Manual Protocolo Inauguración

INTRODUCCIÓN:

Al pensar en la magnitud de un evento como es un festival que cada vez tiene alcances mayores es necesario implementar una estrategia de comunicación que favorezca la organización de eventos lo que genera por consecuencia un protocolo que deberá ser seguido en todo momento ya que es bien sabido, las maneras que se desarrollen en el trascurso de las ceremonias en especial la de inauguración le dará fuerza en su imagen y posicion.

Esta claro que habrá personas que tendrán tareas especificas en cuanto a organización y monitoreo del festival se tiene que tener presente en todo momento que la involucración y el compromiso de cada uno de los colaboradores se verá reflejado en el éxito compartido del evento y que las actividades protocoloarias serán llevadas a cabo en todo momento y no recaerán en una sola persona sino que se tiene que tener la idea de que todos formaran parte de la implementación del protocolo en cada acto del festival.

Igualmente, es importante garantizar que el evento sea la accesibles para todos los usuarios también para las personas con discapacidad, por lo que hacer el mejor esfuerzo para identificar la ruta que sea más fácil para acceder a la sede, es una responsabilidad social. Por tal motivo, se sugiere hacer un recorrido minucioso suponiendo o usando ayudas técnicas de movilidad (silla de ruedas, muletas, bastón, etc.) y trate de encontrar la ruta más accesible o negociar la remoción o reubicación de los obstáculos temporales, por ejemplo, anuncios o puestos de vendedores, mesas de restaurantes u otros elementos que abarquen toda la acera. (González, 2015, pág. 28). En la actualidad, la mayoría de las instalaciones para eventos tiene rampas o salva-escaleras para subir a los escenarios. Si no las tienen, puede rentar equipo desmontable. Respecto a las escaleras, deben ser funcionales y no una posible causa de accidentes. También es importante identifique las barreras que encontró́ y plantee con su equipo posibles soluciones. Como ya se mencionó anteriormente, algunos obstáculos son fáciles de subsanar. Si son externos, recurra a las autoridades locales o directamente a quien los provoca, según aplique. En caso de que estén en el interior de la sede, se deberá́ solicitar su remoción al proveedor. Muchas veces el ingenio y los ajustes razonables pueden proveer accesibilidad, pero asegúrese que no pongan en riesgo la integridad de las personas.

La inauguración de un evento es primordial en el éxito del mismo, podriamos aplicar lo que se dice de que la primera impresión nunca se olvida.

OBJETIVOS:

1. Contar con un instrumento que imponga criterios para dirigirse en las ceremonias que se lleven a cabo en el Festival del Hongo
2. Aplicar las normas impuestas en el manual
3. Servir de base para la dirección en futuros eventos y ceremonias del Festival del Hongo, no solo de este año sino tambien de los proximos.

PRINCIPALES CONCEPTOS:

Protocolo:

Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales.

Acto. Es el conjunto de elementos tanto material y humano necesarios para desarrollar un evento, con el objetivo de alcanzar el éxito fijado. Siendo fundamental para alcanzar buenos resultados que el recurso humano cuente con una total aplicación de disponibilidad, interés, creatividad, compromiso y responsabilidad.

Ceremonia. Acto exterior que implica cierta solemnidad y se realiza según ciertas reglas, en honor a algún acontecimiento o hecho.

Ceremonial. Conjunto de formalidades que se aplican al celebrar un acto público o solemne.

REQUERIMIENTOS Y CONSIDERACIONES

ANTES

1. Tres días antes se debe contar con la relación definitiva de invitados asistentes para considerar el espacio que se les asignara.
2. El espacio debe ser pensado de acuerdo a las necesidades del numero de invitados y el aproximado de asistentes.
3. Debe ser considerado el número de sillas o lugares para el número de invitados, una inauguración demasiado abarrotada o semivacia le dará mala imagen a todo el evento.
4. El espacio debe contar con distintivos del festival y no olvidar la presencia de los patrocinadores. Dichos distintivos ya sea la lona, señaletica u otros serán aprobados con anterioridad por el comité organizador y en caso de tratarse de lonas con los logotipos de gobierno o de patrocinadores deberán contar con su visto bueno.
5. En caso de contar con mesa de presidium se colocarán botellas de agua cuidando que no aparezcan marcas comerciales, a menos que sean patrocinadores, poniendo en el lugar de las etiquetas el logo del festival.
6. El pódium siempre se colocará del lado derecho de la mesa y/o espacio donde se coloque el presídium (viendo a la derecha del mismo) con el requerimiento técnico de sonido necesario. Se muestra un ejemplo gráfico a continuación

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1. Si es un espacio pequeño o encerrado se debe cuidar que tenga un olor agradable y de ser posible una buena ventilación, debemos recordar que hasta el más mínimo detalle hablará del festival en general.

1. Las salidas de emergencia asi como la entrada y salida y demás estarán debidamente señalados y también seguirán la tipografía y colores identitarios del festival.

1. Los invitados que hayan confirmado su asistencia a la inauguración se ubicarán de acuerdo al orden de precedencia y serán presentados en el mismo orden.

1. También se debe contar con un espacio pensado para alojar a las autoridades mientras la ceremonia de inauguración comienza y se les da la bienvenida al presidium. Podría ocuparse una ante sala.

1. No debe olvidarse la labor del staff y su importancia, se recomienda que antes y durante todo el evento el equipo de staff este en continua comunicación para no pasar despapercibidos detalles como proyección, seguimiento del programa, etc.

1. El staff debe contar con sus herramientas de trabajo como son: una lista de invitados, asistentes y no asistenes y si tienen un requerimiento o necesidad especial, además de horarios, mapas del lugar donde se lleva a cabo la inauguración y de ser posible algún radio o telefonos celulares por cualquier imprevisto.

1. Las personas de staff encargadas de la entrada del recinto de inauguración deben recibir instrucciones claras de cuándo deben permitir el acceso a la sala a quienes han llegado tarde. O de si deben hacerlas entrar por alguna puerta en la parte posterior del auditorio.

1. Se debe elaborar un programa y guión que cuente con bienvenida, mención de autoridades, información acerca del festival y como tal la inauguración del festival.

1. Un buen maestro de ceremonias es esencial en un acto de inauguración, en este caso se deben tener en cuenta los lineamientos para una buena expresión oral, el tono, el ritmo etc,.

1. Las autoridades que serán encargados de dirigir las palabras de bienvenida y de inauguración tendrán que enviar con por lo menos un día de anterioridad su discurso para ser aprobado por la comitiva organizacional del festival.

1. El caso que ambos cónyuges asistan invitados por sus respectivos cargos, ocuparán la ubicación que corresponde al rango de su cargo.

1. En el caso que asista una autoridad con su cónyuge, ambos se considerarán como una unidad, ubicándose al cónyuge a la derecha del invitado.

1. Cuando una autoridad envía a un representante, este último no será requerido en presídium a menos que sea uno de los tres mandos más importantes.

1. Se debe considerar una hilera de asientos en la parte delantera para los invitados más notables después de las autoridades.

1. Se debe cuidar que las primeras filas del auditorio se encuentren ocupadas siempre en su totalidad.

En relación a las personas con discapacidad, es importante tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Es preciso elaborar un programa que desde origen sea incluyente.

1. Todos los apoyos audiovisuales deberán estar provistos de accesibilidad. En el caso de videos o cualquier otra manifestación donde se emplee la vista deberán estar audiodescritos o habrá un equipo de voluntarios que pueda describirlos para personas con discapacidad visual.

1. Los videos y los audios deberán tener subtítulos o su contenido se deberá proyectar en estenografía o interpretarse en lengua de señas, de lo contrario no serán accesibles para personas con discapacidad auditiva.

1. Es fundamental la colocación e identificación clara del área de registro. Asegúrese que sea un elemento para brindar mayor accesibilidad y no un obstáculo a la libre circulación. Provéale un espacio, iluminación, mobiliario y personal adecuado. (Imagen 1)

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Imagen 1. Medidas del mostrador de registro

1. Si se usa mesa o atril, deben ser accesibles para un usuario de silla de ruedas (Imagen 2)

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Imagen 2. Atril acecsible

1. Reserve espacios preferentes en diferentes lugares de acuerdo con la mejor posibilidad de visión, audición y movilidad. (Imagen 3)

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Imagen 3. Ubicación de lugares preferentes para personas ususarias de sillas de ruedas.

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