La comunicación escrita en el ámbito empresarial

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SUMARIO

• La comunicación escrita eficaz.
• Principios de estilo en la comunicación y párrafos
• Técnicas de construcción de oraciones y párrafos
• Abreviaturas comerciales
• Herramientas para la corrección de textos

OBJETIVOS

• Sensibilizar sobre el tema de la comunicación escrita en el ámbito de la empresa
• Asumir los principios de estilo en la comunicación escrita
• Reflexionar sobre las características propias de la redacción de textos comerciales
• Manejar las herramientas de corrección de textos

1>>La comunicación escrita eficaz

Un documento bien redactado es aquél que deja claro el mensaje. Por lo que se ha de utilizar un estilo y un lenguaje que no distraigan al lector del objeto del documento.

La base de una buena redacción es la claridad de ideas que se quiere exponer.

Desde el punto de vista empresarial los documentos tienen que aclarar aspectos relevantes sobre el negocio, sugerir, proponer o intentar convencer a otros de que hagan algo. El motivo también puede ser solicitar algo o informar a otras personas.

Todos los destinatarios de los documentos generados por la empresa están interesados, para que esta comunicación sea eficaz la empresa tiene que alcanzar el efecto que se espera o desea al realizar dicha acción. Por lo que hay que ser claro en cuanto a lo que se pretende conseguir en el lector.

¿En qué consiste desde el punto de vista práctico?

Consiste en adquirir las habilidades y técnicas de redacción empresarial más eficaces según el tipo de documento; redactar los mensajes de manera que impacten y sean persuasivos y siempre capten la atención del lector.

Por lo que se debe evitar el desorden en la estructura del mensaje, la repetición de palabras, la falta de concisión y claridad y, sobre todo, el lenguaje rebuscado que dificulta la lectura.

Para poder conseguir una escritura eficaz se debe seguir las 6 reglas escritas por George Orwell, que son las siguientes:

• No utilizar metáforas, símil u otra figura retórica de las que estamos acostumbrados.
• Utilizar palabras cortas frente a palabras largas.
• Si es posible eliminar palabras para acortar una frase, debe hacerse.
• Utilizar la voz activa frente a la pasiva.
• No usar extranjerismos, palabras científicas, tecnicismos ni la jerga.
• Finalmente, Orwell recomienda romper cualquiera de estas reglas cuando den como resultado una expresión extraña.

2>> Características de la redacción en los textos de la empresa

La comunicación escrita en la empresa debe utilizar un lenguaje formal. Directo y correcto. No se deben utilizar palabras rebuscadas y complicadas. Es mejor que las oraciones sean cortas y las construcciones gramaticales sencillas.

Por lo que hay que evitar cometer errores que provoquen la confusión al lector, ni tampoco utilizar términos excesivamente técnicos sino que se debe utilizar un lenguaje directo, llamo y sobrio.

En resumen, para posibilitar la comprensión se utilizará un vocabulario al alcance de todos.

Debido a la importancia de comunicación escrita, algunas empresas elaborar sus propios modelos, para la utilización de todos los componentes de la empresa.

Por ello, la primera vez que redactamos un determinado documento, debemos ayudarnos elaborándonos un esquema siempre teniendo claro que queremos comunicar.

Primero, escribiremos cualquier dato, conclusión o afirmación que podamos necesitar. Posteriormente, intentaremos ordenar esta información.

Por último, debemos tener presente que se comienza con la información más importante y a continuación la información menor.

En la redacción comercial hemos de asegurarnos de que el lector sepa lo que pretendemos de él. Además, es importante incluir una explicación de por qué consideramos que la información es importante.

3>> Principios básicos de estilo en la comunicación escrita

El estilo de un escrito es su modo de expresión, puede ser coloquial, formal, rígido, relajado etc. En el ámbito empresarial debe respetarse una serie de principios, como son:

• Concisión.
• Claridad.
• Emplear la voz activa.
• Evitar la redundancia.
• Emplear los dos géneros.

3.1 Concisión

Una redacción concisa resulta la más eficaz. En el ámbito empresarial el tiempo es un factor relevante; si se es conciso al escribir se ahorrará tiempo, lo cual demuestra respeto al receptor y repercute en una imagen positiva del emisor.

Ejemplo:

Lo cierto es que el resultado puede ser positivo.

El resultado ha sido positivo.

3.2 Claridad

• Hay que intentar escribir del mismo modo que hablamos para facilitar la comprensión del lector.
• Lenguaje sencillo, evitando la jerga o frases hechas.
• Evitar la falta de vocabulario.

Ejemplo:

Pretendemos aumentar si no hay más alteraciones en los precios en un 25% los beneficios.

Si no hay más alteraciones en los precios, los beneficios aumentarán un 25%.

3.3 Emplear la voz activa

El empleo de la voz activa facilita la claridad de la comunicación en cuestión.

Ejemplos:

-Son importantes beneficios los de este ejercicio.

 Los beneficios de este ejercicio son importantes.

-Fueron resueltos los problemas.

 Los problemas fueron resueltos.

-Yo como una manzana.

 Una manzana es comida por mí.

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