Modelo De Cuestionario De Control

CUESTIONARIO DE CONTROL

PARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS AUXILIARES

Entidad: Fecha:

PREGUNTAS RESPUESTA REF.

SI NO N/A P.T

Objetivo:

Evaluar el grado de solidez de control y la eficiencia administrativa del Área de Abastecimiento y Servicios Auxiliares.

COMPRAS

3.El proceso de administración de abastecimiento se efectúa a través de las fases de:

a) Programación?

b) Adquisición?

c) Almacenamiento?

d) Distribución?

Información estadística contable?

4.¿la programación de abastecimiento cuenta con:

a) Cuadro anual de necesidades?

b) Presupuesto valorado de bienes y servicios?

c) Plan de obtención de bienes y servicios?

d) Cuadros de adquisición?

Cuadros de suministros?

5.¿la adquisición cuenta con :

a) Reglamento de adquisiciones?

b) Registro de proveedores?

c) Solicitud de cotizaciones?

d) Cuadros comparativos?

e) Orden de compra o de servicio?

Nota de entrada?

6.¿se tiene el catalogo o relaciones por los artículos que normalmente requiere la entidad?

7.¿se efectúan licitaciones públicas, concurso publico de precios o adquisición directa, según sea el caso para la adquisición, de acuerdo a la ley de contrataciones y adquisiciones del estado y su reglamento?

8.¿se hacen por escrito todas las ordenes de compra? Y las copias se distribuyen apropiadamente para su control, a las siguientes áreas:

a. Contabilidad?

b. Almacén?

c. compras?

9.¿esta prohibido efectuar cotizaciones y/o pedidos por teléfono?

10.¿se incluye en las ordenes de compra los detalles siguientes:

a. Precio?

b. Cantidad?

c. Calidad?

d. Condiciones de compra (fecha de entrega, forma de pago, etc.)?.

12.¿se archivan numéricamente las ordenes de compra en:

a. Departamento de contabilidad?

b. Dirección de abastecimiento?

13.¿las compras se efectúan previa constancia por el almacén de la no existencia de stock?

15.¿existe un comité de adquisiciones o de compras para las adquisiciones sujetas a licitaciones públicas y concurso público de precios?

¿Tiene libro de actas?

16.¿las autoridades o funcionarios de la entidad que no integran el comité de adquisiciones, tienen alguna ingerencia en las decisiones, del mismo?

17. ¿las órdenes de compra son autorizadas por los funcionarios competentes?

32 ¿los repuestos para vehículos son adquiridos por personal adecuadamente calificado perteneciente a la unidad responsable de las adquisiciones?

ALMACEN

1.¿cuenta el área de abastecimiento con :

a) Organigrama funcional?

b) Manual de organizaciones y funciones?

c) Manual de procedimientos?

d) Plan operativo?

Catálogo de bienes?

2. ¿se encuentran el área de abastecimiento y SS.AA. implementada con personal idóneo y suficiente?

11. ¿son pre-numerados los documentos fuentes de abastecimiento?(PECOSAS, ordenes de compra, nota de entrada, etc.).

14.¿se mantiene en el almacén un stock mínimo de existencias

19 ¿está prohibido al almacenero atender pedidos verbales con cargo a regularizar posteriormente dichas operaciones?

20 ¿están pre-numeradas las notas de entrada de almacén?

21 ¿se han establecido procedimiento de inspección para comprobar las especificaciones de las adquisiciones ingresadas al almacén?

1. ¿se pesa?

2. ¿se mide?

3. ¿se revisa?

22 ¿tiene la persona a cargo del almacén conocimiento de y/o experiencia sobre el proceso de almacenamiento?

23 ¿está prohibido al almacén de personas ajenas al mismo?

24 ¿la recepción de bienes las efectúa solamente el personal autorizado del almacén?

25 ¿existe un adecuado control para las existencias de vueltas?

27 ¿los bienes existentes en el almacén:

a) Están protegidos adecuadamente?

b) Su ubicación es rápida?

c) Están clasificados adecuadamente?

d) Tienen un control visible?

e) El acceso ah ellos es fácil?

28 ¿recibe el departamento de compras una copia de las notas de entrada del almacén?

29 ¿son adecuadas las instalaciones para la conservación y mantenimiento de los bienes muebles?

30 ¿la salida de bienes de almacén se hace mediante:

a) Pedido de entrega-comprobante de salida (PECOSA)

b) Notas de salida

c) Otros documentos

d) Reúne los requisitos establecidos?

31 ¿la entidad mantiene bienes de su propiedad en el almacén de terceros, que medidas de control se ha previsto sobre ellos?

34 ¿los repuestos para vehículos se almacenan juntamente con los demás bienes?

De no ser así:

a) Existe un almacén especial para repuestos?

b) Está bajo control de jefe de almacén general?

c) Su movimiento se hace mediante PECOSA y notas de salida?

35 ¿son controladas las existencias mediante inventarios físicos, por lo menos una vez al año?

a) Las existencias del almacén?

b) Los bienes que conforman el activo fijo?

36 ¿con que frecuencia se efectúan inventarios físicos generales de los bienes en uso?

a) Semestral

b) Anual

c) Bienal

d) otros

37¿requieren los siguientes procedimientos para la toma de inventarios:

a) instrucciones por escrito?

b) Utilización de hojas de control pre-numeradas?

c) Identificación de los bienes anticuados y dañados?

d) Separación de los bienes mantenidos en consignación y otras partidas propiedad de terceros?

e) Verificación

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