LA PLANIFIACION

La planificación

Proceso sistemático y consiente de tomar decisiones acerca de metas y actividades que un individuo, un grupo, una unidad o una organización llevarán a cabo en el futuro.

¿Por qué tienen que planificar los gerentes?

• Ofrece una dirección.

• Reduce el impacto del cambio.

• Minimiza el desperdicio y la redundancia.

• Establece los estándares que se usaran para el control.

Propósitos de la planificación

1. Determinar lo que debe hacerse esta semana, este mes, o este año, para estar en una situación satisfactoria la semana próxima o el mes próximo o cinco años más adelante.

2. La planeación no intenta eliminar el riesgo esencial para el progreso; pero asegura que los riesgos naturales sean tomados en el tiempo correcto.

3. Intenta asegurar el uso efectivo de los recursos disponibles que conduzcan al logro de los objetivos más importantes.

4. Intenta prevenir crisis por aparecer.

5. El objetivo no es el desarrollo de un “plan”, sino el establecimiento de un proceso de planeación.

Ventajas de la planificación

• Solo se puede controlar y dirigir lo que se planea.

• Distribución más justa de recursos.

• Los procesos y procedimientos son y pueden ser objeto de mejora continua.

• Facilita la coordinación de los recursos humanos.

• Ayuda a la dirección de la empresa.

• Disminuye el riesgo de la empresa al prever y planear acciones frente a contingencias.

Desventajas de la planificación:

• Consume tiempo y recursos (pero cuesta más no planear).

• Ata a la organización a un paradigma de operación y en algunos casos puede limitar la creatividad de los operativos.

Elementos de la planificación:

MISIÓN: propósito básico y alcance de operaciones de una organización, siendo esta la razón esencial de ser y existir de la misma y de su papel en la sociedad.

Importancia de establecer la misión:

• Establece y mantiene la consistencia y la claridad del propósito de la organización.

• Proporciona un marco de referencia para todas las decisiones de planeación importantes que tomara el equipo administrativo, así como las otras unidades de la organización.

• Obtener el compromiso de todos a través de una comunicación clara de la naturaleza y el concepto del negocio de la empresa.

• Atraer la compresión y el apoyo de personas externas que sean importantes para el éxito de la organización.

VISIÓN: imagen que la organización define respecto a su futuro, es decir, de lo que pretende ser.

OBJETIVOS: propósitos de la organización en función del tiempo; se refiere a un resultado concreto que se desea o se necesita lograr dentro de un período específico, ya sea a corto, mediano y largo plazo.

Importancia de la fijación de objetivos:

• Proporcionan un sentido de dirección.

• Concentran los esfuerzos de los miembros de una organización.

• Guían los planes y las decisiones.

• Sirven para evaluar los avances de la organización.

Características de los objetivos:

• Realistas.

• Retadores.

• Medibles.

• Claros.

• Estimulantes.

• Razonables.

• Coherentes.

ESTRATEGIAS: patrón de acciones y de distribución de recursos diseñado para alcanzar las metas de la organización.

TÁCTICAS: planes de acción mediante los cuales se ponen en práctica las estrategias.

POLÍTICAS: planes fijados o guías de acción en áreas limitadas o especializadas, son principios generales de acción que sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas.

PREMISAS: suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en que va a desarrollarse el plan.

Tipos de premisas:

• Internas: son las que se consideran dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos.

• Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que la afectan; se clasifican en:

De carácter político.

De carácter legal (Fiscales; Legislación)

Económicos

Sociales

Técnicas

REGLAS: normas que dictan la acción o abstención pero no permiten la discriminalidad.

NORMAS: planes operacionales relacionados con el comportamiento de las personas.

MÉTODOS: forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.

PROCEDIMIENTOS: planes que establecen métodos para manejar actividades futuras.

Planes de la planificación:

1. Definición de objetivos ___________¿Hacia donde queremos ir?

2. ¿Cuál es la situación actual________¿Donde estamos ahora? FODA.

3. ¿Cuáles son la premisas acerca del futuro? ____________¿Que tenemos en el frente?

4. ¿Cuáles son las alternativas _______¿Cuales son los posibles caminos?

de acción?

5. ¿Cuál es la mejor alternativa?_______¿Cual es el mejor camino?

6. Implantar el plan elegido y evalue los resultados? _________¿Como lo recorreremos?

Etapas de la planificación:

• Definir el objetivo.

• Recopilación de información.

• Desarrollo de alternativas.

• Discusión y elección de la mejor alternativa.

• Ejecución del plan.

• Medición y control del plan.

Estructura de la planificación:

• Planes: resultados del proceso de la planeación; diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Según su alcance:

1. Estratégicos: para toda la organización.

2. Tácticos: para cada departamento.

3. Operativo: para cada sección.

Según el grado de detalle:

1. Generales

2. Específicos

• Programas: son aquellos planes en los que no solo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo necesario para ejecutar cada una de sus partes.

Tipos de Programas:

1. Tácticos: aquellos establecidos únicamente para un área de actividad (programa de producción).

2. Operativos: aquellos establecidos para cada una de las unidades o secciones de que consta un área de actividad, ejemplo: fabricación de motores.

Importancia de los programas:

• Suministran información

...