Gestion De Calidad

2.6. Metodología para la implantación del sistema de calidad total

IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SEGÚN LA

UNE-EN-ISO 9001:2008

Fases de la implantación de un sistema de Gestión de la Calidad

Hay tres etapas principales para desarrollar el sistema de gestión de calidad:

• Evaluación y planificación

• Fase de implantación: Documentación del sistema

• Auditaría del sistema.

Evaluación y Planificación

Antes de comenzar debe realizarse una clara definición del proyecto y establecer el equipo de trabajo del mismo. Se nombrará un coordinador del equipo y se decidirá la necesidad o no de contar con un apoyo externo durante el proyecto, es decir, el apoyo de un consultor externo.

Equipo del Proyecto:

Se nombrará dentro de este equipo a una persona es responsable: el coordinador del proyecto. El coordinador será el responsable último de diseñar, desarrollar e implantar el sistema de calidad. El coordinador no tiene porque ser el propio encargado de calidad de la empresa. Para que la implantación tenga éxito es necesario un apoyo continuo del equipo directivo y para ello nada mejor que nombrar como coordinador a un miembro de dicho equipo. El equipo directivo de la empresa debería hacer durante todo el proyecto un seguimiento exhaustivo del proyecto, realizando reuniones periódicas con el equipo del proyecto y apoyándoles en todos los problemas que pudieran surgir.

Entre las labores fundamentales del equipo está el garantizar el cumplimiento del calendario establecido durante la fase evaluación y planificación, elección de grupos de trabajo en la fase de documentación del proyecto y el control de todo el proyecto. La elaboración de un presupuesto para el proyecto además del compromiso de cumplimiento con el mismo también es un aspecto importante que no debe descuidarse. Por último se encargarán de identificar las necesidades de formación de cara a la implantación del sistema y diseñar el mejor sistema para garantizar que todos los miembros de la organización reciben a lo largo del proyecto la necesaria información según niveles sobre el sistema de gestión de la calidad.

Dado que consideramos la implantación de un sistema de gestión de la calidad como proyecto vamos a ver a continuación qué es un proyecto y que características tienen:

Proyecto se define como un proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fecha de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

UNE-EN ISO 9000: 2008. Aptado 3.4.3

Todo proyecto se caracteriza por:

- Orientación hacia un determinado objetivo (definido o por definir): tarea, resultado...etc. Para la implantación de un SGC el objetivo es la total implantación del sistema y en su caso la obtención de un certificado ISO 9001.

- Limitaciones de tiempo y/o económicas: tienen un comienzo y un fin: Debe plantearse un horizonte temporal para lograr la plena implantación del sistema.

- Exclusividad y novedad: no hay dos proyectos iguales y el resultado de cada proyecto es único. Para cada empresa el proceso de implantación de su SGC es un proyecto único.

- Complejidad: proceso de planificación y seguimiento complejo.

- Organización y planificación de los recursos (presupuesto).

- Trabajo interdisciplinario: distintas funciones y distintas capacidades se encuentran y organizan conjuntamente. En caso del SGC toda la empresa se ve implicada en el proyecto.

Resulta de gran ayuda en esta fase el empleo del denominado „Modelo del Contexto“o „Modelo del Entorno“que se presenta la siguiente forma:

Además conviene preparar una planificación temporal del mismo por ejemplo mediante el empleo de un diagrama de barras:

Fase de Implantación: Documentación del Sistema

La norma exige que el sistema de gestión de la calidad se encuentre documentado. A continuación vamos a ver los distintos niveles de la documentación y os proporciono una presentación sobre la documentación SGC.Documentación de los Sistemas de Gestión de la Calidad

Niveles de la documentación

El manual de calidad es siguiendo la norma ISO 9000:2008 apartado 3.7.4. “el documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización”.

Un procedimiento es siguiendo la norma ISO 9000:2008 apartado 3.4.5. “forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso”. Es importante destacar que los procedimientos no tienen porque estar documentados.

Una especificación es siguiendo la norma ISO 9000:2008 apartado 3.7.3. “documento que establece requisitos”.

Un registro es siguiendo la norma ISO 9000:2008 apartado 3.7.6. “Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas”. La norma marca una serie de registros obligatorios de gran importancia para demostrar el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad en la práctica.

Las fases para documentar el sistema de gestión de la calidad son fundamentalmente:

- Manual de calidad: Descripción de la empresa y de su historia, Política de Calidad y objetivos de Calidad. Siendo muy importante el proceso de difusión de la política y objetivos de la calidad dentro de la empresa.

- Mapping de procesos: definición de los procesos y niveles de procesos de la empresa, además de sus interacciones.

- Estructura y desarrollo de los procedimientos, documentando los que se crean oportunos.

Para el correcto desarrollo de la documentación es necesario establecer de antemano el formato adecuado para toda la documentación.

En el desarrollo de la documentación deben elaborarse borradores de trabajo que sean discutidos y acordados por todos los implicados en cada documento, hasta llegar a los documentos definitivos.

MANUAL DE CALIDAD

El manual de Calidad como ya se ha introducido se define siguiendo la norma ISO 9000:2008 apartado 3.7.4. Como “el documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización” Los manuales de calidad deben adaptarse en cuanto a su tamaño y complejidad a cada organización. Manual de Calidad

Es decir, no puede predeterminarse la extensión o grado de dificultad que el manual de calidad deba tener.

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