GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Enviado por 28482877 • 20 de Febrero de 2014 • 427 Palabras (2 Páginas) • 296 Visitas
ACTIVIDAD
TEMA
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
PRESENTADO POR
RUDT PEREZ CHACON
SENA 2014
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La Administración Documental permite el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestión en las organizaciones. Algunos de los objetivos de la administración documental son:
*Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
*Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
*Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
*Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.
*Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.
* Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.
*Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
La administración Documental es una herramienta eficaz puesto que facilita el proceso de ubicación de documentos para que de esta manera la empresa pueda disponer de ellos en cualquier momento y sean ubicados con facilidad y en forma oportuna , además evita el desorden y la complicación de manejar toneladas de hojas y documentos que no se sabe ni de que son, en cambio mantener un archivo organizado de los documentos que se reciben, los que salen, los que no son necesarios y de los duplicados . Se evita el exceso de información innecesaria y que no permite usar la información fácilmente por el exceso de la misma.
La administración documental, es la forma o manera de archivar manual o digitalmente la información requerida, la administración documental ofrece amplias y modernas tecnologías en función del mejoramiento en la toma de decisiones haciendo más eficiente la organización y el debido uso de los documentos. Archivar los documentos es muy importante para la administración y la cultura porque ellos son imprescindibles para la toma de decisiones en una gran cantidad de actividades, Por lo tanto en este proceso también se debe tener en cuenta la tabla de retención documental que es un listado de series, con sus correspondientes sub series y tipos documentales, a las cuales se le asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
El conocimiento de la clasificación y manejo de datos trae consigo innumerables beneficios para el desarrollo de las actividades de una entidad, no únicamente para el área encargada de las labores de archivo, sino también para la obtención de historiales en sus diferentes campos de acción, entre otros; Área contable, Recursos Humanos y los departamentos que ejecutan la finalidad y objeto social de cada institución.
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