Importancia de los softwares contables

Software contable

Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.

IMPORTANCIA DE LOS SOFTWARES CONTABLES

A medida que crece un negocio, requiere manejar mayor información contable; el éxito de la administración radica en un adecuado manejo de la contabilidad, que proporcione una información exacta y oportuna. Actualmente existen recursos tecnológicos que permiten registrar y suministrar la información de manera rápida; estos recursos son el COMPUTADOR Y LOS SOFTWARE contables. Estos recursos no cambian los principios de contabilidad generalmente aceptados; únicamente agilizan el proceso y la información contable.

La empresa que desea sistematizar el departamento de contabilidad puede adquirir en el mercado un software contable ya elaborado que satisfaga las necesidades de la empresa o por el contrario solicitar los servicios de un ingeniero de sistema para que elabore un software exclusivamente para atender las necesidades de la empresa.

CARACTERISTICAS DE UN SOFTWARE CONTABLE

FLEXIBILIDAD.

-Adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa.

-Definición de documentos típicos que son de mayor utilización en la empresa.

-Edición del plan de cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa.

-Posibilidad de cambios en los formatos y fuentes para la presentación de informes.

COMPATIBILIDAD.

-Con otros programas de oficina mas utilizados como el Office.

-Con otros programas contables y financieros.

-Permita importar y exportar información con otros programas.

-Manejo de centros de costos.

-Opción de manejo de diferentes monedas.

-Capacidad de intercambio de información local y externa.

FACIL MANEJO.

-No requiere personal especializado en computación para el manejo del software.

-Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel.

-Indica la mayor información relativa en una sola vista.

-Desglose de la información por periodos contables.

-Actualización automática de saldos.

-Información por niveles.

-Manipulación de documentos en forma de objetos.

-Definición de consultas especiales.

-Interfaz graficas.

-Capacidad de búsqueda por cualquier campo: fecha, nit, codico de cuenta.

SEGURIDAD.

-Claves de acceso.

-Definición de usuarios con diferentes atributos.

-Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de ultimo nivel.

-Informe de cualquier inconformidad con el balance.

UNIFORMIDAD.

-Plan único de cuentas básico incluido.

-Presentación permanente del plan de cuentas por pantalla.

-Estandarización de los formatos y procesos para el manejo de la información: consultas y reportes.

-Graficas estadísticas.

REPORTES BASICOS REQUERIDOS.

-Plan único de cuentas.

-Comprobante diario de contabilidad.

-Lista de documentos por periodos.

-Lista de movimientos por cuentas.

-libros oficiales

-Estados financieros comparativos.

-Análisis estadísticos.

-Reportes legales:Iva,retefuente,reteiva,reteica.

OPCIONES AVANZADAS.

-Que tenga un generador de informes especializados.

-Facilidad de actualización del software.

-Soporte contable en línea.

PASOS PARA SISTEMATIZAR LA CONTABLILIDAD A TRAVES DE UN SOFTWARE CONTABLE

Para iniciar la sistematización de la contabilidad, es necesario:

1-Identificar y definir la empresa(nombre, actividad, nit,regimen,direccion etc.).

2-Ajustar o definir el catalogo de cuentas.

3-Definir los documentos a utilizar (comprobantes de diario)

4-clasificar los documentos.

5-Realizar los cortes para saldos iniciales.

6-Digitar la información requerida.

PROCESO PARA LA ELABORACION DE UN SOFTWARE CONTABLE

Uno de los aspectos importantes que debemos tomar en cuenta a la hora de la elaboración de un software contable a la medida es el de conocer de forma plena la operatividad de empresa donde se instalara, aspectos como por ejemplo, la actividad económica, número de empleados, el sector de la industria donde opera, conocer las necesidades que esta tiene. Este procedimiento se lleva acabo a través de entrevistas con personas involucradas en las operaciones diarias de la Organización. Luego hay que preparar el catálogo de cuentas de acuerdo a la actividad económica de la empresa, seguido de su manual de procedimientos, a la vez tendrás que diseñar formularios, tales como: facturas, recibos, órdenes de compra, etc.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

1-Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

2-Preparar una lista de chequeo.

3-Elaborar informes.

4-Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

5-Diseñar formularios para todas las operaciones.

6-Diseñar reportes

7-Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:

-El Balance General

-Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

-Estado de Costo Estimado

-Estadísticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.

-Presenta propuestas para el

...