PLANIFICACION Y TECNICAS DE OFICINA

1) TÉCNICAS Y PLANIFICACIÓN.

 PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS DE OFICINA.

La planificación de oficinas es una de las tareas de la dirección empresarial; su diseño estará a cargo de un arquitecto, por cuanto esta actividad está comprendida dentro del área de planificación de instalaciones, que incluye los proyectos arquitectónicos en ambientes de uso industrial y/o comercial, así como de oficinas.

La planificación de oficinas y la distribución que resulta de ella son la base de un programa continuado de administración eficaz del espacio que tiene como objetivo proveer y mantener las instalaciones que son útiles a la empresa mientras ésta permanezca en el mismo sitio. Si se planifica correctamente, se pueden conseguir oficinas con espacios suficientes y situados en el lugar del edificio más apropiado a sus necesidades, sin que esto implique un mayor costo.

La planificación de oficinas es una operación de Staff y debe ser imparcial e independiente.

Requisitos para la planificación de oficinas:

• Tener la guía y el apoyo de la alta dirección para lograr un programa de planificación efectivo.

• Tener los objetivos de la empresa claramente definidos, así como los planes y objetivos a corto y a largo plazo de la misma.

• Considerar la organización en conjunto.

• Tener las decisiones referentes al uso y los tratamientos del espacio.

 TÉCNICAS A TENER EN CUENTA EN LA PLANIFICACIÓN DE OFICINAS.

Las técnicas básicas en la planificación de oficinas son:

• La previsión de especio: Lo primero que se debe tomar en cuenta es la compilación de datos sobre necesidades de espacio, ya que las oficinas aunque sean para las personas, la clase de equipo que usa es lo que determina el espacio.

La combinación de los distintos elementos (silla, mesa, archivador, entre otros) necesarios en una oficina la que determinará el espacio, y éste variará según la importancia de la empresa, la clase de negocios a que se dedica, el volumen de los visitantes y otros varias razones.

• Mobiliario y equipo: Es muy importante adquirir aquellos que mejor contribuyan a que el empleado haga bien su trabajo; por lo tanto con la función de un especialista de sistemas y métodos en calcular el espacio necesario para el equipo estándar – pupitres, mesas, sillas, archivadores, librerías, entre otros; con adecuados espacios de accesos – es suficiente.

Ésta es una de las formas de incrementar el rendimiento del trabajador en sus labore asignadas.

• Números de departamentos y puestos de trabajos: En la buena planificación de oficinas, para el acopio de información, se debe recordar siempre que las necesidades no están constituidas tan sólo por el espacio que se ocupa en el momento del diagnóstico, sino por el espacio que se necesitaría si se usaran los equipos necesarios, la nueva tecnología y las relaciones funcionales entre las distintas unidades operacionales de la empresa.

2) ORGANIZAR Y EQUIPAR LA OFICINA.

Antes de abrir una oficina debemos preguntarnos lo siguiente:

 ¿Qué clase de trabajo se realizó?

La oficina de una fábrica diferirá de la oficina de ventas. La oficina de contabilidad tendrá una orientación diferente a la de investigación y desarrollo.

Aunque cada oficina tendrá una distinta responsabilidad primaria, habrá actividades que serán comunes a todas:

• Procesar el correo entrante y saliente

• Procesar información bajo de ambientes de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, entre otros.

• Trabajos de impresión, reproducción y archivos.

• Trabajos de selección de datos.

• Trabajos de eliminación de documentos.

• Comunicaciones.

 ¿Cuáles habilidades o conocimientos especiales se requieren?

Los cargos y puestos hay que cubrirlos con gente que posea los necesarios conocimientos y experiencia para que trabaje eficazmente.

Por ejemplo: Para abrir un departamento legal, se necesitaría gente que conozca de leyes.

 ¿Cuánto personal se necesitará?

Dependiendo del tamaño de una oficina se pueden utilizar varios métodos:

• Empresa grande: En este caso, el área de trabajo de oficina, el problema es complicado, por ello se puede emplear el uso de:

 Los métodos para determinados estándares de producción, los cuales se relacionan con las necesidades del personal.

 Medición del trabajo en la oficina, se exponen los estándares y medidas de trabajo.

• Empresa pequeña: Si además de ser pequeña, también dispone de un capital limitado, probablemente no se puede recurrir a métodos complejos para determinar el personal necesario, pero a pesar de eso, se tiene la responsabilidad de decidir el número de empleados que hace falta; por ello se puede:

 Hacer uso de organizaciones que prestan personal (sistema outsourcing), sea a tiempo parcial o por tiempo limitado.

 Emplear personal de otros departamentos o personal por horas.

 Emplear el uso de los estudiantes en etapa de pasantías.

 ¿Cómo conseguir el personal?

Es necesario entrevistar entre 20 y 25 candidatos, esto generalmente le corresponde al departamento de Recursos Humanos. Se puede hacer por:

• Bolsas de empleo vía internet (Empleate.com, Bumera.com, Perfinet.com).

• Anuncios de periódicos.

• A través de otro empleado.

• Por solicitud directa de los candidatos.

 ¿Cuáles relaciones hay entre los distintos trabajos?

Una vez que se conozca el número de empleados que se van a necesitar y cómo hallarlos, se debe determinar de qué manera los distintos trabajos se integrarán en la estructura de la organización.

Las relaciones que hay entre los distintos trabajos es tratar de agrupar a los mismos (trabajos) que son parecidos o según el equipo usado, y con esto se conseguirá una mejor supervisión y control, mejor utilización del equipo, reducción de la duplicación del trabajo, mejor utilización del espacio y un ahorro de importancia en los gastos de funcionamiento.

 ¿Qué clase de equipo se necesitará?

Haciendo referencia a las actividades antes citadas y relacionarlas con el equipo posible, tenemos:

• Proceso del correo de entrada y salida: En la actualidad esta actividad puede necesitar desde un solo

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