Instructivo Nómina 2k8

Nómina

Para preparar una nómina hay que seguir 3 pasos:

1- Cargar las Variaciones. Pueden variar según la nómina a preparar.

2- Generar Nómina.

3- Validar Nómina. Puede hacerse directamente en los recibos de generados por el sistema en la opción de Consultar/Modificar Nómina o por medio de reportes (Pre- nómina).

4- Cerrar Nómina.

Cargar Variaciones

Las variaciones se cargan en la pestaña de Variaciones. Existen varias opciones para cargar las mismas, la más común es Valor por Campo, pero también se pueden cargar en Novedad por Hora o Novedad por Día. Si la nómina a preparar es la de Vacaciones, entonces se usa la opción de Vacación.

En Valor por Campo se cargan la mayoría de las variaciones, como: Bono de Producción, Bono de Producción Doble, Ayuda de Vida Empleados, Retroactivo de sueldo, etc.

Valor por Campo

Ir a pestaña Variaciones. Opción: Valor por Campo.

1- En campo, seleccionar el campo a cargar, ej: B005, para Bono de Producción.

2- Presionar el Botón de Buscar, para que aparezcan todos los trabajadores.

3- Colocar el valor a (los) trabajador(es).

4- Guardar.

Si el campo a cargar es alfanumérico, ej: Cancelar Bono Vacacional en Nómina?:

1- Seleccionar en tipo: Alfanuméricos.

2- Seguir los pasos indicados anteriormente en la sección de cargar Variaciones.

Si no conoce el código del campo a cargar:

1- Colocar el cursor en Campo.

2- Borrar el código que allí aparece (generalmente es A000).

3- Presionar F2.

4- Colocar en el campo Buscar parte de la descripción de la variación a cargar y presionar Enter.

5- Aparecerá una lista con los campos que hagan match con la descripción colocada. Seleccionar el campo deseado.

6- Colocar valor y Guardar.

Novedad por Hora/Día

En Novedad por Hora se cargan variaciones por hora, como: Horas Extras diurnas o nocturnas, Horas no trabajadas, etc. Mientras que en Novedad por Día se cargan variaciones por día, como: Días Feriados laborados, Inasistencias injustificadas, Permisos, etc. En ambas opciones se siguen los mismos pasos:

1- Ir a Pestaña Variaciones: Opción: Novedad por Hora/Día, según sea el caso.

2- Presionar botón de Nuevo (en la Barra de Herramientas).

3- Colocar una descripción.

4- Seleccionar la Novedad. (Sólo se podrá seleccionar una).

5- Seleccionar Trabajador.

6- Seleccionar quien autorizó la novedad a registrar (Si es el caso. Es opcional, por lo cual puede quedar en blanco).

7- Seleccionar la Causa. (Si no existe la causa deseada, se puede crear una).

8- Marcar si la novedad va a ser Remunerada y/o Reportada al Seguro Social (SOLO PARA LAS NOVEDADES POR DIA). Si No se va a remunerar, se deja sin marcar. Igualmente si No se va a reportar, también se deja sin marcar.

9- Fecha (o rango de fechas) de la Novedad. En el caso de las Novedades por hora generalmente la fecha desde y hasta son iguales, porque, en general este tipo de novedades ocurren en un solo día.

10- Colocar algún comentario (Opcional).

11- Guardar.

Todas las variaciones que se pueden cargar en Novedad por Hora/Día, pueden igualmente cargarse en Valor por Campo. Sin embargo, es importante señalar, que sólo las registradas en Novedades saldrán en el Reporte del Mintra.

Registro de Vacaciones

Las vacaciones se registran siguiendo los siguientes pasos:

1- Pestaña: Variaciones. Opción: Vacación.

2- Presionar Nuevo.

3- Colocar fecha de registro.

4- Seleccionar Tipo (Individual, en su caso).

5- Seleccionar Trabajador.

6- Seleccionar quien las autoriza (Opcional).

7- Colocar Fecha de Inicio y Fin de Vacaciones.

8- Colocar algún comentario (Opcional).

9- Guardar y Cerrar.

Luego se debe indicar si se cancela el Bono Vacacional con las Vacaciones, para lo cual se deben seguir los siguientes pasos:

1- Pestaña: Variaciones. Opción: valor por Campo.

2- Seleccionar en Tipo: Alfanumérico.

3- Seleccionar en Campo: A302.

4- Presionar Buscar.

5- Colocar “S” al trabajador si se va a cancelar el Bono Vacacional.

6-

Crear Causas

Como se dijo anteriormente en caso de que al registrar una Novedad no se encuentre la causa deseada, se puede crear como sigue:

1- Pestaña: Variaciones. Opción: Tablas: Causas.

2- Presionar Nuevo.

3- Introducir código (se sugiere seguir el standard, es decir si es hora comenzar con “H” el código, seguido del correlativo correspondiente, para ello coloca la “H” y luego presiona la varita mágica “Próximo código” en la Barra de Herramientas).

4- Colocar descripción de la causa.

5- Guardar.

Particularidades según la Nómina a preparar

La carga de las variaciones se realiza de la misma forma y utilizando el mismo procesos, los mismos pasos, independientemente de la nómina que vayamos a generar, sólo cambian las variaciones propias de cada nómina, por ejemplo en la nómina quincenal de empleados (contrato “01”) podemos tener: Bono de Producción, Inasistencias, etc.; mientras que en Utilidades (contrato “84” y “90”) tendríamos: anticipo de utilidades (E200) y préstamos

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