GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

1. Cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente

Entidad: Palacio de Justicia de Bucaramanga

Recepción de documentos

Los documentos recibidos de personal externo a la oficina se clasifican, son llamados oficios y se identifican con un número de consecutivo, fecha, hora, persona que entrega y quien recibe el documento.

Radicación de documentos

• Se radica la solicitud en el sistema con número de radicado o consecutivo.

• En el sistema se escoge la dependencia a la cual va dirigido el oficio por ejemplo( Área administrativa, recursos humanos, área financiera, dirección ejecutiva, cobro coactivo) si es para radicar una demanda pasa a los juzgados y el proceso se hace dependiendo del tipo de proceso (penal, civil, familia, labora entre otro) y se maneja de una manera diferente.

Distribución de documentos

• Esta acción la realiza la persona encargada de la oficina de correspondencia o patinador.

• Se encarga de llevar el oficio al área y persona a la que va dirigida el documento.

• Se lleva el control de la fecha y hora de recibido, así como de la persona que lo recibe. (verificación de la recepción)

Tramite.

• Cada área se encarga de responder la solicitud teniendo en cuenta sus funciones y ellos determinan los tiempos de respuesta de los trámites y vigencia.

• Para hacer la entrega de la respuesta emitida se inicia mismo proceso y con las mismas características de radicación interna, así como la información de la persona que generó la comunicación, con respectivos sellos y firmas registradas o autorizadas.

Organización.

Los soportes de la comunicación y la copia de la respuesta son archivados en el expediente correspondiente para una posterior consulta.

2. Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, Explique cómo se hace la clasificación de los archivos

Archivo descentralizado con control descentralizado: Allí cada dependencia es responsable de su propio archivo y éste es liderado por el jefe de la oficina, sin embargo aquí solo se encuentra el archivo activo y semi activo, porque una vez los documentos cumplan su ciclo en la oficina son remitidos a un archivo general en donde hay un espacio destinado para cada oficina y aún el responsable es el jefe de cada área.

Los documentos son guardados en AZ según la solicitud.

Para los procesos cada uno se guarda independientemente en carpeta y bajo un número de radicado.

No obstante a lo anterior si existe una persona encargada de controlar el archivo general, y de

...