Finanzas.

Lugar  del departamento  de compras  en la organización .  Como se ha dicho  repetidas veces  en anteriores capítulos , la posición de un determinado  departamento  en una organización depende de varios factores , entre los cuales predomina el del criterio  de la gerencia a este respecto . Otros son : 1° La costumbre general ; 2° La tradición en el negocio respectivo; 3° Las aptitudes  e intereses especiales  de un determinado jefe. ; 4) La índole de la empresa , y 5) , La situación geográfica deEl líder militar, virtudes y cualidades: la respectiva función en su relación con los demás.

            La índole de la empresa es tal vez el factor  que sigue en importancia al del criterio de la dirección , para el establecimiento  del departamento de compras  dentro de una determinada  institución .En empresas de distribución , la mayor parte de las adquisiciones  es destinada a la reventa, y éste volumen de operaciones  no está a cargo del departamento  de compras, sino de determinados miembros  de la organización de ventas denominados encargados de compras  . El departamento de compras , en su sentido orgánico general , es sobre todo , de tipo consultivo.

            Si la compra d materias primas es de capital  importancia  para determinada empresa, como por ejemplo , la compra de ganado en una fábrica de conservas de carne,  el encargado de  compras no está situado en idéntica posición que su colega  de un almacén por secciones , y muchas veces tampoco en la del  comprador especialista de otro tipo de empresas industriales, sino que dependerá de un vicepresidente. Las actividades del encargado de compras están separadas  de la del departamento de compras estableciendo en la empresa , cuya función es adquirir maquinarias y enseres , materiales de construcción , en suma , casi todo , menos materias primas , como el ganado en  la industria  conservera y los géneros para la reventa en una empresa  comercial .

            En muchos establecimientos industriales , las compras  están a cargo de una  sección del departamento de fabricación , y el agente de compras  depende directamente  del director técnico , del encargado general o del de control de producción ( véase figura 41 a, b y c ) . Si depende del director técnico , el agente de compras está a idéntico  nivel  que el encargado general  y tal vez que el del control de producción , según que éste dependa también del director  técnico  o solo del encargado  general. Con frecuencia  , determinar a quién debe estar subordinado  el agente de compras  es una cuestión práctica  que depende de las personas  que desempeñen el cargo . Las funciones fundamentales  de muchas empresas pueden coordinarse mejor si el encargado  de control de producción  tiene igualmente  a su cargo las existencias de materiales , en concepto de sección, y las compras, también como sección . Los agentes de compras  no tienen  muchas simpatías por éste tipo de disposición , porque , como es lógico , les gusta depender de un jefe de superior categoría  dentro de la organización . Sin embargo bajo la inspección  del encargado   de controlar la producción , el agente de compras  no se ve coartado en su trabajo , y es una ventaja que dependa de la persona  que dentro de  la empresa  se halla más en contacto  con sus necesidades en materia de adquisiciones.

            En empresas industriales relativamente modestas , el servicio de compras  y los almacenes de material están a veces combinados en un solo departamento. En tales casos , el control de producción suele ser primitivo o divisionario.

            Algunas veces , cuando la función productiva no es de gran importancia, por consistir solo en algún proceso  simple de transformación, las compras pueden depender de una sección del departamento  de ventas. Esto resulta lógico en este tipo de empresas , que son relativamente escasas.

  Funciones del departamento de compras. Los principales cometidos  del departamento de compras pueden resumirse como sigue:

1.      Adquirir las materias primas , instalaciones , accesorios, pertrechos y demás servicios necesarios , conforme a relaciones  preestablecidas.

2.      Realizar las compras según programa , o cuando  haga falta .

3.      Comprar en un precio ajustado  a los tipos referidos , que no sean superior al corriente de mercado según las cantidades , y estar atento a las ofertas favorables del mercado . Debe recordarse siempre que la buena práctica adquisitiva  ha de conformarse siempre a la ética mercantil .

Para realizar  las funciones que enumeran , es necesario que el departamento de compras establezca sistemas y procedimientos apropiados para atender a multitud de detalles. Cada departamento de compras se halla , en cierto modo , limitado en sus actividades ; muchos de ellos no necesitan ocuparte de todos los extremos relacionados a continuación :

1.      Estudiar los mercados  a fin de fijar el momento oportuno para comprar.

2.      Cultivar varias fuentes de abastecimiento.

3.      Estar constantemente a la mira  de nuevos productos , materiales o instrumentos mecánicos , para llamar la atención  de los funcionarios competentes  sobre posible sustituciones    de los actuales.

4.      estar al corriente  de las disposiciones legales  y tributarias  que puedan afectar  a los precios de los artículos .

5.      recibir a todos los vendedores , a pesar de que no halla demanda  de sus respectivos productos  por el momento . Importa mucho mantener  en activo todas las relaciones  mercantiles . Los vendedores pueden ser verdaderos misioneros del progreso.

6.      Participar en la formulación de descripciones o reseñas de primeras materias  y pertrechos . Una vez ha percibido especificaciones técnicas del departamento de proyectos , el de compras puede  prestar un buen servicio advirtiendo que una determinada  característica  es difícil de procurar , y un leve cambio se traduciría en un menor coste.

7.      Pedir presupuestos antes de comprar artículos  de importancia , para comparar las ofertas y hacer el pedido  ateniéndose  a las normas fundamentales   de la empresa.

8.      Comprar artículos que no requieran  muestras ni ofertas.

9.      Participar en la redacción de normas  relativas a compras de objetos para la sociedad o para el personal , como servicio especial para éste.

10.  Disponer  lo necesario , para contar y revisar  las compras

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