Memorando De Auditoria Interna

INTRODUCCIÓN

La investigación que a continuación se desarrolla sobre el memorando de auditoría interna y el análisis que se realiza, basa su alcance en la importancia de esta herramienta administrativa y financiera, para encontrar o detectar errores y fraudes presentes o futuros, expresando situaciones de no conformidad que se presenten en las empresas o diferentes entes económicos donde nos desarrollemos como profesionales.

Como un argumento introductorio, se define y analiza la auditoría interna como mecanismo de control en una organización, el memorando en su concepción general y en su defecto el memorando de auditoría interna como pilar en el correctivo de las situaciones de no conformidad en la misma.

COMO A TRAVÉS DE UN MEMORANDO DE AUDITORÍA INTERNA SE DESCRIBEN SITUACIONES DE NO CONFORMIDAD

Para dar respuesta a esta interrogante, se parte del concepto de auditoría interna, como una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes.

Esta se encarga de verificar los diferentes procedimientos y sistemas de control interno establecidos por una empresa, con el objeto de conocer si funcionan como se había previsto y al mismo tiempo ofrecer a la dirección posibles cambios o mejoras en los mismos. Es una pieza fundamental de control en grandes empresas y se estructura, dentro de las mismas, como un departamento que funciona independientemente y depende directamente de la gerencia.

El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Esto lo lleva a cabo verificando la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización y vigilando el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual implica su relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable como el operativo.

Teniendo en cuenta lo anterior se evidencia una clara necesidad de las empresas en asegurarse de que el sistema de control interno sea el adecuado, y esto se logrará mediante pruebas constantes que le permitan determinar que han resultado operativamente efectivos, en caso contrario, si existen fallas, deficiencias o cambios en las condiciones existentes, debido a lo cual el sistema de control interno resulte inefectivo, debe ser modificado apropiadamente efectuando los cambios necesarios a las nuevas situaciones.

Es claro que en toda entidad bien organizada, para poder mantener la vigilancia sobre la cadena de control de dirección, se hace necesario la creación de un programa sistemático de revisión y valoración para comprobar que las responsabilidades delegadas han sido bien encausadas y que las políticas y procedimientos establecidos se han llevado tal como estaba previsto.

Sin lugar a duda la auditoría interna juega un papel de gran importancia en todas las organizaciones, sin importar su tamaño, actividad o sector de mercado; Lo que realmente se busca es que las empresas articulen todos sus procesos de tal manera que los niveles de crecimiento tenga un impacto general con relación a todas las áreas involucradas, permitiendo a si la ponderación en el tiempo de los resultados obtenidos, y determinar el costo o beneficio de este proceso.

Puesto en claro el concepto de auditoría, su objetivo y alcance en una organización, nos adentramos en la definición general de memorando, la cual se expone a continuación.

El Memorando

Es un documento escrito que se utiliza en las empresas para comunicarse internamente, es un documento rápido y formal pero sin necesidad de firma.

El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una empresa para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha institución. Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir otros documentos como las notas.

Estructura del memorando:

1- Para: El nombre en cuestión.

2- CC: (con copia a quien corresponda).

3- De: Quien lo envía.

4- Fecha: la fecha del memorando.

5- Asunto: El motivo del documento.

6- Luego vendría el mensaje, muy breve, de uno o dos párrafos por lo usual, y se termina sencillamente por un "Gracias por su atención" o alguna frase por el estilo. No existen estándares para el memorándum por no ser un documento de los más formales, por lo que el asunto es bastante libre, y lo que se busca es ir al grano de la manera más sencilla posible para comunicar el mensaje.

TIPOS DE MEMORANDO

• INFORMATIVO: informar sobre un asunto

• INSTRUCTIVO: instruir

• PROCESAL: tramitar un documento

• PERSUASIVO: persuadir

Expuesto lo anterior, nos adentramos en el papel que desempeña el memorando de auditoría interna en una organización, pero no sin antes definir que es una No conformidad en el proceso de auditoría interna.

En la auditoría interna lo normal es que se detecten dos tipos de hallazgos, de “conformidad” y de “no conformidad”, éstas últimas son generadas por hallazgos de incumplimiento, es decir, por aquellas desviaciones o incumplimiento respecto a los requisitos especificados.

En razón a ello el auditor debe notificar las No conformidades encontradas dentro del proceso de auditoría interna, con la finalidad de que se tomen las acciones correctivas y para aprovechar la oportunidad de mejora se podrían emprender acciones preventivas, y esto se deja evidenciado en un memorando de auditoría interna, en el cual se comunican dichas situaciones de “no conformidad” para conocimiento de los involucrados y de las

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