Instauración de proceso de control de despacho

Concepto de Administración

Marco Aliste B.

Fundamentos de la administración

Instituto IACC

04/Abril/2016

Respuesta a:

Instauración de proceso de control de despacho

El objetivo propuesto por la empresa era mejorar el servicio en el área de despacho la cual presentaba mucho déficit en su operación, las mejoras del proceso se presentaron de la siguiente forma:

Se estableció un procedimiento para el área en el cual se describió responsabilidades, alcances y objetivos de este, dentro de esta planificación se encuentran horarios para cerrar las cargas, es decir se establece que a las 15:00 horas se debe contar con la clasificación de las rutas, (existiendo una categoría urgente). Se determinó que debía estar claro el proceso, llevando a capacitar al personal del área y estableciendo un orden en la selección y carga de las rutas, para lo cual se estructuró de la siguiente forma:

I. Debe existir un supervisor de área debe utilizar los recursos asignados, administrativo, operarios de despacho, choferes y vehículos.

II. Un administrativo responsable de digitar las rutas establecidas por el supervisor, llevar control de lo que entra y sale de despacho.

III. Operarios de despacho: responsables de recepcionar los pedidos entregados por producción al área, clasificando por dirección de despacho la ruta correspondiente y luego cargar vehículos.

IV. Choferes: encargados de finalizar la cadena de distribución, llegando con la solicitud al cliente final.

V. Administrativo de recaudación: responsable de revisar la rendición de los choferes, teniendo como objetivo denegar o autorizar la carga para el periodo siguiente.

Aunque se identifica claramente las responsabilidades de cada persona en este proceso, este es un equipo de trabajo el cual no logrará su objetivo si no se complementa como tal, es decir, que, si un eslabón de esta cadena falla, la falla no es tan solo de quien no cumplió con su responsabilidad, si no que es un equipo completo de otra forma también el alcance de los objetivos es un triunfo del mismo trabajo en equipo.

La forma de proceder se estableció de la siguiente forma:

El operario de despacho recepciona desde producción los pedidos, los clasifica según dirección de entrega estableciendo la ruta correspondiente, ejemplo un despacho que tiene dirección de entrega en Providencia (corresponderá a la ruta de oriente), una vez establecida y clasificada su ruta el documento es entregado al administrativo el cual tiene la responsabilidad de digitar la información. Posteriormente el supervisor designa las rutas que se cargarán para el despacho del siguiente día, determinando, (dependiendo de la cantidad de carga) el vehículo, chofer. Con esta información el administrativo imprime las rutas designadas, el operario

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