Metodología De Simplificación De Procedimientos Y Determinación De Costos

ÍNDICE

1. Caso de Estudio Pág. 03

2. Análisis del Procedimiento Pág. 07

3. Elaborar la Tabla ASME-VM del Procedimiento

simplificado Pág. 13

4. Completar las columnas que faltan en la Tabla ASME-VM

simplificada Pág. 14

5. Elaborar el diagrama de bloques del procedimiento

Simplificado Pág. 15

6. Impacto de la simplificación realizada Pág. 16

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3er Diplomado en Simplificación Administrativa Unidad 1 del Módulo II – Caso de Estudio

1. Caso de Estudio

CASO DE ESTUDIO

Indicaciones:

• El caso de estudio consiste en realizar la simplificación de un procedimiento administrativo. El trabajo es individual y se pondrá nota desaprobatoria a las copias.

• Al finalizar el trabajo el alumno remitirá al tutor lo siguiente (a través de mensajería del

aula virtual asignada como “caso de estudio, mensajería”

o Archivo conteniendo la tabla ASME, diagrama de bloques y cuadro comparativo de la Simplificación Administrativa del Procedimiento Administrativo que fue simplificado (Presentado en MS Word, MS Excel, MS Power Point o versión PDF).

• El trabajo deberá ser enviado como máximo hasta el 16 de Enero de 2013.

Simplificación del Procedimiento

“Certificado de Estudio”

Se presenta el diagrama ASME actual del procedimiento “Certificado de Estudio” de una Entidad Pública. Usted está encargado de llevar a cabo la simplificación del procedimiento, por lo que deberá realizar las siguientes labores:

• Analizar el Procedimiento actual para simplificarlo (señale que actividades eliminará y justifique su eliminación, analice el inicio y fin del procedimiento, asuma criterios, condiciones o el entorno del procedimiento de ser necesarios).

• Elaborar la Tabla ASME VM del Procedimiento simplificado.

• Completar las columnas que faltan en la Tabla ASME VM simplificado

• Elaborar el diagrama de bloques del procedimiento simplificado

Elaborar el siguiente cuadro comparativo para medir el impacto de la simplificación realizada

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3er Diplomado en Simplificación Administrativa Unidad 1 del Módulo II – Caso de Estudio

Indicadores Cantidad total en

Procedimiento Actual Cantidad total en Procedimiento

Simplificado

Diferencia (impacto)

A B B-A

Pasos

Áreas

Tiempo (minutos)

Técnico

Jefe

…...(Agregar otros cargos de Personal )

Papel bond

Folder manila

Movilidad

Bolígrafo

Reparación PC´s

PC

Energía eléctrica

….(Agregar otros recursos)

Nota.- El trabajo puede ser desarrollado utilizando software para modelar procesos o utilizando MS Office. Finalmente el trabajo deberá ser remitido a la plataforma virtual por la mensajería asignado como “caso de estudio, mensajería” en alguna versión de MS Office (MS Word, MS Excel,

MS Power Point) o versión PDF

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3er Diplomado en Simplificación Administrativa Unidad 1 del Módulo II – Caso de Estudio

Tabla ASME-VM : Caso Actual - Certificado de Estudios

Paso

Actividad

Área

Contador de Recursos

Identificador de Recursos

Tiempo

(min.)

Recursos Humanos

Recursos identificables

Recursos no identificables

Técn. II Sec. IV Jefe Dpto. Conserje Jefe

Oficina Decano papel bond A4 Formato

Certificado Sobre

Membretado

Bolígr.

Mant. De PCs

Computa- dora

Servicio de Energía eléctrica

1 Informar a usuario

requistos y llenado de formatos

Unid. Atenc. Pers.

3

1

2 Facilitar

formulario Unid. Atenc.

Pers. 1 1 1

3 Revisar requisitos Unid. Atenc.

Pers. 2 1

4 Recepcionar

formulario Unid. Atenc.

Pers. 1 1

5 Registrar trámite

en el sistema Unid. Atenc.

Pers. 2 1

6 Registrar trámite

en el cuaderno de

cargo Unid. Atenc. Pers.

2

1

6 Esperar que se

junten formularios Unid. Atenc.

Pers. 5

7 Trasladar

formulario con requisitos Unid. Atenc. Pers.

2

1

8 Recepcionar

documento Área de

Docum. 1 1

Revisar requisitos Área de

Docum. 2 1

9 Ingresar datos al

sistema Área de

Docum. 1 1

10 Imprimir borrador

de Certificado Área de

Docum. 1 1 1

11 Control de calidad

del Certificado Área de

Docum. 2 1

12 Actualizar base de

datos Área de

Docum. 5 1

13 Traslado para

elaboración de

Certificado Área de

Docum.

5

1

Revisar requisitos Área de

Docum. 2 1

14 Recepción

borrador de

Certificado Área de

Docum.

1

1

...