Informe Archivo

EL ARCHIVO

El término archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

• El lugar donde se custodia dicho fondo.

• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

• Conjunto de información estructurada en unidades de acceso denominada registro.

LA ARCHIVÍSTICA: Es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS: Las principales características de esta estructura son:

o Independencia de las informaciones respecto de los programas

o La información almacenada es permanente

o Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos

o Gran capacidad de almacenamiento.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS: Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

o Permanentes o Maestros: Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

o De Movimientos: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

o De Maniobra o Trabajo: Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

TIPOS DE ARCHIVOS: Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.

o SEGÚN SU FUNCION: Se define por:

a.- Archivos Permanentes: Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:

- Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

- De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.

- Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

b.- Archivos de Movimiento: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

c.- Archivo de Maniobra o Transitorio: Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

o SEGÚN SUS ELEMENTOS. Los principales archivos de este tipo son:

• Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.

• Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la computadora.

• Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

• De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.

• Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

• Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

• Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

o SEGÚN SUS ELEMENTOS: Los principales archivos de este tipo son:

• Archivo de Entrada, una colección de datos localizada en un dispositivo de entrada.

• Archivo de Salida, una colección de información visualizada por la computadora.

• Archivo de Programa, un programa codificado en un lenguaje especifico y localizado o almacenado en un dispositivo de almacenamiento.

• Archivo de Texto, una colección de caracteres almacenados como una unidad en un dispositivo de almacenamiento.

ACCESO A LOS ARCHIVOS: Se refiere al método utilizado para acceder a los registros de un archivo prescindiendo de su organización.

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