ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN CONTABLE

CAPÍTULO II

ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN CONTABLE

2.1 Organización

2.1.1 Definición

La organización es un proceso encaminado a lograr un objetivo, es un proceso de estructurar o arreglar las partes que componen un organismo social. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y dispone quién debe desempeñarlas; es decir, une al personal en tareas interrelacionadas. Por otro lado, debemos saber en qué consiste ese trabajo para hacer que las personas realicen toda actividad coordinadamente, en forma efectiva, hacia el logro de los planes y objetivos específicos.

La acción de organizar trae como consecuencia una estructura que debe considerarse como un marco, que encierra e integra las diversas funciones, de acuerdo a un modelo diseñado por los administradores, el cual sugiere arreglo y relación armónica.

Fijados y establecidos los objetivos y planes, se diseñan la estructura organizacional; integrados los recursos, constituida la directiva y con la información acertadamente distribuida, es cuando el proceso de control se vuelve imprescindible. Una vez que se inicia el trabajo, es necesario tener los medios para cerciorarse de que se efectúa en forma debida y que los resultados son satisfactorios.

Descrito lo anterior la organización se define como “la acción o efecto de organizar u organizarse, esto es, disposición, arreglo, orden; como parte del proceso administrativo es la etapa en la que se define la estructura organizacional, la forma de delegar facultades, el enfoque para manejar los recursos humanos, la cultura y el cambio organizacional.” (16:4)

Mediante la organización, las empresas disponen sus medios, materiales y humanos, al tiempo que establecen reglas de conducta para alcanzar las metas propuestas bajo criterios de eficiencia.

2.1.2 Principios de Organización

Toda organización para que funcione adecuadamente, necesita ser estructurada para que sea eficiente y eficaz. La eficiencia está relacionada con los medios, los métodos y las maneras de hacer las cosas, en hacerlas correctamente y de la mejor manera posible, la eficacia se relaciona con objetivos propuestos, e implica hacer lo que sea necesario o correcto para alcanzarlos.

“Para proporcionar eficacia y eficiencia, toda entidad necesita estructurarse de acuerdo con algunos principios fundamentales de la organización.”(1:10) Un principio constituye una norma de uso que el administrador debe considerar en su trabajo, de manera que sea elástica y flexible, con el fin de atender todas las situaciones distintas a las que se enfrente.

Existen cinco principios fundamentales de organización:

a) Principio de la especialización

“Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia y destreza.”(20:213) Toda organización se debe basar en la especialización de las personas y de los órganos, o sea en la división del trabajo para incrementar la cantidad y calidad del mismo.

b) Principio de la definición funcional

Este principio dice que para que no exista duda del trabajo de cada persona y la actividad de cada organismo deben definirse claramente por escrito, mediante el organigrama, la descripción de cargos y el manual de organización.

c) Principio de equivalencia de la autoridad y responsabilidad

Debe de precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciendo al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella. La autoridad y responsabilidad atribuidas a cada persona u órgano deben ser correspondientes y equivalentes entre sí. La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo y la responsabilidad va en la misma línea, pero de abajo hacia arriba. La autoridad es poder dar órdenes y exigir obediencia y la responsabilidad significa el deber de rendir cuentas por lo hecho.

d) Principio de gradación

Este principio se refiere a las relaciones de autoridad entre jefes y subordinados dentro de la organización, ya que la autoridad máxima debe estar siempre fija en algún lugar, por lo cual debe existir una línea bien definida que la una con cualquier otra posición dentro de la organización.

Se pretende que cada persona conozca exactamente quiénes son sus subordinados, sobre los cuales ejerce autoridad, y ante quien debe responder.

e) Principio de las funciones de línea y de staff

Las funciones de línea y de staff deben diferenciarse y definirse dentro de la organización. El criterio de distinción tiene relación directa o indirecta con los objetivos de la empresa o del departamento considerado.

Las funciones de línea son aquellas directamente relacionadas con los objetivos de la empresa o del departamento. Las funciones de staff son aquellas indirectamente relacionadas con los objetivos de la empresa o del departamento.

2.1.3 Estructura Organizacional

Una estructura organizacional es la distribución formal de los empleos dentro de una organización. Cuando los gerentes desarrollan o cambian la estructura, participan en el diseño organizacional, proceso que involucra decisiones sobre los elementos clave: especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, amplitud del control, centralización y descentralización y formalización.

Significa la disposición u orden de los órganos o cargos que componen una empresa. Toda empresa está formada por la agrupación de personas y recursos en órganos. “La composición de los diversos órganos se denomina estructura organizacional, que es la manera en que la empresa agrupa y reúne personas y organismos dentro de escalones jerárquicos y de áreas de actividad.”(1:18)

La estructura organizacional puede ser vista bajo dos aspectos diferentes: el vertical y el horizontal, como si fuese una gráfica de doble entrada.

En el aspecto vertical están los diferentes niveles de autoridad o escalones jerárquicos: en el nivel más alto se encuentra la dirección de la empresa y en nivel más bajo el de los operarios. Cada uno de esos escalones o niveles posee autoridad sobre el escalón inferior y responsabilidad ante el nivel superior inmediato.

En el aspecto horizontal están las diferentes áreas de actividad de la empresa. El grado de división de los aspectos verticales y horizontales depende del tamaño de la misma.

2.1.3.1 Tipos de Estructura Organizacional

Existen tres tipos de estructura organizacional, las cuales se detallan a continuación:

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