METODOLOGIA PARA IMPLEMENTAR UN SIG EN NIAR

Según Clara Ines Pardo (2008) en su libro. “Los sistemas y las auditorias de Gestión integral, Una herramienta para la mejora y la optimización de los procesos y el desempeño de las organizaciones”, propone las siguientes etapas para la implementación de un sistema integrado de gestión. Ver figura No.3.

Figura No.3. Requerimientos en cada una de las etapas de implementación del SGI. Fuente: Tesis Modelo para la implementación de un sistema Integrado de Gestión en calidad y seguridad y salud ocupacional. “Ing. Elizabeth Cristina Huayamave L:” Guayaquil 2013.

Cuando se logra integrar los tres sistemas correctamente los empleados y las mismas directivas no distingan entre calidad, medio ambiente y seguridad.

Es importante tener claro que la integración de los sistemas para que san efectivo debe realizarse “por procesos”, es más efectivo.

Toda organización tiene objetivo principal identificar y satisfacer a los clientes, a los proveedores, empleados, propietarios a hasta la misma sociedad y es aquí donde se parte de la importancia de identificar los procesos los cuales pueden estar interrelacionados entre sí.

5.1 ETAPA DE DIAGNOSTICO

En esta etapa se inicia con el análisis de la situación actual de la empresa en cuanto a conocimiento por parte de las directivas de los sistemas integrales de gestión, lo cual se realiza mediante una entrevista a la Junta Directiva por medio de la Gerencia. (Ver Anexo No.1)

En esta etapa también se debe concientizar a la empresa en el sentido de que sepa en qué estado se encuentra?, para dónde quiere ir?, hasta dónde quiere llegar?, como debo hacer y qué debo hacer para ser una organización más competitiva?, esto de alguna forma son interrogantes que se pueden despejar y ayudar a que la organización logre sus objetivos y metas, al implantar un Sistema Integrado de Gestión.

Es importante conocer el estado actual de la empresa para de estar forma saber cuáles serían los pasos a seguir, ya que se puede estar iniciando o mejorar lo que ya se existe.

También es importante en esta etapa conocer la cultura organizacional frente al tema de los sistemas integrales de gestión y frente al cambio en que la empresa tendrá que afrontar, para nadie es un secreto que la palabra cambio no es muy bien vista y de poca aceptación, cuando se está acostumbrado a realizar una tarea o labor de cierta forma empieza el rechazo al tratar de mejorar la forma como se hacen las labores en la organización. Para conocer el conocimiento y el impacto que genera la implantación de un sistema de gestión y saber a qué se enfrenta el profesional, se lleva a cabo una encuesta a los trabajadores sobre este tema. (Ver anexo No.2)

En el diagnóstico de la cultura organizacional, se conoce las leyes, políticas, reglamentos, normas, tipos de productos o servicios que tiene.

Ubicación de puestos de trabajo, limpieza, adecuación.

Conocer la forma como piensan si todos están integrados y van hacia el mismo lado o simplemente se limitan a realizar su tarea.

Es importante tener presente que los empleados son parte fundamental de la implantación del sistema de gestión, ellos son el pilar de la organización y es importante su participación durante todo el proceso, así mismo dependiendo de este análisis, se puede nombrar el correspondiente líder quien será la persona que estará pendiente, liderara el sistema para que este funcione.

Es muy normal que las directivas, inclusive los mismos trabajadores, tengan cierto temor al cambio porque se puede llegar a pensar que pierde el control sobre la nueva situación, ruptura de la rutina al iniciar una nueva etapa en el proceso o forma de realizar las labores, podría decir en términos generales que sería un miedo a lo desconocido.

Una vez conocido el resultado de la entrevista sobre el estado de la empresa y la opinión y estado de cada uno de los trabajadores es importante iniciar la Gestión para el cambio. Lo cual se puede lograr mediante:

Charlas de sensibilización: Dar a conocer la importancia del sistema, las ventajas y la competitiva en que la empresa puede llegar a estar.

Presentar el proyecto de implantación del sistema mediante pequeñas sesiones, donde los empleados podrán opinar e informar los pro y contra, todo con el fin de mejorar los procesos, procedimientos y ser efectivos y eficaces.

Durante el proceso de implementación presentar los diferentes avances, con el fin de demostrar que se logra cumplir los objetivos y metas y ser más competitivos en el mercado y la competencia.

Es importante que toda la organización pueda dar a conocer sus inquietudes durante el proceso, por eso se debe implementar un plan de comunicación el cual puede ser mediante correos, charlas, sesiones etc.

Durante la etapa de diagnóstico se debe escoger el grupo de trabajo, donde se explicara la terminología y la metodología que se va aplicar, es importante que el personal de trabajo sea personal idóneo, con la capacidad y conocimiento de las áreas de la organización, de aquí la importancia de hacer que la organización se comprometa porque este trabajo puede generar carga laboral extras al grupo de trabajo responsable SIG y esto puede acarrear malestar entre los empleados.

Si la organización no cuenta con el personal capacitado para realizar esta labor, deberá haber el compromiso de capacitarlo.

Durante la etapa de diagnóstico se debe realizar una lista de chequeo la cual será liderara por las directivas y el encargado de cada área, donde darán sugerencias sobre lo que se tiene y los que falta implementar, la opinión de los colaboradores es muy importante ya que son ellos los que conocen la labor que realizan y durante estas sesiones se pueden corregir procesos ya existentes, mejorarlos o cambiarlos.

Se pude realizar una lista de chequeo de acuerdo a cada sistema para conocer Para realizar la lista de chequeo la cual es muy importante en la fase del diagnóstico ya que esta nos ayuda a saber la distancia entre la situación actual y la situación a la cual se desea llegar.

En el sistema de gestión de calidad existe una lista de chequeo, según la Norma Técnica Colombiana INCONTEC: NTC 9001:2000. Ver anexo No.3.

Esta lista de chequeo se unificara para los tres sistemas y con base en esta lista de chequeo se realiza el diagnostico, es importante que la persona que realice esta lista sea consciente de la importancia, responsabilidad

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