Los archivos

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

CVECAPRO

Secretariado Ejecutivo

LOS ARCHIVOS

Profesor: María Fermín. Integrantes: Vásquez, Angelín.

C.I.: 20.826.916.

Flores, Luis.

C.I.: 19.558.024.

Caracas, agosto de 2014.

Índice

Introducción.....................................................................................................3

Los archivos

Criterios básicos de Organización de un archivo.............................................4

Equipos para archivar......................................................................................8

Equipos electrónicos.......................................................................................9

Reglas para archivar correctamente..............................................................10

Conclusión.....................................................................................................13

Bibliografía.....................................................................................................15

Introducción

Los archivos también denominados ficheros; es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.

Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.

Es decir, archivos son tanto los fondos documentales (los “conjuntos orgánicos de documentos”) como las instituciones donde se conservan dichos fondos.

Debe entenderse por “documento” todo soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Incluyen tanto los jurídicos como los administrativos, distinguiéndose de otras acepciones documentales por su génesis, por cuanto se estiman como tales los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información. Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Este carácter seriado es el resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas.

Los Archivos

Se entiende por archivo tanto el edificio que aloja los documentos, como el conjunto de documentos producidos por una institución en el desarrollo de su actividad.

Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación y distribución para un uso eficiente.

Los archivos tienen las siguientes funciones:

* Reunir y recoger la información

* Organizar la documentación a través de unas técnicas: clasificar, ordenar

* Conservar la documentación, y en caso de necesidad, restaurarla

* Servir la documentación y la información, en primer lugar a la institución de que depende, luego a los ciudadanos, y por último, al servicio de la investigación histórica

* Difundir la información.

Criterios básicos de Organización de un archivo.

Permite establecer el conjunto de métodos destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, localización, uso, selección y destino final de los documentos de archivo, teniendo como base las disposiciones aplicables en la materia, para garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos, así como permitir la adecuada conformación de la memoria de la empresa.

En toda organización las finalidades del archivo son:

*Ser el centro de la información y de la documentación.

*Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

*Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

*Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

- Lógica.

Como me piden los documentos.

Como necesitamos la información.

- Rigor.

- Sencillez.

Los criterios para un archivo eficaz son:

- Inequívocos.

- Explícitos.

- Objetivos.

La organización básica de un archivo es la siguiente:

- Existencia de unas normas de archivo o manual.

- Existencia de un índice.

- Instalaciones.

Los conceptos básicos del archivo son:

- Título.

• Alfabético.

• Numérico.

• Alfanumérico.

- Unidad.

- Clasificar.

- Alfabetizar.

La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como aparecen registrados.

Los sistemas de clasificación de archivos son los siguientes:

- Alfabéticos.

• Nominal.

• Geográfico.

• Temático.

- Numéricos.

• Natural.

• Cronológico.

• Codificado.

• Terminal.

- Alfanuméricos.

Elementos propios del archivo

Atributos.- Son marcas físicas que determinan el tipo de operaciones y características de un archivo.

Identificador de archivo.- Es un elemento lógico que se crea en un ambiente de programación para hacer referencia al archivo de datos.

Apuntador de registro.- Es un marca lógica que indica la posición donde se realizara

...