Generalidades de la administración documental

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Se entiende como Administración Documental al conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y/o empresas desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Objetivos de la Unidad de Administración documental.

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los

Documentos que se procesan.

2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil . de los documentos archivados.

5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.

6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

ENSAYO

En la vida de todo ser humano debe de existir un orden en todo lo que se maneje ya sea a nivel personal o laboral, puesto que de esa manera tendremos una mejor utilización y conservación de todo lo que manejemos en nuestra vida.

En Colombia este proceso no se cumple muy a menudo en las entidades públicas que prestan diferentes servicios a la comunidad en general, a pesar que está establecido en la constitución política de Colombia, puesto que día a día vemos como la comunidad tiene que esperar días o meses para tramitar algún documento, porque simplemente en las entidades no maneja un adecuado control de todos los documentos o archivos que allí se tramitan.

Personalmente en mi vida laboral me desempeño como asistente personal de un Licenciado de Matemáticas y Biología, lo cual se requiere de un alto manejo de documentación de archivos y documentos como: documentos de los alumnos, trabajos, guías de trabajos, libros, etc. Nosotros manejamos un alto control de organización de todos los documentos, papeles o archivos que se manejan, para que cuando necesitemos cualquier documento podamos tener acceso a él lo más rápido posible.

Esta es una de mis funciones primordiales, organizar todos los documentos o archivos que aquí se maneja para tener un mayor control sobre todos estos documentos, para cuando sea necesario utilizar alguno de ellos. Esto no es una tarea fácil pues requiere de mucho orden y disciplina para tener este control y para ofrecer un mejor servicio tanto a los estudiantes como a cualquier persona que se acerque.

Podemos decir que el gran éxito que hemos tenido con mi jefe se debe

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