PREVISIÓN SELECTIVA CONTINUA DE PARTES DEL PLAN ESTRATÉGICO QUE PUEDEN REQUERIR ATENCIÓN

Hasta los sistemas de planeación estratégica preparados con el mayor cuidado dejan de tener validez porque cambian las condiciones. Por tanto, deberá implantarse un programa de evaluación periódica del sistema de planeación estratégica, de mane-ra que las etapas más importantes se revisen periódicamente, cuando menos una vez al año.

La evaluación constituye un elemento esencial porque permite conocer la medida (valor) y el modo en que se van alcanzando los objetivos. Esto identifica incongruen-cias, desviaciones, deficiencias, incumplimientos y diferencias en el desarrollo y el resultado de las acciones y hace posible adoptar las medidas correctivas a que haya lugar.

En su sentido estricto, la evaluación es la base para la toma de decisiones en la reformulación y actualización de objetivos y planes, así como de la elaboración de presupuestos y su ejercicio conforme a los resultados intermedios y finales.

La evaluación Es un proceso que consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado, dán-dole un valor, apoyando así la toma de decisiones.   Responde ¿dónde pueden hacerse mejoras?;

La evaluación tiene como base tres variables principales: los objetivos, los pro-gramas destinados a alcanzarlos y el presupuesto que provee los medios de su con-tratación. En este contexto, la evaluación mide los aspectos siguientes:

o La contribución efectiva al cumplimiento de objetivos.

o El apego a los programas establecidos.

o El uso óptimo de los recursos (humanos, financieros, materiales y tecnológicos).

o La existencia y operatividad de instrumentos administrativos que posibiliten la

acción de la dirección superior.

Criterios

Tipos de evaluación Tipos

Explicación

Por su amplitud.

General. Parcial.

. Explora el contenido de todo el programa. o Sólo una parte del programa.

Por el momento de aplicación.

Inmediata. Mediata.

. Durante el programa o a su término.

. Al volver el participante a su trabajo.

Instrumentos de valuación

Todo instrumento de evaluación está constituido por:

. Instrucciones. Son la explicación de las actividades a realizar por un sujeto pa-

ra resolver las preguntas y la forma en que anotará sus respuestas.

. Reactivos. Son las preguntas o los problemas que se plantean del participante.

. Clave. Es la lista de respuestas esperadas para los reactivos.

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REVISIÓN SELECTIVA CONTINUA DE PARTES DEL PLAN ESTRATÉGICO QUE PUEDEN REQUERIR ATENCIÓN

Debe realizarse conforme se necesite. Las maneras de seguirle la pista al plan estra-tégico, táctico y operativo que también pueden usarse como mecanismos de retroali-mentación en los planes de acción abarcan:

. Informe del estado. Es recomendable que los informes de estado por escrito sean breves (una o dos cuartillas), en forma genérica más que narrativa, estruc-turados para resaltar la información más importante. Es útil usar formatos es-tándar para 'evitar que les tome demasiado tiempo tanto a quien los elabore como a quien los reciba.

. Ayudas visuales. Éstas pueden ser gráficas (de líneas o de barras), diagramas de flujo, etc. Para que sean adecuadas deben mostrar proyecciones que reflejen la realidad y deben resaltar rápidamente las variaciones que requieren acción correctiva sin interpretaciones complicadas.

MANERA DE EFECTUAR LA REVISIÓN

Criterios para evaluar la efectividad de un plan estratégico

Al igual que otras funciones administrativas, la efectividad de la planeación estratégica debe ser susceptible de evaluación. Hay diversos criterios para la evaluación. De acuerdo con Megginson y otros4 y con nuestra adaptación, estos criterios son los siguientes:

Utilidad

Para que un plan estratégico sea más útil a la dirección superior en el desempeño de sus demás funciones administrativas, éste debe ser flexible (pero estable), continuo y sencillo.

Precisión y objetividad

El plan estratégico debe evaluarse para determinar si fue bien definido, es claro, con-ciso y preciso. La toma de decisiones y otras acciones administrativas sólo son ade-cuadas si están basadas en información confiable.

Este tipo de planeación debe estar basado en un pensamiento estratégico objetivo y realista respecto a los requisitos necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos de una organización. Para lograr esto, la planeación estratégica debe estar basada en un pensamiento objetivo. Es decir, no debe permitirse que los objetivos personales interfieran con los requisitos objetivos, lógicos y realistas del plan estratégico.

Alcance

El plan estratégico debe ser evaluado en términos de su ámbito de acción:

. ¿Qué tan amplios son los planes a largo plazo, a mediano plazo, a corto plazo?

. ¿Cuál es el rango de actividades?

. ¿A qué unidades orgánicas conciernen?

Responsabilidad

Existen dos aspectos de la responsabilidad:

l. La responsabilidad para hacer la planeación estratégica.

2. La responsabilidad para ejecutar los planes de acción.

Efectividad del costo

La planeación estratégica tiene un costo en términos de tiempo, esfuerzo y desgaste emocional de quienes la hacen. En consecuencia, la guía en la planeación es: a me-nos que los resultados aumenten los ingresos o reduzcan los precios por más del cos-to de la planeación y su ejecución, no se haga.

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