Mapa conceptual de las Características en el proceso Administrativo de cartera

PROCESO: GESTION DE CARTERA      

RESPONSABLE DEL PROCESO: PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA CONVENIOS Y CARTERA     

Propósito: El presente documento tiene por objeto definir la metodología para Realizar seguimiento a la cartera de los créditos

otorgados por el instituto, garantizando el cumplimiento de la Constitución, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos del Consejo Directivo, los Estatutos de la Entidad, y las Normas técnicas ISO.

             ALCANCE: Aplica desde la creación del crédito en el sistema, su seguimiento hasta la liquidación total del crédito.

PROVEEDOR O PROCESO FUENTE

ENTRADAS DOCUMENTOS Y REGISTROS

ACTIVIDADES DEL PROCESO (METODOS- DOCUMENTOS)

RESPONSABLES

SALIDAS DOCUMENTOS Y REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL

CLIENTE PROCESO QUE REQUIERE LA SALIDA

CLIENTES GESTIÓN DE CARTERA

S.G.C.

(Sistema Gestión  de Cartera)

Requisitos de la ISO: 9001

Requisitos del sistema de desarrollo administrativo.

Necesidades de los clientes y los diferentes procesos relacionados.

Plan de acción. Mapa estratégico de la entidad Necesidades los diferentes procesos relacionados

PLANIFICACION Y DOCUMENTACION DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO: GESTION DE CARTERA Participar en la elaboración de los Procedimientos, registros, caracterización, Mapa de procesos y en general los diferentes documentos del proceso con el fin de lograr su eficaz implementación y mantenimiento en el S.G.C. Participar en la definición de metas de la gestión del proceso

PROFESIONAL AREA CONVENIOS Y CARTERA

Procedimientos. Registros. Mapa de Procesos. Documentos del S.G.C. relacionados con el proceso Cuadro de Indicadores de Gestión

Listado maestro de Documentos.

Listados de distribución Acto administrativo de adopción. Documentos originales firmados.

CLIENTES

y

GESTIÓN

DE CARTERA

GESTIÓN GERENCIAL Y ESTRATEGIA EMPRESARIAL.  

PLANIFICACIÓN, MEJORA Y ADMINISTRACIÓN DEL S.G.C  

Misión, Visión, Política, Objetivos de calidad, Plan de implementación y mejoramiento del S.G.C, direccionamiento de la gerencia Plan de acción. Documentos del S.G.C. Código de Ética Manual de funcione

IMPLEMENTAR DIRECTRICES Y DISPOSICIONES  DEL INSTITUTO PARA EL SISTEMA GESTION CARTERA.  

Implementar y realizar aporte con su gestión como responsable del proceso y de acuerdo la importancia y a la pertinencia de su labor como funcionario de la entidad.

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO AREA CONVENIOS Y CARTERA

Reorganización operativa, conocimiento y apropiación de la Política de calidad, objetivos, misión y visión del instituto por parte de los funcionarios que participan en el proceso.

Auditoria Interna  

Auditoria de control Interno  

Autogestión.  

Revisión por la dirección.  

Evaluación del desempeño  

GESTIÓN GERENCIAL Y ESTRATEGIA EMPRESARIAL.  

PLANIFICACIÓN, MEJORA Y ADMINISTRACIÓN DEL S.G.C.

GESTION DE CARTERA

GESTION DE CARTERA

Estado de cartera

SEGUIMIENTO A CREDITOS  

La profesional Convenios y Cartera con base en el estado de cartera realiza continuamente el seguimiento de los créditos en cuanto su vencimiento de la respectivas cuotas, llamando a recordar su pago oportuno y a solicitar el envío de la consignación vía FAX, a fin de mantener su crédito en el sistema al día y los registros correspondientes en el archivo.

 Si al hacer seguimiento se observa que un crédito tiene más de 60 días en mora  se comunica a la oficina jurídica para que proceda jurídicamente.

(Registros: Consignaciones, oficios de remisión estado de cartera, oficios de remisión de estados de cartera mora a jurídica) .  

Mensualmente se verifica que las consignaciones realizadas por los clientes  correspondientes a pago de cuotas de créditos  durante el mes  coincidan con las registradas en el sistema.  

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO AREA CONVENIOS Y CARTERA

Estado de cartera conciliado, Fax, y oficios a los clientes. Llamadas a los clientes. Informe de cartera por edades. Información de cartera de más de 60 días para Jurídico. Extractos de cartera.

SISTEMA

Revisión del Profesional de Convenios y Cartera.  

Comité de Análisis de riesgo crediticio.

GESTION DE CREDITO  

GESTION CONTABLE  

GESTION Y ASESORIA JURIDICA

GESTION DE CARTERA

Extractos de cartera

   ENVIO DE EXTRACTOS  

La profesional Convenios y cartera todos los meses envía los extractos de cartera a los clientes. Resultado Del proceso.

NOTA: Se aprovecha para enviar junto con los extractos de cartera los extractos de tesorería.

  UNIVERSITARIO AREA CONVENIOS Y CARTERA

Correspondencia enviada    

Oficio remisorio

Remitiendo extractos cartera.

CLIENTES

GESTION DE CARTERA

Estados de cartera.  

Datos de los crédito

INFORMES DE CARTERA  

La profesional Convenios y cartera con base en la información de estados de cartera, listado de recaudos,  realiza mensualmente el informe de cartera que contiene el cliente, pagaré, capital vencido, no vencido, total; clasificación por vencimiento de capital, intereses causados vencidos,  total de la deuda, calificación de la cartera y los recaudos de cartera teniendo en cuanta los municipios y entidades descentralizadas, capital, intereses, mora y total.  (Resultado de Proceso Informes de cartera con copia a Gerencia, contabilidad, control interno, comercial y tesorería).  

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO AREA CONVENIOS Y CARTERA

Informes de cartera.

Sistema.

Auditoria de autocontrol del Sistema.

GESTION DE CREDITO  

GERENCIA  

CLIENTES

PLANEACIÓN, MEJORA Y ADMINISTRACIÓN DEL S.G.C

Mapa de Riesgos de la Entidad  

Manual de Administración del Riesgo

ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO  

Identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear los riesgos del proceso, generando acciones preventivas y diseñando controles para reducir pérdidas potenciales y/o incrementar beneficios potenciales.  

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO AREA PLANEACION E INVENTARIOS

Mapa de Riesgos de la Entidad actualizado  

Acciones Preventivas y planes de mejoramiento.

Revisión por la Dirección.  

Indicadores de gestión.  

Comité de Análisis de riesgo crediticio.

GESTIÓN GERENCIAL Y PLANEACION DE LA ENTIDAD

COMITÉ DE COORDINACIÓN  DE  CONTROL  INTERNO.

Cuestionario Auto evaluación del Control

AUTOEVALUACION DEL CONTROL : Realizar la auto evaluación del control teniendo en cuenta la encuesta  así como evaluar su efectividad en el proceso, área responsable

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO AREA PLANEACION E INVENTARIOS

Cuestionario

 Auto evaluación del Control diligenciado para procesar.

Comité de Coordinación  de  Control  Interno

GESTION GERENCIAL Y PLANEACION  DE LA ENTIDAD

GESTIÓN DE CARTERA

Datos del proceso

ELABORACION DE INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO

 Recopilar datos, procesar indicadores y realizar análisis  

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO AREA CONVENIOS Y CARTERA

Indicadores de Gestión

Revisión por la Dirección  

Cuadro de mando

GESTIÓN GERENCIAL Y PLANEACION DE LA ENTIDAD

PLANEACIÓN, MEJORA Y ADMINISTRACIÓN DEL S.G.C

Fichas Técnicas de Indicadores.  

Manual de Sistema de Evaluación y Control  

Procedimientos.  

Reglamentos, Requisitos legales

AUTOEVALUACION DE LA GESTION DEL PROCESO  

Recopilar de datos y procesamiento de indicadores de gestión relacionados con el proceso, calificarlos de acuerdo a la Gestión realizada comparándolo con las metas establecidas, presentando informe

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO AREA PLANEACION E INVENTARIOS

Informe de Autogestión del proceso  

Indicadores de Gestión

Revisión por la Dirección  

Cuadro de mando

GESTION GERENCIAL Y PLANEACION DE LA ENTIDAD

GESTION DE CARTERA

Informes de cartera

REPORTE A LA ENTIDAD  CENTRAL DE RIESGOS  

La profesional Convenios y cartera  con base en el informe de cartera del mes anterior elabora el reporte a la Entidad de riesgos, durante los primeros quince días del mes en  el archivo  definido. El resultado de este proceso es el reporte a la entidad de riesgos en medio electrónico con oficio remisorio.

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO AREA CONVENIOS Y CARTERA

Reporte a la Entidad Central de Riesgos.

Oficio remisorio

Entidad Central de Riesgos.

GESTION DE CARTERA

Informes de cartera Base de datos de cartera

INFORMES A LOS ORGANISMOS DE CONTROL  

La profesional de Convenios y cartera da respuesta a los diferentes requerimientos  de los órganos de control y vigilancia mediante informes y otros documentos requeridos que sustenten la respuesta a dichos requerimientos. (Informes, anexos, oficios dirigidos a los organismos de control y vigilancia.

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO AREA CONVENIOS Y CARTERA

Informes a Organismos de control

 Soportes y oficio a entidades de control

Oficio remisorio.  

Cronograma Informes a Entes de Control.

GERENCIA  

ORGANISMOS DE CONTROL

Planeación, mejora y administración del S.G.C

Mapa de Riesgos de la Entidad  

Manual de Administración del Riesgo

ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO:Identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear los riesgos del proceso, generando acciones preventivas y diseñando controles para reducir pérdidas potenciales y/o incrementar beneficios potenciales.  

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO ÁREA CONVENIOS Y CARTERA

Mapa de Riesgos de la Entidad actualizado  

Acciones Preventivas y planes de mejoramiento.

Revisión por la Dirección.  

Indicadores de gestión.

GESTIÓN GERENCIAL Y PLANEACION DE LA ENTIDAD  

PLANEACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL S.G.C.  

GESTIÓN DE CARTERA

Comité de Coordinación  de  Control  Interno.

Cuestionario Auto evaluación del Control

AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL  

Realizar la auto evaluación del control teniendo en cuenta la encuesta, y   verificar la existencia de cada uno de los elementos de control así como evaluar su efectividad en el proceso, área responsable y la entidad

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO ÁREA CONVENIOS Y CARTERA

Cuestionario Auto evaluación del Control diligenciado para procesar.

Comité de Coordinación  de  Control  Interno.

GESTIÓN GERENCIAL Y PLANEACION DE LA ENTIDAD  

PLANEACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL S.G.C.  

GESTIÓN DE CARTERA.

Planeación, mejora y administración del S.G.C  

Fichas Técnicas de Indicadores.  

Manual de Sistema de Evaluación y Control  

Procedimientos.  

Reglamentos, Requisitos legales

AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PROCESO  

Recopilar de datos y procesamiento de indicadores de gestión relacionados con el proceso, calificarlos de acuerdo a la Gestión realizada comparándolo con las metas establecidas, presentando informe

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO ÁREA CONVENIOS Y CARTERA

Informe de Autogestión del proceso  

Indicadores de Gestión

Revisión por la Dirección  

Cuadro de Mando

GESTIÓN GERENCIAL Y PLANEACION DE LA ENTIDAD  

PLANEACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL S.G.C.  

GESTIÓN DE CARTERA

GESTIÓN DE CARTERA

No conformidades del proceso,  

Problemas potenciales.  

Riesgos importantes o inaceptables.  

Sugerencias de mejora

PLANTEAR E IMPLEMENTAR PLANES  ACCIONES CORRECTIVAS Y/O ACCIONES PREVENTIVAS O PLANES DE MEJORA.

De acuerdo con los resultados obtenidos en la verificación del control de los documentos, el control de los registros, las auditorías internas y el seguimiento del cronograma plantear e implementar acciones correctivas y/o preventivas con el fin de mejorar continuamente la eficacia del proceso. Sugerencias de mejora

PROFESIONAL  UNIVERSITARIO AREA CONVENIOS Y CARTERA

Acciones correctivas  

Acciones Preventivas  

Planes de Mejoramiento

Seguimiento de acciones Correctivas, preventivas y de mejora.  

Seguimiento a Planes de Mejoramiento

GESTIÓN DE CARTERA  

PLANTACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y MEJORA DEL S.G.C  

CONTROL INTERNO