Herramientas Estadisticas

1.5. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

Las herramientas sirven para apoyar la función de liderazgo de la calidad. Son de tipo cualitativo y más complejas de utilizar, consisten en las siguientes tres fases:

Primera fase: Identificar el problema del producto o proceso. Diagramas de afinidad y gráficos de interrelaciones.

Segunda fase: Determinar la acción necesaria para solucionar el problema del producto o del proceso, descubiertos en la primera fase. Diagrama de árbol, diagrama de matriz y matriz análisis de datos.

Tercera fase: En esta etapa se desarrollan una secuencia de tiempos y planes contingentes para las acciones desarrolladas en la segunda fase. Comprende el análisis del cuadro del programa de decisión del proceso y diagrama de flechas.

Tiene dos requisitos:

La creación del valor agregado para la satisfacción del cliente.

La prevención en lugar de la corrección de todas las operaciones.

1.5.1. DIAGRAMA AFINIDAD

Un Diagrama de Afinidad es una forma de organizar la información reunida en sesiones de Lluvia de Ideas. Esta diseñado para reunir hechos, opiniones e ideas sobre áreas que se encuentran en un estado de desorganización. El Diagrama de Afinidad ayuda a agrupar aquellos elementos que están relacionados de forma natural. Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o concepto clave.

El uso de un Diagrama de Afinidad es un proceso creativo que produce consenso por medio de la clasificación que hace el equipo en vez de una discusión. El Diagrama fue creado por Kawakita Jiro y también es conocido como el método KJ.

Objetivo:

El diagrama de afinidad ayuda agrupar aquellos elementos que están relacionados de forma natural. Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o concepto clave. El uso de un diagrama de afinidad es un proceso creativo que produce conceso por medio de la clasificación que hace el equipo en vez de una discusión. El procedimiento es enunciar el asunto en una oración completa, usar ideas usando frases cortas en notas auto adherentes, pegarlas para que las vea el equipo, clasificar las ideas en grupos lógicos y formar encabezados descriptivos concisos para cada grupo.

Esta herramienta se debe de utilizar cuando el problema es complejo o difícil de entender, parece estar desorganizado, si requiere de la participación y soporte de todo el equipo o grupo y si tiene gran numero de ideas o temas.

Metodología de la aplicación:

Hay que llevar a cabo los siguientes pasos:

1. Constituir un equipo

2. Describir el objetivo

3. Generar ideas en las tarjetas

4. Pegar las tarjetas en la pared

5. Clasificar las tarjetas en grupos

6. Crear cabeceras para cada grupo

7. Dibujar el diagrama de afinidad

8. Discusión.

1.5.2. DIAGRAMA DE RELACIONES

El diagrama de relaciones es una herramienta que ayuda a analizar un problema cuyas causas están relacionadas de manera compleja. El diagrama de relaciones permite alcanzar una visión de conjunto sobre cómo las causas están en relación con sus efectos y cómo, unas y otros, se relacionan entre sí.

El objetivo principal del diagrama de relaciones es la identificación de las relaciones causales complejas que pueden existir en una situación dada. El método da por supuesto que hay muchas posibles causas y efectos en torno a un determinado problema. El objetivo de la aplicación de la herramienta es obtener sus posibles causas, analizando la complejidad de sus relaciones.

Elaboración del Diagrama de Relaciones

Los pasos a seguir para la construcción del diagrama de relaciones son:

1. Describir el problema: Escribir una declaración que defina la cuestión que se quiere explorar. Se concreta en una tarjeta adosada en el centro de una superficie de trabajo.

2. Identificar posibles causas del problema: El equipo de trabajo enuncia las causas que, a su juicio, afectan al problema y que son escritas en tarjetas (“tarjetas de causa”) con el fin de situarlas posteriormente en el área de trabajo.

3. Agrupar posibles causas similares: Materializadas las ideas y adosadas las tarjetas en la superficie de trabajo, se procede a su agrupación en razón de la similitud entre ellas.

4. Ordenar las tarjetas de causa según las relaciones causa-efecto: El equipo sitúa las tarjetas de causa, que presenten una relación más intensa y directa con el problema formulado.

5. Continuar la ordenación de las tarjetas: Las tarjetas de causas de segundo y tercer nivel (o del número de niveles que correspondan) se van situando sucesivamente de forma más alejada del centro a las del nivel precedente.

6. Determinar la relación de las tarjetas: Se analizan las tarjetas y las relaciones causa-efecto existente entre ellas, señalando esa relación mediante flechas, del mismo modo que se hizo en la fase cuatro con el primer grupo de ideas primarias.

7. Analizar el diagrama: En el análisis del diagrama de relaciones hay que tener en cuenta que las tarjetas que tienen más flechas de salida son, probablemente, las causas principales.

1.5.3. DIAGRAMA DE ÁRBOL

El Diagrama de Árbol, o diagrama sistemático, es una herramienta de la calidad que permite obtener una visión de conjunto de los medios necesarios para alcanzar una meta o resolver un problema.

La utilización del Diagrama de Árbol permite descomponer cualquier meta general, de modo gráfico, en fases u objetivos concretos, así como determinar acciones detalladas para alcanzar un objetivo

Las fases de desarrollo de esta herramienta son:

1. Seleccionar al equipo: Es posible que ya esté formado el equipo y que aplique el diagrama de árbol con el fin de determinar qué acciones poner en marcha para la resolución de un problema.

2. Definir el objetivo principal: El equipo de trabajo deberá alcanzar un acuerdo respecto a esta formulación.

3. Identificar los medios primarios o de primer nivel: Aquellos que conducirían directamente a la meta. Son las actividades cuya ejecución hará que se alcance el objetivo.

4. Identificar medios de segundo nivel: Estos medios los son respecto a los primarios que, desde este punto de vista, se han convertido en metas.

5. Identificar niveles adicionales: Se actúa modo ya indicado. Generalmente se llega hasta un tercer o cuarto nivel.

6. Revisar el diagrama de árbol: Para asegurar que la secuencia medios-metas es la correcta.

7. Asignar responsabilidades: El objetivo final de un diagrama de árbol es determinar actuaciones específicas que promuevan el logro del objetivo principal.

1.5.4. DIAGRAMA MATRICIAL

Objetivo:

Facilitan la identificación de la relación que pueda existir entre los factores de un problema, dado que son esquemas que permiten relacionar, mediante un sistema de columnas e hileras, los diferentes elementos o factores del problema que se analiza. El análisis se realiza con el propósito de identificar las acciones más convenientes a tomar para solucionar el caso en estudio. Le permite a los individuos o equipos que identifiquen, analicen y califiquen la relación entre dos o más variables. Los datos se presentan en forma de tablas y pueden ser objetivos o subjetivos y se les puede asignar símbolos con o sin valores numéricos.

Metodología de aplicación:

1. Identificar los dos factores o aspectos a relacionar entre sí y escribirlos en el ángulo superior izquierdo del diagrama, separados por una línea diagonal.

2. Desarrollar por temas cada uno de dichos aspectos. Los títulos de los temas mediante los cuales se desarrolla el aspecto colocado debajo de la diagonal pasan a ser los encabezados de la primera columna, los títulos de los temas mediante los cuales se desarrolla el aspecto colocado arriba de la diagonal pasan a ser los encabezados de la primera hilera.

3. Se procede ahora a llenar cada uno de las celdas de la matriz con los datos correspondientes.

1.5.5. DIAGRAMA DE FLUJO

Es una secuencia de pasos que representa un producto o un servicio. Permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un proceso y facilita la mejor comprensión global del mismo. Y además proporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.

Pasos para su elaboración.

1. Establecer quienes deben participar en su construcción: En la Construcción del Diagrama de Flujos participarán todos los empleados y superiores de nuestro Departamento de Autoprotección, aportando cada uno sus conocimientos individuales sobre los problemas que surgen para facilitar la comprensión del mismo.

2. Preparar la logística de la sesión de trabajo: El encargado del Departamento (Jesús) atribuirá los turnos de palabra y la coordinación de la elaboración del Diagrama a los ingenieros Jorge, Tony, Emilio y Ana.

3. Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que se espera obtener de la sesión de trabajo.

4. Definir los límites del proceso en estudio.

5. Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas de actividades: Esquematizamos el proceso de solución de nuestro problema con los empleados en grandes bloques o ámbitos de actividades.

6. Identificar y documentar los pases del proceso.

a. ¿Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como materia prima, información…?

b. ¿Existen resultados significativos como consecuencia de este paso, tales como información, etc.?

c. ¿Cuál es la actividad inmediatamente

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