Manual para la organización de una empresa sintesis Manual para la organización profesional del diseñador por Lorena Mérida.

Manual para la organización profesional del diseñador por Lorena Mérida.

Guatemala 13 de agosto de 2018

INTRODUCCIÓN

En una empresa se debe decidir qué, quién y cómo se realizará un trabajo, esto requiere que la persona a cargo tenga conocimiento y/o esté consiente de cómo va a sobrellevar el encargo. Para ello debe saber planear y posteriormente programar cada una de las acciones que llevarán al logro de dicho trabajo.

Es por ello que el propósito de este escrito es otorgarle al diseñador gráfico en formación o usuario a fin, material didáctico que le sirva de consulta y que le permita guiarse y organizarse de una manera más fácil al momento de planear y llevar a cabo el establecimiento de un ente empresarial propio. Para ello se procedió a realizar una investigación de datos bibliográficos y egráficos, mismos que se seleccionaron e interpretaron en este documento.

Se tiene la idea de que el trabajo del diseñador gráfico no pasa más allá de la línea de pensar y llevar a cabo sus ideas; sin embargo, el diseñador gráfico como emprendedor que desee formar su propia empresa debe conocer todos los fundamentos y principios básicos de la planeación, políticas y organización de una empresa; por lo cual se expondrán diferentes puntos y el proceso para llevar a cabo cada uno de ellos.

Para un joven, especialmente un recién graduado existen diversas circunstancias que lo acechan que ponen en duda el éxito, sin embargo estas circunstancias son factores de riesgo que puedan afectar el conocimiento, estabilidad y desempeño de un emprendedor. En esencia los riesgos que existen ante un emprendedor al crear una empresa serán un reto afrontarlos, muchos pueden ser evitados pero siempre existirá la duda de ¿cómo iniciar y llevar a cabo un proceso lleno de riesgos?

Se estima que alrededor del mundo, el 75% de las pequeñas empresas (Pymes) que se emprenden cada año no llegan al segundo año de vida muchas veces debido a la mala organización con la que cuenta que va mucho más allá de solamente el ámbito legal. Una empresa necesita definir y estructurar una organización, planear objetivos, estrategias, programas y trámites correspondientes para inscribirla y un plan estratégico para el esfuerzo de la organización de prestar un buen servicio hacia la comunidad y eso es lo que se expondrá en el este documento.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN PROFESIONAL:

1. PLANEACIÓN:

La planeación implica seleccionar misiones, objetivos y acciones, tomar decisiones e innovar administrativamente; si se carece de un plan, no se sabe qué hacer, como realizarlo cuando y quien lo va a hacer.

Normalmente una empresa fracasa debido a la ausencia de un plan de negocios, los objetivos a largo plazo no están definidos, si hay objetivos de corto plazo no se han comunicado a los empleados, falta un análisis de riesgos potenciales y prevención de los mismos, y aparecen las crisis del crecimiento por no prever que no sólo es malo no vender, sino también vender mucho.

La planeación contribuye a alcanzar los propósitos de la empresa y es la primordial tarea del gerente. A esto le sigue la organización, integración de personal, dirección y control.

Existen varios tipos de planes, como:

• Misión: está consiste en el propósito que se quiera alcanzar.
• Objetivos: estas son las metas o fines hacia los cuales se dirige cada actividad de la empresa.
• Estrategias: son los recursos a usar para lograr los objetivos.
• Políticas: son guías para orientar la toma de decisiones, son los principios que una empresa se compromete a cumplir. Reglas y directrices básicas sobre el comportamiento y el procedimiento adecuado que se espera de todos sus empleados.
• Procedimientos: establecen un método para manejar una actividad.
• Reglas: reflejan una decisión tomada.
• Programas: son un conjunto de metas, pasos a seguir y otros elementos necesarios para llevar a cabo una acción.
• Presupuestos: son los que determinan cuantitativamente los elementos programados, estos se rigen de acuerdo a una serie de normas como un periodo, el hecho de ser realista, la flexibilidad y responsabilidad de la ejecución del mismo.  

2. ORGANIZACIÓN:

Al contar ya con un plan estratégico se debe definir la estructura de la empresa. Para ello se designan papeles específicos a los empleados que conformarán la empresa. Esto es importante, ya que de no hacerlo; los nuevos emprendedores el día que abren las puertas de su nueva empresa adquieren por lo menos seis roles o funciones a desempeñar.

La organización es la segunda función administrativa después de la planeación y antes de la dirección y el control. Esta permite una mejor asignación y un uso más eficiente de los recursos de la empresa necesarios para llevar a cabo las actividades y tareas necesarias a su vez para desarrollar y aplicar las estrategias y alcanzar los objetivos establecidos en la planeación; pero además permite una mejor coordinación entre las diferentes unidades orgánicas de la empresa, y un mejor control del desempeño del personal así como de los resultados.

Existen principios que tienen relación directa con la función administrativa de organización:

• La división del trabajo: a medida que la empresa va creciendo, se ve en la necesidad de dividir el trabajo en diversos departamentos. Es aconsejable que para cada función exista un solo jefe.

Las principales ventajas de este tipo de división son que permite sacar el máximo provecho de las habilidades técnicas de los miembros de la empresa ya que los agrupa de acuerdo a su especialización, así como obtener economías de escala ya que utiliza los recursos de la empresa de forma integral.

• Centralización y descentralización: Si en una empresa no existe centralización de autoridad, no sería una sino varias. La descentralización es la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones.

3. POLITICAS DE PERSONAL:

Cuando la empresa va creciendo, surge la necesidad de contratar más personal, y de encontrar la persona idónea para el puesto. No es fácil tener el olfato para reclutar personal competente, falto mucha capacitación del líder y de los empleados, falta una estructura salarial justa donde predomine premiar la experiencia, resistencia al cambio, se teme al de asesoramiento de expertos externos a la empresa para que no nos “roben las ideas”. En resumen falta tiempo para escuchar a la gente y para trabajar en equipo.

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