Generalidades De La Administración Documental

ACTIVIDAD # 1.

Apreciad@ alumno:estudiado y analizado los contenidos de la SEMANA 1:

"Generalidades de la Administración documental”,

Es indispensable identificar que la Administración Documental en la actividad archivística es la base de la circulación de la información en las organizaciones, y trasciende al éxito en la toma de decisiones y la promoción de los sistemas de gestión de calidad.

Después de haber estudiado el primer contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas.

Le recomiendo: Primero desarrollar esta actividad 1 y luego realizar la actividad 2 evaluación (solo tiene una oportunidad para realizarla, porque cuando ingresa a la Actividad 2 Evaluación, no permite guardarla y debe realizarla inmediatamente, por eso se debe estudiar antes)

CRITERIOS DE EVALUACIÓN.

 Investigación, análisis y conceptualización del tema propuesto.

 Presentación y manejo del formato , en letra arial 12 y máximo 3 paginas

 Presentación y ortografía.

 Puntualidad en la presentación de la actividad.

PASOS A SEGUIR.

Esta actividad 1 tiene un valor de80 puntos, discriminado así: ejercicio 1 vale 20 puntos y el ejercicio 2 vale 60 puntos

Ejercicio 1

Es por eso que se presenta el video denominado: PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL, el cual usted deberá observar y analizar con detenimiento, y posteriormente reflexionar:

a. ¿Acerca de la importancia de incluir en el sistema empresarial, la Gestión o Administración Documental?

Es indispensable e importante para las empresas y hasta para la vida personal, permite tener orden, control y más tiempo, pero hay muchas empresas o personas que creen que no es indispensables, creen que es solo archivar documentos por que la ley le exija guardar los soportes de la empresa, y que esta función la puede hacer cualquier persona. pero no es así pero el video de reflexión, se mira la importancia de la gestión documental que es supervisada por leyes, normas y acuerdos es como otra profesión (contaduría, medicina, derecho entre otras) ,unas de sus funciones es coordinación, fluidez, ganar tiempo porque valioso para cualquier organización o persona y ahorrar dinero a las empresas, tendrán control de sus documentos y contenidos, al momento de buscar información sea eficientes, agilidad y veloz para sus clientes, jefes, empleados y el mismo estado con una excelente conservación si se aplica todo lo de gestión documental, capacitando al personal en cargado de esta hermosa actividad.

Ejercicio 2

La normatividad vigente y la caracterización de diferentes términos son indispensables para una adecuada comprensión de las generalidades de la Administración Documental en la archivística.

Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca aún más del tema, realizando la lectura detallada de los siguientes documentos:

•Ley 594 de 2000

•El Acuerdo 027 de 2006

Responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

Es de suma importancia dentro de las organización ayuda con el proceso de la elaboración de documentos que se debe aplicar planeación, organización, ejecución, control estos ingredientes son indispensables se tiene como objetivo una misión como las empresas lo aplican internamente y externamente para prestar su servicio o producto así se debe implementar la gestión documental en la empresa, se obtiene una coordinación en cuanto a la documentación y la comunicación se puede llevar al archivo de manera eficiente, eficaz siempre teniendo en cuenta las cinco funciones: control mantenimiento almacenamiento de documentos, descarte de documentos, recuperación de la información, en muchas empresas no son necesarias de aplicar pero hay que tenerlas presente para llegar al éxito, porque la búsqueda de los documentos es más fácil y ayuda a la conservación, desalojar los documentos obsoletos pero haciéndolo como lo indica las normas estos hace disminuyendo costos y gastos y espacio hay que cambiarle esa idea de pensar a las empresas , personas de que la administración documental es solo archivar o guardar los documentos y un cajón o archivador que es muy bonita labor u ocupación.

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce o investigue.

En la empresa donde laboraba aplicaban muy poco lo de la gestión documental y las que conozco pasa igual, solo lo básico.

Ley 594 de 2000

Importancia de los archivos:

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