Logistica De Eventos

El propósito de esta actividad es que distingas las características propias de cada uno de los eventos turísticos, para ello:

1. Investiga en fuentes de consulta confiables, las características de cada uno de los tipos de eventos turísticos para complementar lo que hasta ahora has revisado.

2. Con base en tu investigación y en lo revisado hasta el momento, elabora un cuadro comparativo en donde se destaquen las características más importantes de cada evento turístico.

El origen de los eventos turísticos se remota a Tyre una ciudad fenicia del Mediterráneo, aunque fue en Delfos siendo una ciudad de la antigua Grecia, donde se comenzaron a celebrar las primeras ferias, puesto que contaban con una frecuencia anual, surgiendo de un modo espontaneo generado de la necesidad de la oferta y la demanda, conectándose entre individuos. Los eventos turísticos generan millones de dólares en su facturado, un ejemplo de esto son las ferias que significan vacaciones, puesto que el objetivo de la celebración es la venta de productos y servicios. Las exposiciones son otro tipo de eventos que como su nombre lo dice significa exponer, aunque en la actualidad se utiliza él termino exhibir, puesto que se trata de exhibir productos y servicios, a diferencia de las ferias no solo se exhiben los productos y servicios, sino que también se venden.

Características de los eventos turísticos

Desarrollo

Especificaciones y principales características de la logística de cada uno de los eventos turísticos

o Congresos

Para que la realización del evento congresos sea exitoso se debe de realizar una correcta planeación y ejecución de la logística, para ello se debe de prestar atención para que se pueda garantizar una experiencia única. La logística en las empresas por medio de la realización de eventos turísticos es una de las herramientas que garantizan la consecución y éxito de objetivos. Cuando se habla de eventos turísticos en este caso de congresos se hace una reunión con todos los componentes necesarios para realizar una correcta planeación y ejecución del mismo.

Los elementos de la logística en el evento congresos desempeñan un papel de gran importancia, siempre que se cumplan las expectativas de los organizadores y participantes del evento, siendo la logística la matriz y base del acontecimiento, comenzando por la reproducción, ejecución y finalización, puesto que de ella depende el costo y el beneficio que se va a obtener, así como la calidad en el servicio.

El papel de la organización logística es de gran importancia para el evento congresos, siendo la especialidad de la empresa en el montaje de equipos de iluminación y videos, así como la producción de contenidos. La logística es fundamental en los procesos que intervienen para que se puedan cubrir las expectativas del cliente. En la negociación del evento congresos, la planeación y seguimiento de los procesos y detalles debe de estar en la cabeza del jefe o director de logística que junto con el personal capacitado, después del chequeo del evento garantizan los resultados que se esperan de dicho evento congresos.

o Convenciones

Para la organización del evento convenciones se debe tener todo perfectamente programado, para que se pueda ofrecer mejor el servicio de logística y contar con el equipo capacitado y profesional, optimizando los tiempos y éxito del evento convenciones. Para cumplir con esas expectativas es necesario: Tomar un estudio previo del evento, donde se toma una decisión que junto con el cliente se realiza un acuerdo específico y general del evento convenciones, así como sus características. Para la creación de programa de actividades, se debe de contar con un programa preliminar que en base a la experiencia y conocimientos de la empresa se crea un programa tentativo que se enfoca en las actividades del evento como son: alimentos, horarios, tiempo y actividades, eventos especiales, coordinación de eventos, recorridos turísticos y logística en tiempo.

En la presentación de alternativas para la sede del evento, se realiza en base a sugerencias, tratando de hacer la logística más dinámica de acuerdo al evento convenciones que se realiza por medio de sus magnitudes. Se debe de contar siempre con el conocimiento del destino que se elige, así como los mejores prestadores de servicio. Las necesidades del servicio que se requieren para el evento convenciones son: convenios con empresas turísticas, registro grupal, hospitalidad, equipo audiovisual, escenografías, sonido, teleconferencias, multimedia, edecanes, montajes, contratación de maestros y artistas para ceremonias, señalización y seguridad privada. Las necesidades de imagen son el entendimiento del concepto con el cliente, las publicaciones, revistas y boletines, las cartas de amenidades y bienvenida, las mantas, banners, pendones y los gafetes con el logotipo o imagen del evento.

En la comercialización, se deben de realizar reservaciones y promociones a nivel local, nacional e internacional, se debe de difundir por internet o base de datos, entrega de invitaciones, demostraciones y promotores, imagen en medios de difusión, negociación con patrocinadores, montaje de pisos, centro de negocios y mensajes, mesas de hospitalidad, etc. La elaboración de presupuestos se realiza por medio de gastos de rubros, con un análisis de ingresos y proveedores rubro por rubro, graficas de comparación, costo unitario por evento, por paquetes y por número de participantes.

o Ferias

La organización es fundamental para el éxito del eventos turísticos, en la logística de eventos ferias el principal objetivo es escuchar a los clientes, atendiendo a sus necesidades y asesoramiento. Un gran número de personas se concentran en un mismo día y hora establecida por organizadores y empresarios de un evento feria, el encuentro empresarial puede durar tres horas, un día o quizás una semana. Cuando finaliza el encuentro todas personas que participaron en el evento emiten su concepto acerca de lo bueno y lo malo para mejorar la logística y el tiempo que se requirió para poder realizar la organización del evento, si bien se sabe que detrás de un evento o una reunión social hay un equipo de personas que trabajan para que todo salga bien. Para el éxito del encuentro es indispensable el sonido, lugar, decoración, vestuario, color de mantel, etc., mucho más si se habla de una reunión empresarial o una feria donde intervienen grandes personalidad o en algunos casos el Presidente de la República.

Para iniciar la organización del evento ferial, es necesario conocer los objetivos del cliente, con qué presupuesto cuenta y cuentas personas

...