad; para este efecto, la administración pública es la encargada de tomar las medidas necesarias para el cumplimiento de las notas originalmente

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