Importancia De La Oficina

Introducción

En el presente trabajo se van a desarrollar temas los cuales van a permitir conocer la importancia que tiene la oficina y sus componentes tales puntos a tratar son:

*El concepto de oficina: la oficina es un salón en el que hacen trabajos administrativos

Competencias del oficinista

*Relaciones interpersonales: todos los oficinistas deben tratar de tener una buena relación con sus compañeros y jefes.

*Cualidades que deben poseer una secretaria u oficinista competente Unas de las cualidades de oficinista competentes son: ser Amable, Agradable, Amigable, Atento, Humilde, Pulcro, Organizado, Paciente, Puntual, Honesto, y tener disponibilidad para capacitar a otra persona con el fin de que tome su lugar

¿Qué importancia tiene el oficinista dentro de la empresa? La oficina es importante en la empresa porque hace el trabajo de administración en las empresas.

¿Cuál es el comportamiento idóneo que debe tener el personal de oficina? La mejor actitud que se debe tener en una oficina es pacifica y amable

Concepto de oficina: La oficina es un salón o local destinado para realizar trabajos tipo administrativos. La oficina esta constituida por dos agentes esenciales como recursos básicos uno es el factor humano es decir un grupo de personas con un amplio conocimiento y cualidades necesarias para planificar organizar y dirigir los objetivos y fines de la empresa. El otro agente está compuesto por los materiales y equipos necesarios como sillas, mesas, equipos de computación, calculadora, escritorio, fax, teléfonos, artículos de escritorio, entre otros. A cargo de la oficina debe estar un profesional especialista en administración de la información. Podemos encontrar diferentes tipos de oficinas acordes a las necesidades de cada empresa:

• oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica.

• Oficina convencional. Es el clásico edificio con algunos cuartos alineados a lo largo, con un pasillo para el acceso para cada oficina. El diseño de la oficina consiste en un área abierta de escritorios en filas

Competencia del oficinista: constitución del trabajo de oficina es diversa de una empresa a otra, dependiendo de su tamaño, de su tipo y del trabajo que implique. En una oficina pequeña, un solo empleado puede realizar distintas funciones en cambio una oficina grande el trabajo es más especializado. La siguiente lista de las principales tareas o actividades comunes que desempeñan un oficinista:

Competencias en la administración de correspondencia

• Registrar la correspondencia

• Distribuir la correspondencia

• Registrar la correspondencia saliente

• Preparar paquetes y valijas para el correo

Competencias en el manejo de la computadora. Todo tipo de labor de procesamiento de información con el ordenador, como:

• Cartas, memorando y agendas

• Informes estadísticos

• Sobres para la correspondencia

• Documentos legales

• Formatos comerciales, facturas y cotizaciones

• Papeles de trabajos

• Otros documentos que genere la empresa

Competencias en la administración de maquinas de oficina

• Operar el fax.

• Manejar guillotina.

• Operar el scanner y la impresora.

• Operar maquinas fotocopiadoras.

• Operar la maquina protectora de cheques

• Manejar calculadoras.

.Competencia de archivo

• Organizar el sistema de archivo

• Transportar correspondencia al registro inactivo

• Llevar el control de escritos que se presente

• Solicitar la devoluciones de documentos prestados

• Archivar correspondencia

Competencias de contabilidad

• Procesar depósitos bancarios

• Procesar cheques

• Preparar nominas de pago

• Vigilar operaciones bancarias generales

• Preparar conciliación bancaria

• Otras tareas propias del auxiliar contable computarizado

Otras competencias generales de oficina: el campo de acción de los oficinistas, especialmente en empresas comerciales, comprende todo, los labores de oficina y de secretario en la administración y organización. El uso de computadoras, así como la tecnología, les sirven para trabajos muy variados y rigurosos. Entre las competencias usuales que pueden desempeñar un oficinista en el área comercial están las siguientes

• Atender a los visitantes

• Recibir llamadas telefónicas

• Dar categoría al resultado optimo de la tarea

• Dominar el uso de la computadora

• Recibir y enviar mercancías

• Destrezas para expresarse de manera oral y por escrito .

Relaciones Interpersonales Las buenas relaciones humanas en las empresas se centran, básicamente, en la capacidad del oficinista para reaccionar de manera positiva hacia las otras personas con quienes trabaja. Una buena relación con los gerentes es de suma importancia para el o la oficinista. El oficinista debe ser una persona de fiar para merecer la confianza de su superior y así poder este asignarle el manejo de marial de carácter confidencial y personal, como los negocios del mismo, que con frecuencia deben tratarse con responsabilidad y prontitud.

La secretaria u oficinista en el centro de trabajo o la oficina como tal, debe esmerarse para trabajar de manera armónica con sus compañeros de trabajo y con las personas ajenas a la empresa. El o la oficinista debe desarrollar habilidades para tener una buena relación con sus compañeros sin importar sus niveles profesionales

Todas las actividades de trabajo están fundadas en las relaciones interpersonales, por lo que es necesario que los empleados aprendan a tratar a los compañeros de la mejor manera posible y saber desarrollar de buena manera las relaciones humanas. Debemos tener en cuenta que cada persona tiene distinta forma de pensar y ver las cosas.

Cualidades que deben poseer una secretaria u oficinista competente: Los oficinistas y las secretarias para ser eficientes en su trabajo

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