GESTION DE PROCESOS: FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

NÚMERO O CÓDIGO DE PROCESO

PROC-001

PROCESO

DISEÑO DE PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS

RESPONSABLE

Giancarlo Ventura Granados

OBJETIVO / PROPÓSITO

Diseñar un Proceso de Negocio para la Contrataciones de Bienes y Prestación de Servicios de la Dirección Sub Regional de Salud – CHOTA para Adquisiciones Menores a 3 UIT

CONTENEDOR DE DATOS DEL PROCESO

FRECUENCIA

Este proceso se realiza cada vez que se solicita un requerimiento por parte del área usuaria.

IDENTIFICADOR

ACTIVIDAD

DATOS DE ENTRADA

DATOS DE SALIDA

1

Recepcionar Requerimiento por parte del Área Usuaria

Unidad de negocio elegida

2

Aprobar Pedido de Compra

Segmento elegido

3

Generar Solicitud de Cotización

Tipo de Producto Elegido

4

Elaborar expediente de contratacion

Producto Creado

5

Generar Orden de Compra y/o Servicio

Producto Validado

6

Recepción por parte de almacén y conformidad del Área Usuaria

Producto Aprobado

INDICADORES (CRÍTICOS DE CALIDAD, COSTO Y TIEMPO):

• Numero de requerimientos solicitados en un día.
• Tiempo promedio de 1 día para solicitar cotización.
• Tiempo promedio de 7 días para generar órdenes de compra y/o servicios.

PROBLEMAS IDENTIFICADOS:

• A determinar durante la consultoría

MEJORAS SUGERIDAS:

• A determinar durante la consultoría

ID

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

ROL

TIPO

1

Enviar Requerimiento

Requerimiento (solicitud formal) suscrito por el Jefe del área usuaria, adjuntando EETT o TdR suscritos por el área usuaria, y de ser el caso, por el área técnica que intervino en su elaboración. Indicando finalidad pública de la contratación.

Área Usuaria

Manual

2

Verificar que los Requerimientos cuenten con las firmas autorizadas

Se realiza la actividad cuando el jefe de administración verifica que la documentación contengan todas las firmas autorizadas por parte del área usuaria.

Jefe de Administración

Manual

3

Recibir Documentación y Autoriza Pedido de Compra

Autorización del Pedido de Compra.

Jefe de Logística

Manual

4

Registra y Genera Solicitud de Cotización

Registra el Pedido de Compra y genera la solicitud de cotización para ser enviada a los proveedores

Jefe de Adquisiciones

Manual

5

Recepciona y Responde Solicitud de Cotización

El provedor recibe la solicitud de cotización y atende a dicho pedido

Proveedores

Manual

6

Elabora Cuadro Comparativo y Resumen Ejecutivo

Recepciona las cotizaciones, elabora el expediente de contratacion, conteniendo resumen ejecutivo y cuadro comparativo

Jefe de Adquisiciones

Manual

7

Solicita Disponibilidad Presupuestal

Solicitud formal suscrito solicitando disponibilidade presupuestal

Jefe de Logística

Manual

8

Tramita y Verifica el contenido técnico presupuestal

Recepciona Expediente de contratación, Aprueba o Rechaza disponibilidade Presupuestal.

Jefe de Planeamiento y Presupuesto

Manual

9

Aprueba Certificación Presupuestal

Va al Procedimiento: Solicitud Presupuestal de Asignación Trimestral y su Aprobación.

Jefe de Planeamiento y Presupuesto

10

Genera Orden de Compra y/o Servicio

Verifica em la base de datos del OSCE que el proveedor cuente con RNP vigente.

Verifica en la base de datos de la SUNAT que el RUC del proveedor se encuentre Habido y Activo.

Jefe de Adquisiciones

11

Recepción de Orden de Compra y/o Servicios, Atiende.

Notifica al proveedor la orden de compra y/o servicio generada para su pronta atención.

Proveedor

12

Recepción de Bienes y/o Servicios

Recepciona los bienes o servicios adquiridos y notifica al área usuaria.

Almacen

13

Genera Constancia de Conformidad de Adquisición de Bienes y Prestación de Servicios

Constancia formal de conformidad de la adquisicion de bienes y la prestación de servicios.

Área Usuaria

14

Revisa documentación sustentatoria y autoriza pago a proveedores

Verifica documentación sustentatoria y autoriza el pago a los proveedores

Jefe de Administración