Generalidades De La Administracion Documental

Tema: Generalidades de la Administración Documental

2. Los objetivos que debe perseguir la Administración Documental son:

 Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

 Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se tramitan.

 Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

 Recepción y orientación.

 Registro y distribución.

 Archivo.

ENSAYO

“ADMINISTRADOR DOCUMENTAL, EL EJE DIRECCIONAL A UNA MEJOR ORGANIZACIÓN”

Cabe recordar que la administración documental es el procedimiento que se le debe dar a un documento, con el fin de conservar la información de una manera precisa, ágil y oportuna a aquellos que la requieran, con el objetivo de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de toda clase.

En muchas compañías no hay un eje que direccione toda la información que es tan vital de conservarla y facilitar para su búsqueda en cualquier momento dado.

Afortunadamente, hoy en el Siglo XX, tenemos la dicha de conservar la información mediantes equipos, medios magnéticos, discos duros, etc., que respalden toda la documentación física guardada. Con esto, quiero expresar que he tenido la experiencia de conocer a aquella persona que ha hecho un excelente trabajo dentro de la organización que estuve desempeñándome como digitadora desde hace un año, y es el ADMINISTRADOR DOCUMENTAL, eje que ha direccionado por mucho tiempo planeando, dirigiendo, controlando, circulando, conservando toda clase de información, con el fin de lograr una eficiencia dentro de la organización, apoyado con un sistema de gestión documental que hoy en día permite un acceso rápido, fácil y seguro a los documentos y datos de la empresa; reducción de la circulación de documentos y registros en papel; automatización de las actividades requeridas para el proceso de control de documentos; agilidad en el proceso de emisión y revisión de documentos.

Es así como se puede destacar la importancia que hay en un buen direccionamiento que este apoyado por un excelente sistema documental dentro de cualquier organización, ya sea pública o privada.

3. Dentro de las funciones que realizaba de mi puesto de trabajo eran:

 Recepción de documentos

Toda la documentación llegaba a mi puesto de trabajo para su respectiva clasificación.

 Clasificación de los documentos

Clasificar los documentos por ciudades, luego por procedimiento, es decir, la documentación tenía que realizarse de acuerdo a la petición o solicitud que venían en el documento.

 Digitación de la información

Una vez clasificada la documentación se procedía a la digitación correspondiente

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