Guía de estudio ADEPP

Guía de estudio: ADEPP – Invierno 2021

Usando Tecnología para Incrementar sus métricas en Órdenes Perfectas

• Actualmente las empresas buscan formas de obtener los bienes correctos para los clientes correctos en el momento correcto.
• Los indicadores muestran que conforme se mejora la distribución de la productividad y la exactitud con el tiempo, mejora también el nivel de servicio.
• Definición de orden perfecta: Completa, entregada a tiempo, libre de daño, con documentación y precio/facturación correctos.
• Índice de orden perfecta: medida de desempeño que se obtiene al multiplicar cada uno de los cuatro componentes.
• Órdenes perfectas están relacionadas con mayor rentabilidad, ganancias por acción más altas y mejores rendimientos sobre activos.

Tema 1. Introducción a los procesos de negocio y a la administración de proyectos

• ADEPP: Administración Estratégica de Proyectos y Procesos.
• Administración de proyectos: Planeación, dirección y control de recursos (personas, equipo y materiales) para cumplir o ajustarse con las restricciones técnicas de costo y tiempo del proyecto.
• Proyecto:

• No es un trabajo rutinario y repetitivo.
• Serie de actividades relacionadas para cumplir con un objetivo.
• La principal diferencia con un proceso es que el proyecto tiene un objetivo único, novedoso, nuevo, no repetido.
• Tendrá siempre un objetivo diferente.
• Se puede llegar a convertir en un proceso.

• Proceso:

• Una serie de actividades relacionadas a través de un flujo/secuencia para cumplir con un objetivo.
• Se repiten una y otra vez con el mismo objetivo.
• Transforman entradas (materiales, componentes, energía y mano de obra) en salidas (productos, bienes y/o servicios)

• Proyecto vs. Proceso: Un proyecto es un esfuerzo temporal limitado, a diferencia de un proceso que es una acción repetitiva que se ejecutará por un tiempo indefinido. Los proyectos se implementan para mejorar procesos.

• El componente más importante de una empresa son las personas.
• Estrategia: Debe responder a la pregunta ¿Cómo lo vamos a lograr?
• ADEPP se centra en los procesos de negocio, mismos que pueden estar relacionados con el sector terciario (sector de servicios), el secundario y el primario (bienes tangibles).
• Tipos de proceso:

• Procesos de negocio: Auditoría, campaña publicitaria, trámite aduanero, control de inventarios.
• Procesos termoquímicos: Fabricación de acero, refinación de petróleo, galvanización de lámina.
• Procesos de manufactura: Producción de autos, producción de relojes, fabricación de teléfonos.
• Procesos bioquímicos: Elaboración de yogurt, producción de vino, producción de levadura.

• Importancia de los procesos y su correcta administración: las empresas se organizan de acuerdo con sus estrategias, objetivos y recursos.
• Las empresas se integran por áreas de especialidad o por áreas funcionales comúnmente. Cada quién hace lo que tiene que hacer con la intención de maximizar el uso de los recursos.
• Las organizaciones basadas en funciones no siempre responden a las necesidades del cliente debido a que el personal se concentra sólo en su parte.
• Cuando las organizaciones son muy grandes, se crean feudos: lograr los objetivos del área es más importante que lograr los objetivos de toda la empresa.
• Componentes de las órdenes perfectas:

• A = Completa
• B = Entrega a tiempo (puntualidad)
• C = Libre de daño (calidad)
• D = Documentación y precio/facturación correctos.

• Índice de órdenes perfectas: Un proceso competitivo cuenta con A*B*C*D>= 98%
• Logística: Es la parte de la cadena de suministro que planifica, implementa y controla el flujo y almacenamiento efectivo y eficiente de bienes, servicios e información relacionada desde el punto de origen hasta el punto de consumo para cumplir con los requerimientos de los clientes.
• Las operaciones logísticas son importantes para lograr órdenes perfectas.
• Las empresas que son formalmente administradas son aquellas cuyos procesos están documentados. Estas prácticas no son exclusivas de las grandes empresas.
• Servucción: Es la palabra equivalente a “producción” de bienes intangibles o servicios.
• McDonald’s pertenece al sector de los servicios (pues vende un servicio rápido) y en el sector de los productos (pues vende comida).
• Los procesos de negocio también son llamados procesos administrativos.
• Efectivo: Cumplir con el objetivo.
• Eficiente: Usar los recursos de manera óptima.

Tema 2. Modelación de procesos de negocio

• Enfoque basado en funciones:

• Se dio al inicio de la administración científica impulsada por Taylor, Fayol, Ford y Sloan.
• A principios del siglo XX las organizaciones empezaron a desarrollar sistemas productivos con el objetivo de producir altos volúmenes de bienes y servicios.
• Estrategia: agrupación de máquinas y personas por especialidades de manera que cada recurso se enfoque en hacer exclusivamente lo que sabe hacer.
• Se localizaba a las máquinas y personas en un área y se nombraba un dirigente del grupo (jefe, supervisor, capataz).
• Con esta estrategia se lograban altas eficiencias del recurso pues se concentraba en muy pocas tareas.
• Con la misma lógica, la organización se dividía por funciones y en el mayor nivel jerárquico se encontraba el gerente.
• Cuanto más grande fuera la empresa, mayor la necesidad de agrupar y más alta la escala jerárquica de mando (director general, presidente, etc.).
• De esta forma se crearon áreas como ventas, compras, producción, mantenimiento, calidad, etc.
• La representación clásica de estas organizaciones es el organigrama.
• Una desventaja de este enfoque es que las personas se concentran más en los objetivos de su área y se les dificulta ver y contribuir al objetivo final de la empresa (la satisfacción del cliente).
• Otra desventaja es que se crean silos o cotos de poder ya que la empresa asigna recursos a cada área y para cada director se vuelve importante tener la mayor cantidad de recursos.
• El principal impacto de estos problemas es la insatisfacción de los clientes.

• Enfoque matricial:

• Existen los reportes indirectos. Es decir, ya no se tiene un solo jefe sino que un grupo de trabajo puede reportar a dos o más grupos de trabajo.
• Es el enfoque más común hoy en día y se crearon como respuesta a las necesidades de competitividad.
• Son más flexibles que las organizaciones funcionales.
• Su desventaja es que pueden generar conflictos de autoridad al haber más de un jefe para ciertas funciones.

• Enfoque basado en procesos:

• Parte de la idea de que los clientes adquieren productos y servicio desarrollados mediante procesos confiables y eficientes.
• El cliente no paga por el número de departamentos o áreas que tiene la organización, sino por el valor que tiene lo que adquiere.
• Debido a lo anterior, las organizaciones funcionales o matriciales deben reorientar sus actividades para que sea visible para todos, el proceso para producir bienes y servicios de valor para el cliente.
• También es necesario tener los recursos que se requieren y asignar un solo responsable (process owner) que responderá a las exigencias de los consumidores.
• Valor:

• Es definido por el cliente. El cliente no compra un producto sino una utilidad.
• Se enfoca en los resultados que espera tener el cliente con el producto o servicio.
• Se debe comprender los problemas, los temores y las ambiciones del cliente.
• Los proyectos hacen posible la creación de valor en el negocio.
• El PMI define al valor como el beneficio cuantificable neto que se deriva de una iniciativa de negocio. El beneficio puede ser tangible, intangible o ambos.
• En análisis de negocios, el valor del negocio es considerado el retorno en forma de elementos como tiempo, dinero, bienes o intangibles, a cambio de algo intercambiado.

• Procesos de valor al cliente:

• Se realizan a través de varias funciones o departamentos.
• Inician con una requisición del mismo y terminan con la entrega del producto o servicio.
• Por lo anterior también se les llama procesos transversales de inicio a fin (end-to-end cross functional processes).
• Ejemplos: fabricar y vender autos en una armadora; atender al cliente y servirle la comida en un restaurante; inscribir a un alumno, ofrecerle clases y graduarlo.

• Procesos de apoyo o habilitadores:

• Procesos que se llevan en una o dos áreas de la organización, que el cliente no ve ni los necesita, pero dan soporte a los procesos de valor.
• Dentro de los procesos habilitadores se encuentran los procesos administrativos (contratar personal, comprar materia prima o controla inventario).

• Procesos de negocio y habilitadores administrativos:

• ADEPP se enfoca en procesos de negocio y habilitadores administrativos que generan productos intangibles o servicios (pero es válido aplicarlo a otros tipos de procesos).

• Procesos de negocio transversales y procesos habilitadores:

[pic 1]

• Los dos tipos de flujo del diagrama se deben mantener en equilibrio en una organización.
• Los flujos transversales se conocen como horizontales y son independientes de áreas o departamentos.
• Los flujos funcionales se conocen como verticales y se dan dentro de una misma área o división. Responden a la necesidad de la especialidad y el desarrollo de las personas, de operar y mantener la infraestructura para los procesos horizontales.

[pic 2]

• La alta gerencia usa su liderazgo estratégico para innovar sustentablemente. Esto les permite seleccionar la estrategia más eficaz.
• El fin último de esa estrategia es lograr una ventaja competitiva.
•  Esa ventaja competitiva generará un desempeño superior sostenido.

[pic 3]

• Inteligencia organizacional:

• Alta dirección: Objetivos estratégicos – largo plazo.
• Nivel divisional: Objetivos tácticos – anuales/mediano plazo
• Nivel funcional: Objetivos operativos – corto plazo.

• Estrategia corporativa (la papa caliente):

• Sale de la alta dirección por parte de los administradores corporativos.
• Al llegar al nivel divisional se divide en tantas partes como divisiones existen por parte de los administradores de negocio.
• Cada sub-parte llega al nivel funcional y se divide en cuantas áreas funcionales existe por parte de los administradores de funciones.

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