Generalidades De La Administración Documental

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

TEMA 1

2- OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

• Facilitar la búsqueda y conservación de todos los documentos, reduciendo costos y espacio.

• Conservar la memoria corporativa.

• Ayudar a la toma de decisiones futuras, pues son material de consulta del éxito o fracaso de decisiones pasadas.

• Optimizar procesos de trabajo, pues al ser una organización eficiente de documentos, se gana tiempo.

• Apoyar investigaciones y procesos legales, pues todos los datos aquí almacenados, servirán de herramientas básicas para el desarrollo de futuras investigaciones internas de la compañía.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ENSAYO

Las empresas tienen que cumplir con numerosas actividades, por lo que es cada vez más importante para la gestión de documentos y archivarlos de forma adecuada.

Primero que todo la administración documental trata de garantizar la disponibilidad de los documentos, recuperación y organización, ya que minimiza costos de retención, almacenamiento, logística y seguridad, gracias a los avances de hoy día los documentos necesarios están a la mano de los que lo requieren, sus oficinas se encuentran con más espacio y de antemano cuidamos nuestro planeta.

Hasta ahora en mi concepto la administración documental requiere más investigación y profundización, además, su utilización no solo se limita a las grandes empresas si no hasta la vida diaria

Todos los documentos generados por el personal de la empresa, tales como correos electrónicos, documentos de texto, presentaciones en PowerPoint y faxes, debe ser cuidadosamente registrados, archivados y disponibles cuando sea necesario. Sistemas seleccionados para ayudar en la gestión de documentos tiene que ser seguro para garantizar un control adecuado sobre el uso de datos sensibles, pero también debe asegurarse de que los usuarios no se hicieron esperar mucho tiempo para los documentos importantes que necesitan. Los usuarios deben encontrar el sistema sea fácil de usar y navegar.

Cuando los documentos requeridos son fácilmente disponibles a los usuarios en tiempo real, los procesos de trabajo son mayores. Esto hace que sea posible tomar decisiones informadas y preparar los documentos de acuerdo con todas las regulaciones y los factores que las gobiernan.

Las empresas no sólo deben emplear un sistema eficaz para gestionar todos sus documentos, también deben contratar personal calificado y con experiencia para supervisar la eficacia de estos sistemas de gestión de documentos. Las empresas tienen que darse

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