Formularios Contables

FORMULARIOS Y REGISTROS CONTABLES

DEFINICIÓN DE FORMULARIOS

Un formulario es un documento, ya sea físico o digital, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propósito, para ser almacenados y procesados posteriormente.

En informática, un formulario consta de un conjunto de campos de datos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso. Cada campo debe albergar un dato específico, por ejemplo, el campo “Nombre” debe rellenarse con un nombre personal; el campo “Fecha de nacimiento” debe aceptar una fecha válida, etc.

En Internet y sistemas informáticos, los formularios pueden rellenarse en línea, con validación de datos, y son muy útiles para registrar usuarios, realizar encuestas, acceder a sistemas restringidos, etc. Los formularios por Internet se llaman formularios web, y generalmente se construyen mediante etiquetas HTML, aunque también pueden emplearse otras tecnologías como Flash, Java, etc.

En matemáticas, también se conoce como formulario a un compendio de fórmulas matemáticas o algebraicas, pertenecientes a una o varias categorías, que sirve de guía o recordatorio para el momento de aplicarlas. Por ejemplo, para cálculos trigonométricos, conversiones entre cifras expresadas en diferentes unidades de medida, movimientos, fuerzas, pesos, volúmenes, potencias eléctricas, etc.

CLASIFICACIÓN DE FORMULARIOS

La clasificación de los formularios puede ser hecha con base en diferentes criterios.

Algunos de estos pueden ser:

-Organigrama de la empresa

-Grado de intervención de un computador

-Su tamaño

- Su propósito

-El número de copias

-Combinación de los anteriores

Los métodos mas utilizados para codificar los formularios son:

-Método nemotécnico

-Métodos de bloques

-Métodos alfanuméricos

DEFINICIÓN DE REGISTROS CONTABLES

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.

CLASIFICACIÓN DE REGISTROS CONTABLES

Los registros contables se segmentan en diferentes subcategorías. Prueba de ello es la existencia de los:

• Registro de nómina

• Registro de las devoluciones y rebajas en ventas

• Registro de comprobantes

• Registro de Cheques

• Registros de devoluciones y rebajas, entre otros.

CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS

Las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:

-Sencillez en su diseño.

-Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.

-El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.

-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligación.

-Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la información que contienen los mismos.

-En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios pre numerados.

-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.

-Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica y se indique la última fecha de revisión.

De acuerdo a su presentación pueden ser:

-Simples

-Compuestos

Formularios simples documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.

Formularios compuestos poseen más de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.

Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:

-De bloques

-Talonarios

-Juego listo o snap out

-Formas continuas

De acuerdo a su uso pueden ser:

-Para originar una acción

-Para registrar una acción

-Para informar resultados

Formularios para originar una acción inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo.

Formularios para registrar una acción guardan información que pueden ser requeridas posteriormente.

PARTES QUE CONFORMA UN FORMULARIO

• Encabezado o pie del formulario. Tanto el encabezado como el pide del formulario sirven para colocar elementos fijos, es decir, que no cambian entre un registro y otro. Se puede tratar tanto de texto como de imágenes, botones, etc.

• Detalle. Esta es la zona principal del formulario, donde se van a situar los campos que lo compondrán.

• Encabezado o pie de página. Los datos que colocamos en esta zona se visualizarán una vez por cada página, pero sólo en Vista Preliminar.

El encabezado o pie del formulario o de página se pueden agregar o eliminar utilizando la opción Encabezado o pié de página existente en la pestaña Organizar, en el grupo Mostrar u ocultar, de Herramientas de diseño de formulario, estando en vista diseño.

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS

Los formularios pueden ser clasificados:

De acuerdo a su presentación pueden ser:

- Simples

- Compuestos

Los formularios simples son aquellos documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como los depósitos a una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta correspondiente. Las cartas con membretes de la Empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:

- De bloques

- Talonarios

- Formas continua.

De Acuerdo a su Uso Pueden Ser:

Los formularios para originar una

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