GESTION DE PROCESOS

Pedro Flores es el encargado de realizar el control de vales de combustible de Kardil, al inicio del año se le otorga un presupuesto para compra de combustible según el consumo histórico y la proyección de ventas. Los primeros días del año, con el presupuesto aprobado elabora su solicitud de combustible para la compra, en su caso no requiere aprobación previa y lo realiza al 100% del monto presupuestado. Esta solicitud debe ser detallada por tipo de combustible y para esto Pedro revisa el consumo por tipo de combustible histórico para calcular la distribución actual. El requerimiento lo remite a Sarita Guerrero, quien es la encargada de las compras, quien elabora una solicitud de cotización, Sarita busca los datos de contacto de los proveedores y les remite la solicitud de cotización. Sarita espera cinco días a la respuesta de los proveedores. Al cuarto día si no hay respuesta por parte de los proveedores les remite nuevamente la solicitud y espera tres días, si recibe menos de tres propuestas, remite sólo a los que no han enviado y si hay tres o más propuestas continúa con la evaluación y comparación de precios. Al que obtenga la mejor calificación se le otorga la atención, para esto se le cita a la firma del contrato. Pedro remite el requerimiento al departamento legal, donde Raúl Reyes elabora el Contrato según los términos de la cotización aceptada. El contrato es firmado por el Gerente General al igual que para el caso de contrato de personal. El proveedor se acerca a firmar el contrato a los tres días de recibido el comunicado y se le entrega asimismo la Orden de Compra generada. El proveedor hace entrega de 1000 vales a Pedro. Luego el contrato es remitido nuevamente a Raúl junto con una copia de la Orden de Compra y la Orden de Compra original es guardada por Pedro en un expediente.

Cuando los usuarios requieren consumir los vales elaboran una solicitud de combustible y la hacen aprobar con su jefe y luego con la solicitud impresa y firmada por el usuario y su jefe, se acerca donde se encuentra Pedro y le entrega la solicitud. Pedro ingresa el código de solicitud y registra la entrega de los vales, entregando al usuario un formato de consumo inicial que debe ser llenado por el personal de seguridad y luego entregado nuevamente a Pedro. En este formato de consumo el personal de seguridad registra el kilometraje y nivel de gasolina del vehículo del agente de ventas, así como datos del agente y placa del vehículo. El usuario en cualquier momento del trayecto hace uso del vale de combustible asignado. Al regresar de su jornada de ventas, Rolando entrega el vale de combustible sellado por el grifero, donde ha anotado la cantidad en monto y galones suministrados al vehículo.

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