ORGANIZACIÓN TRABAJO ESCRITO

ORGANIZACIÓN

KAREN ARIAS

TATIANA

ANGIE

NATALIA

GABRIEL

FICHA:

1196987

INSTRUCTOR

FREDY CASO OSPINA

SENA

CENTRO DE BIOTECNOLOGIA AGROPECUARIA

MOSQUERA

2016

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se refiere al tema de organización en una empresa, Para ello debemos tener conocimiento de algunos temas como el reloj Radicador cuyo sistema está diseñado para registrar y llevar detalladamente todo lo pertinente con la radicación y recepción de correspondencia, También sobre equipos y aplicativos para la organización de archivos, en el cual veremos Objetivos de un archivo, Conceptos de un archivo, Funciones de un archivo, Equipos de reproducción de documentos, Que es un archivo. Junto con la impresora matriz y Los ‘’pasos’’ Para el Procedimiento y herramientas manuales o automatización para el recibo y despacho de documentos.

OBJETIVO

El objetivo es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar las funciones y los recursos, es decir su objetivo es mostrar que todo resulte sencillo y fácil para quienes hagan las etapas de la organización y dar a entender más el tema.

En la etapa de Organización se diseña la estructura que permita una óptima coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la planeación.

RELOJ RADICADOR

Este medio es utilizado en la unidad de correspondencia para la recepción de comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación de las mismas, ya que el funcionamiento de este depende de su programación, es una eficiente herramienta ya que se le pueden ingresar los datos necesarios para dicha dependencia.

[pic 1] El sistema está diseñado para registrar y llevar detalladamente todo lo pertinente con la radicación y recepción de correspondencia, horarios de radicación, nombre de la entidad de donde viene el documento, numero de radicación con el cual se recibe el documento, nombre, huella dactilar, datos personales y foto del mensajero, empleado o persona quien lleva el documento cada una de estas aplicaciones funciona bajo el reconocimiento de huella dactilar, dando como única alternativa para la activación y funcionamiento de la maquina el correcto reconocimiento de la huella dactilar perteneciente a la persona que va a radicar. Así mismo está diseñado para llevar la hoja de vida de cada empleado autorizado para el uso del reloj.

Dando también como única opción para iniciar el sistema el correcto reconocimiento de la huella dactilar perteneciente al funcionario autorizado. El sistema presenta indicadores mediante voz artificial.

Por seguridad y compatibilidad todos los sistemas de identificación biométrica que ofertamos cumplen con los estándares de almacenamiento de sistema de identificación AFIS[pic 2]

EQUIPOS Y APLICATIVOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Que es un archivo: es la memoria colectiva de una empresa y por lo tanto es de suma importancia para su buen funcionamiento.

Objetivos de un archivo

• Creación
• Mantenimiento
• Utilización
• Disposición

Conceptos de un archivo: Centro activo de información, medios de consulta, así como puede llegar a ser un elemento probatorio

• Funciones
• Finalidad
• Fundamentos y criterios
• Reglas básicas

Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones:

• Almacenar
• Recuperar de inmediato

Funciones de un archivo:

• Ser el centro de la información y de la documentación
• Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa
• Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios

Las nuevas tecnologías de archivos

En la actualidad para organizar los archivos se utiliza las tecnologías de la información como medios para gestionar y agilizar en forma eficiente y eficaz todos los procesos archivísticos.

Equipos de reproducción de documentos

Es un conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas ofimáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionadas.

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