METODO: Cuestionario Narrativo

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

METODO: Cuestionario Narrativo

COMPONENTE: Cuentas por cobrar

FECHA: 25 de octubre de 2015

1. ¿Existen normas y procedimientos para cuentas por cobrar?  Si su respuesta es positiva detalle los mismos.

Sí, tenemos un manual de Contabilidad donde se detallan las transacciones que deben ser registradas en estas cuentas.

Normas y procedimientos

• Debe existir una persona encargada de registrar las transacciones en la cuenta cuantas por cobrar
• Cada vez que se realicen ventas a crédito a los clientes se registrara en esta cuenta
• Solo se registraran transacciones a menos de 60 días plazo
• No se permite el pago de cuentas por cobrar con cheque solo en efectivo
• Las transacciones en cuentas por cobrar se deben registrar el mismo dia
• Se deben emitir comprobantes de ingreso cuando se realicen los cobros
• El dinero recibido de cuentas por cobrar debe enviarse a depositar al final del dia.

1. ¿Existe alguien para el control de cumplimiento de este procedimiento? Si su respuesta es positiva adjunte los datos principales de la persona o personas el cargo y las funciones asignadas.

Si, cada 6 meses se asigna a tres personas para que realicen el control de los procedimientos

Estas personas son:

Adrian Nauta, su cargo es auxiliar de contabilidad en el área de roles de pago pero en este periodo se le asignó esta responsabilidad, la única función en esta área es la revisión de constatación de los procesos de cuentas por cobrar.

Ramiro Castro, su cargo es de auxiliar en el área de proveedores pero de igual manera se le asigno esta responsabilidad de revisión, él se encarga de chuquear que los depósitos se realicen completos e intactos.

Nelly Ochoa, su cargo es de auxiliar en el área de declaraciones de impuestos, pero se le asigno también esta responsabilidad, ella se encarga de revisar que los cobros de estas cuentas solamente se realicen en efectivo.

1. ¿Las facturas que son cobradas, con enviadas inmediatamente a su registro?

Si, después de realizado su cobro se envía de inmediato al registro para la disminución y así el saldo de las cuentas este siempre actualizado.

1. ¿se incluye en el registro de los cobros la comparación y verificación de operaciones matemáticas e identificación del cliente?

Si, la persona que registra la transacción de cobro de cuentas por cobrar debe estar totalmente segura de que se trata de la persona, y del valor correcto para realizar la disminución de las cuentas.

1. ¿Se deja constancia en la factura y en el Informe de Recepción de haberse aprobado la factura correspondiente a los efectos de evitar la presentación de copias de Facturas?

En la factura que ha sido cancelada se hace constar un sello, con la palabra cancelado. Y para que el cliente tenga un documento de comprobación se le entrega un recibo de efectivo en donde consta el número de factura, la cantidad pagada, la fecha y el saldo en caso de existir.

1. ¿se archivan las facturas canceladas siguiendo algún orden cronológico?

Si, se mantiene un archivo organizado cronológicamente según las fechas de cobro y si fueron total o parcialmente canceladas.

1. ¿La persona que realiza el cobro es decir la que recibe el dinero, es la misma que registra la transacción o son personas independientes?

Es la misma persona, la que realiza los cobros y la que realiza la disminución en las cuentas por cobrar. Es complicado separar las dos operaciones porque deberíamos contratar a otro auxiliar y nuestro presupuesto no nos lo permite.

1. ¿Desde este departamento, se comunica a las personas que están debiendo con una llamada, o se realiza desde otra dependencia?

No, otra dependencia es encargada de dar aviso a los clientes que tienen cuentas pendientes con la empresa, nosotros somos solo encargados de realizar los cobros y registrarlos en la contabilidad.

1. ¿tiene la empresa una cuenta de provisión para cuentas por cobrar y de cuanto es esta?

Existe una provisión de cuentas por cobrar del 1% sobre los valores. Esta se provisiona mensualmente de acuerdo a como vayan aumentando las cuentas, esta provisión se aumenta o disminuye. Dentro de este mismo departamento se registra la esta provisión.

1. Para poder registrar débitos o créditos a la cuenta de “cuentas por cobrar” se necesita de revisión previa

Sí, porque para el registro de débitos se necesita que la venta a crédito se autorice previamente cumpliendo con todos los requisitos. Y para los créditos las disminuciones de cuentas por cobrar solo deben ser hechas en efectivo y ser verificadas antes de su registro.

CALIFICACION

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